Sowohl die PKH-/VKH-Entscheidung, welche die Reiseentschädigung automatisch umfasst, als auch die gesonderte Bewilligung, wenn keine PKH/VKH beantragt ist, sprechen eine Bewilligung der Reiseentschädigung nur dem Grunde nach aus. Die Prüfung und Berechnung der konkreten Höhe der aus der Staatskasse zu erstattenden Reiseentschädigung erfolgt im Falle der Bewilligung von PKH/VKH durch den Urkundsbeamten (§ 55 RVG) oder bei isolierter Bewilligung durch die Anweisungsstelle des Gerichts bzw. der Staatsanwaltschaft (Nr. 1.1.1 VwV Reiseentschädigung). Zwar kann das Gericht in seiner Entscheidung zugleich die Anreise mit bestimmten Transportmitteln gerichtlich genehmigen, was dann im Festsetzungsverfahren bindet, jedoch sind solche gerichtlichen Anordnungen eher selten.

Urkundsbeamter bzw. Anweisungsstelle haben deshalb im Regelfall die Höhe der Reiseentschädigung in eigener Verantwortung zu berechnen. Hinsichtlich der Höhe der Kosten gelten Nr. 1.1.2 und 1.1.3 VwV Reiseentschädigung. Auch hier ist der allgemeine Grundsatz des Sparsamkeitsgebots zu beachten, dem auch die mittellose Person unterliegt.

Obwohl es sich nur um eine Verwaltungsvorschrift handelt, sollten die dort genannten Kosten, die sich überwiegend an dem JVEG orientieren, gleichwohl nicht überschritten werden, da ein Einzug der Reiseentschädigung, bei der es sich um Gerichtskosten handelt (s. unten VIII.), vom Kostenschuldner nach den Gerichtskostengesetzen nur bis zur Höhe der nach dem JVEG an Zeugen zu zahlenden Beträge statthaft ist. Werden diese Sätze dennoch überschritten, kann sich der Kostenschuldner, von dem die Reiseentschädigung wieder einzuziehen ist, dagegen mit der Erinnerung (§ 66 GKG, § 57 FamGKG, § 81 GNotKG) wenden. Die zusätzlichen Kosten sind dann wegen unrichtiger Sachbehandlung (§ 21 GKG, § 20 FamGKG, § 21 GNotKG) nicht zu erheben.

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