1. Zeitpunkt der Abrechnung
Nach den geltenden Bestimmungen über die Festsetzung der aus der Staatskasse zu gewährenden Vergütung der Rechtsanwälte ist der Urkundsbeamte im Fall der Festsetzung eines Vorschusses gehalten, die Fälligkeit der Vergütung (vgl. § 8 RVG) zu überwachen und dafür zu sorgen, dass der Vorschuss alsbald abgerechnet wird. Die Abrechnung des Vorschusses erfolgt dann i.d.R. bei der abschließenden Festsetzung der aus der Staatskasse zu gewährenden Vergütung (§ 55 RVG). Nach Ziff. 1.5 der Verwaltungsbestimmungen sind in den nach Geltendmachung des Vorschusses eingereichten Kostenberechnungen sämtliche Gebühren und Auslagen aufzuführen, wobei bereits gezahlte Beträge abzusetzen sind. Der Rechtsanwalt muss also in einem entsprechenden Vergütungsfestsetzungsantrag nach § 55 Abs. 5 S. 2 RVG auch die aus der Staatskasse erhaltenen Vorschüsse angeben.
Bei der Rechenschaftspflicht des Rechtsanwalts nach Geltendmachung eines Vorschusses gegen die Staatskasse gem. § 47 RVG handelt es sich um eine echte Berufspflicht des Rechtsanwalts. § 23 BORA verpflichtet den Rechtsanwalt nämlich, spätestens mit Beendigung des Mandats gegenüber dem Mandanten und/oder Gebührenschuldner über Honorarvorschüsse unverzüglich abzurechnen und ein von ihm errechnetes Guthaben auszuzahlen. § 23 BORA erhebt die vertraglichen Auskunfts- und Rechenschaftspflichten des Anwalts in den Rang einer Berufspflicht.
2. Rückforderung vom Anwalt
Ergibt sich bei dieser aufgrund des Festsetzungsantrags des Rechtsanwalts vorgenommenen Endabrechnung, dass an den beigeordneten oder bestellten Rechtsanwalt bereits eine Überzahlung erfolgt ist, setzt der Urkundsbeamte den an den Rechtsanwalt zu viel gezahlten Betrag als Rückforderungsbetrag der Staatskasse fest. Gegenüber diesem Rückzahlungsanspruch kann sich der Rechtsanwalt nicht auf Wegfall der Bereicherung (§ 818 Abs. 3 BGB) berufen, weil nach allgemeiner Meinung § 818 Abs. 3 BGB auf den öffentlich-rechtlichen Erstattungsanspruch nicht entsprechend anwendbar ist.
Der Rückzahlungsanspruch verjährt gem. §§ 197, 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB in drei Jahren; die Verjährungsfrist beginnt mit Eintritt der Verjährung eines dem Rechtsanwalt ggf. zustehenden Gebührenanspruchs. Verfahrensmäßig wird der Beschluss, durch den festgestellt wird, dass der Vorschuss zurückzuzahlen ist, und die Verfügung, mit der der Rechtsanwalt dann von der Staatskasse zur Rückzahlung aufgefordert wird, rechtlich als Aufhebung der Verfügung, durch die die Vergütung des Rechtsanwalts entsprechend der Vorschussbewilligung festgesetzt worden ist, angesehen. Die Einrede der Verjährung ist allerdings ausgeschlossen, wenn der Rechtsanwalt schuldhaft die Abrechnung des Vorschusses unterlassen hat.
Der statthafte Rechtsbehelf dagegen ist die Erinnerung gem. § 56 RVG (s. dazu VI., 3.).
Stellt der beigeordnete oder bestellte Rechtsanwalt nach Erhalt des Vorschusses oder der Vorschüsse trotz der sich insoweit aus der Beiordnung oder Bestellung ergebenden Verpflichtung keinen abschließenden Festsetzungsantrag mehr, kann der Urkundsbeamte seine Festsetzung(en) hinsichtlich des Vorschusses nicht von Amts wegen ändern und die Festsetzung des Rückforderungsbetrags der Staatskasse vornehmen. Vielmehr muss der zuständige Vertreter der Staatskasse Erinnerung oder auch Beschwerde gem. § 56 RVG mit dem Ziel einlegen, eine Verringerung des Vorschusses zu erreichen. Ein Antrag der Staatskasse nach § 55 RVG ist nicht möglich, da die Staatskasse insoweit nach § 55 Abs. 1 S. 1 kein Antragsrecht hat. Wird aufgrund des Rechtsmittels der Staatskasse der im Verfahren tatsächlich entstandene Betrag festgesetzt, kann die überzahlte Vergütung nach der Justizbeitreibungsordnung vom beigeordneten oder bestellten Rechtsanwalt eingezogen werden. Ob und in welcher Frist dieses Recht verwirken kann, ist umstritten.