Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
Rz. 4
Nach der Anmeldung am beA-System findet sich das Postfach in der Spalte links neben der Nachrichtenübersicht angeordnet. Das beA eines Postfachinhabers erscheint, wenn er Zugriff auf mehr als sein eigenes Postfach hat, immer an oberster Stelle. Ist der angemeldete Nutzer für mehr als ein Postfach berechtigt, werden die weiteren Postfächer über ein Drop-Down-Menü in alphabetischer, aufsteigender Reihenfolge dargestellt. Es kann in dieser Ansicht immer nur ein Postfach ausgewählt und geöffnet werden.
Rz. 5
Ebenfalls in der linken Spalte, links neben der zentralen Nachrichtenübersicht, befindet sich unterhalb der Postfächer ein definierter Bereich für die persönlichen Sichten. Solche Sichten (oder Nachrichten-Filter) können über den Button "Sicht erstellen" (4) angelegt werden. Mit den Sichten können bestimmte Nachrichten aus der Gesamtmenge der Nachrichten gefiltert und "gebündelt" angezeigt werden. Sichten sind beim ersten Zugang zum Postfach, gleich ob als Mitarbeiter/Benutzer ohne eigenes Postfach oder als Postfachinhaber, nicht vorhanden und müssen eigenständig definiert werden. Die Erstellung von Sichten mit unterschiedlichen Kriterien (z.B. "Alle ungelesenen Nachrichten im Posteingang für alle Postfächer, die für den aktuellen Benutzer freigegeben sind, mit einem Klick in einer Gesamt-Übersicht darstellen" oder "Nachrichten, die demnächst endgültig gelöscht werden, für ein bestimmtes Postfach, das für den aktuellen Benutzer freigegeben ist") ist immer benutzerorientiert. Das bedeutet, dass jeder, der sich im beA-System anmelden darf, nur die Sichten sehen wird, die er für sich selbst erstellt hat. Ein anderer berechtigter Nutzer desselben Postfachs sieht diese Sichten/Filter nicht und muss sich diese, sofern gewünscht, selbst einrichten.
Rz. 6
Beispiel alle ungelesenen Nachrichten aus allen Postfächern im Grundordner Posteingang mit einem Klick anzeigen:
Die Erstellung einer Sicht kann auf zwei Arten erfolgen. Direkt über der Nachrichtenübersicht in der linken Spalte im Bereich "Meine persönlichen Sichten" oder über das Register "Einstellungen" (1) in der Kategorie "Postfachverwaltung" (2) und dort über die Funktion "Sichten verwalten" (3). Beides führt zum Bereich "Sichten verwalten"
Abb. 3: Neue Sicht erstellen
Rz. 7
Über den Funktions-Button "Neue Sicht" wird der Dialog für die Erstellung einer neuen Sicht/eines neuen Nachrichtenfilters angezeigt.
Abb. 4: Parameter für die neue Sicht festlegen
In das Pflichtfeld "Name" (1) wird ein Text eingegeben, der für den Nutzer auf Dauer erkennen lässt, welches Ergebnis die ausgeführte Sicht/der ausgeführte Filter erwarten lässt. Es muss entschieden werden, ob alle Postfächer (ist Vorgabe in diesem Beispiel, Haken in der Check-Box bleibt) (2) oder ob nur ausgewählte Postfächer einbezogen werden sollen (Haken in der Check-Box wird abgewählt und die gewünschten Postfächer werden über ein Drop-Down-Menü über die jeweilige Check-Box ausgewählt/angehakt) (3).
Die Check-Box für die Ordnerauswahl (4) wird abgewählt und einer der fünf Grundordner wird bestimmt (5). Es können entweder alle Grundordner in die Sicht/den Filter einbezogen werden (Check-Box bleibt angehakt [4]) oder es wird nur einer der fünf möglichen Grundordner gewählt (im gewählten Beispiel Posteingang [5]).
Über den Funktions-Button "Filter hinzufügen" (6) im Funktions-Menü in der rechten Spalte werden die Filterkriterien aktiviert (7), siehe auch nachstehend Rdn 8. Das Filterkriterium "Ungelesene Nachrichten" wird aus der als Drop-Down-Box gestalteten Liste der Filterkriterien (7) gewählt. Es stellen sich in diesem Fall die Standardwerte für das Feld "Operator" (gleich) und "Wert" (ja) ein (8). Durch Klick auf den Übernahme-Button (9) werden die Kriterien des Filters übernommen und die Sicht/der Filter wird über den Funktions-Button "Speichern und zurück" (10) im Bereich "Meine persönlichen Sichten" angezeigt und kann ab sofort ausschließlich vom Ersteller der Sicht/des Filters genutzt werden bis diese/r wieder aus dem Bereich "Meine persönlichen Sichten" gelöscht wird.
Rz. 8
Folgende Filterkriterien stehen zur Auswahl:
▪ |
Neue Nachrichten |
▪ |
Ungelesene Nachrichten |
▪ |
Nachrichten, die einen Kommentar enthalten |
▪ |
Nachrichten, die ein Empfangsbekenntnis erfordern |
▪ |
Nachrichten, die demnächst endgültig gelöscht werden |
▪ |
Nachrichten, die demnächst in den Papierkorb verschoben werden |
▪ |
Absender |
▪ |
Empfänger |
▪ |
Absender/Empfänger |
▪ |
Benutzerdefinierte Etiketten (Labels) |
▪ |
Nachricht empfangen |
▪ |
Nachricht versendet |
▪ |
Ordner |
▪ |
Persönlich/vertraulich |
▪ |
Aktenzeichen Sender |
▪ |
Aktenzeichen Empfänger |
▪ |
Löschdatum |
▪ |
Endgültiges Löschdatum |
Rz. 9
Folgende Operatoren (abhängig vom Filterkriterium) können eingesetzt werden:
▪ |
gleich |
▪ |
ungleich |
▪ |
beginnt |
▪ |
kleiner |
▪ |
kleiner gleich |
▪ |
größer |
▪ |
größer gleich |
▪ |
von bis |
▪ |
ist leer |
▪ |
ist nicht leer |
▪ |
in Liste |
Rz. 10
Folgende Werte (abhängig vom Filterkriterium) können eingesetzt werden:
▪ |
Ja |
▪ |
Nein |
▪ |
Sinnvolle Zahlenwerte |
▪ |
Sinnvolle Begriffe (z.B. Empfängername, Aktenzeichen) |
▪ |
Etikett... |