3.1 Sachverhalt
Eine Abmahnung kann nur Wirksamkeit entfalten, wenn das beanstandete Fehlverhalten klar gerügt und dokumentiert wird (Rüge- und Dokumentationsfunktion der Abmahnung). Es muss also hinreichend bestimmt sein. Maßstab ist, ob der Arbeitnehmer unzweifelhaft erkennen kann, welches konkrete Verhalten ihm vorgeworfen wird.
Zudem hat der Abgemahnte auch nur bei konkreter Darlegung die Möglichkeit, hierzu Stellung zu nehmen und sich zu verteidigen.
Hier werden immer wieder vermeidbare Fehler gemacht, indem oberflächlich und ungenau nichtssagende Floskeln verwendet werden. Wichtige Punkte sind dabei die Angabe von Datum, Ort, und – soweit möglich – Uhrzeit.
Ungenaue Vorwürfe
"Ihr Verhalten ist unmöglich"; "Ihre Leistung lässt zu wünschen übrig"; "Immer wieder kommen Sie zu spät", "Sie stören den Betriebsfrieden", "Sie sind unzuverlässig".
Diese Aussagen sind zu allgemein, sie sind lediglich Schlagworte und machen die Abmahnung unwirksam. Das beanstandete Verhalten muss so genau wie möglich bezeichnet werden.
Genaue Vorwürfe
"Am 5.7.2024 war Ihr Arbeitsbeginn auf 8.00 Uhr festgelegt. Sie waren zur Arbeit an der Rezeption in unserer Filiale in Köln eingeplant. Sie sind jedoch Sie erst um 9.38 Uhr am Arbeitsplatz erschienen."
"Am 2.5.2024 gegen 10.00 Uhr hat Sie Ihre Führungskraft Tanja Müller während eines Team-Meetings angewiesen, eine PowerPoint-Präsentation zum aktuellen Stand des Projekts X zu erstellen. Sie haben sich noch im gleichen Meeting geweigert, diese Tätigkeit zu erledigen."
Sofern sich der genaue Zeitpunkt des Fehlverhaltens nicht angeben lässt, sollte er soweit als möglich eingegrenzt werden (z. B. gegen 10 Uhr, am Nachmittag, Angabe des Monats, der Kalenderwoche). Besonders wenn durch die Beschreibung mehrere Sachverhalte gemeint sein könnten, ist eine wie auch immer geartete Präzisierung erforderlich.
Eine unrichtige Angabe macht die Abmahnung unwirksam!
Bei Unsicherheit sollten Sie die Angabe daher weglassen oder allgemein und richtig umschreiben.
Vorgehen bei mehreren Pflichtverletzungen
Werden in einem Abmahnungsschreiben mehrere Pflichtverletzungen gerügt und trifft nur eine nicht zu, muss das gesamte Abmahnungsschreiben auf Verlangen des Arbeitnehmers aus den Personalakten entfernt werden.
In der Abmahnung ist deshalb grundsätzlich nur ein Vorfall zu rügen. Bei mehreren Pflichtverletzungen sollten mehrere Abmahnungen ausgesprochen werden. Es ist dann ggf. nur eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen, während die übrigen Abmahnungen bestehen bleiben.
3.2 Pflichtverletzung und Rechtsgrundlage
Im nächsten Schritt wird festgestellt, welche Pflicht der oben beschriebene Sachverhalt verletzt hat und aus welcher Rechtsgrundlage diese resultiert.
In der Praxis kommt auch dieser Punkt oft zu kurz. Häufig streitet man sich erst geraume Zeit später über die inhaltliche Richtigkeit einer Abmahnung. Dann wird auch zwangsläufig die Frage auftauchen, ob überhaupt eine Pflicht bestanden hatte, die verletzt wurde oder ob die Pflichtverletzung vielleicht nur so geringfügig war, dass die Abmahnung gar keine Bedeutung entfalten konnte – das sind Fragen, die nicht zu beantworten sind, wenn nicht in der Abmahnung die Pflicht klar genannt wird.
Wird dem Arbeitnehmer z. B. lediglich vorgeworfen, an einem genau angegebenen Tag "zu spät" zur Arbeit gekommen zu sein, ist hieraus nicht zu erkennen, ob es sich um 5 Stunden oder 1 Minute handelt und um wie viel Uhr die Arbeitsaufnahme richtigerweise zu erfolgen hat.
Sofern sich die Pflicht aus einer konkreten Regelung (Gesetz, Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Sonstige schriftliche Regelung z. B. Betriebsordnung, Weisung bzw. Auftrag des Arbeitgebers etc.) ergibt, sollte auf diese Regelung ausdrücklich verwiesen und die Regel möglichst in der Abmahnung wiedergegeben werden.
Pflichtverletzung inkl. zugrundeliegender Rechtsgrundlage
"Nach § 5 unserer Betriebsvereinbarung "Arbeitszeit" vom 1.7.2022 ist Arbeitsbeginn täglich um 7.30 Uhr. Durch o. g. Verhalten haben Sie gegen diese Vereinbarung verstoßen."
"Am 1.10.2024 hat Sie Ihre Führungskraft Tanja Müller ausdrücklich darauf hingewiesen, "dass Sie täglich bereits um 7.30 Uhr mit der Arbeit beginnen müssen". Hiergegen haben Sie durch o. g. Verhalten verstoßen."
3.3 Aufforderung
In diesem Bestandteil der Abmahnung wird der Arbeitnehmer aufgefordert, sich zukünftig pflichtgemäß zu verhalten.
Aufforderung
"Wir fordern Sie auf, die o. g. Pflicht aus Ihrem Arbeitsvertrag künftig zu beachten."
"Wir fordern Sie auf, Verstöße gegen die o. g. Norm künftig zu unterlassen."
3.4 Androhung
Damit der Arbeitnehmer die Bedeutung der Abmahnung erkennt, ist er darauf hinzuweisen, dass sein Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall in seinem Bestand gefährdet ist (Warnfunktion ...