Kurzbeschreibung
Arbeitspapiere sind alle Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen und für die Begründung und die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses notwendigerweise auszuhändigen sind.
Vorbemerkung
Der Arbeitnehmer hat die nachfolgend aufgelisteten Papiere - außer Zeugnis und Arbeitsbescheinigung - zu Beginn des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber zu übergeben, der sie mit der erforderlichen Sorgfalt zu verwahren hat. Im Falle des Verlusts ist der Arbeitgeber verpflichtet, an der Beschaffung von Ersatzpapieren mitzuwirken und bei schuldhaftem Verlust haftet er auf Schadensersatz.
Nach tatsächlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere vollständig zu erstellen und dem Arbeitnehmer herauszugeben. Der Arbeitnehmer hat sie abzuholen. Noch nicht fertig gestellte Arbeitspapiere hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf seine Kosten und Gefahr zu übersenden. Ist die sofortige Aushändigung aller Arbeitspapiere am Tage des Ausscheidens aus betriebstechnischen Gründen nicht möglich, so empfiehlt es sich, dem Arbeitnehmer zu bescheinigen, dass sich die Arbeitspapiere noch beim Arbeitgeber befinden und demnächst ausgehändigt werden. Ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1 BGB steht dem Arbeitgeber nicht zu.
Checkliste zum Vorliegen der Arbeitspapiere bei Eintritt
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Mitarbeiterinformationen
| Name: | .............................................. |
| Personalnummer: | .............................................. |
| Eintritt zum: | .............................................. |
| Austritt zum: | .............................................. |
| Arbeitspapiere | Übergeben am | |
| Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse | ||
| Nachweis über Elterneigenschaft | ||
| Steuer-Identifikationsnummer | ||
| Urlaubsbescheinigung (des vorherigen Arbeitgebers; entbehrlich bei Start am 1.1) | ||
| Versicherungsnummernachweis | ||
| Sonderfälle | Notwendig bei | Übergeben am |
| Aufenthaltstitel (Arbeitsgenehmigung für die Dauer des Arbeitsverhältnisses) | Ausländische Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten | |
| Gesundheitsbescheinigung | Jugendliche Arbeitnehmer | |
| Gesundheitszeugnis nach dem Infektionsschutzgesetz | Tätigkeit in Gastronomie, Lebensmittelzubereitung oder -verkauf | |
| Kindergeldbescheinigung | Öffentlicher Dienst | |
| Lohnnachweiskarte | Baugewerbe | |
| Unterlagen für die Überweisung von vermögenswirksamen Leistungen | Sofern der Arbeitnehmer einen VWL-Vertrag besparen möchte und vermögenswirksame Leistungen angeboten werden |
| Datum: | .............................................. |
| Personalabteilung: | .............................................. |
Checkliste zum Aushändigen der Arbeitspapiere bei Austritt
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Mitarbeiterinformationen
| Name: | .............................................. |
| Personalnummer: | .............................................. |
| Eintritt zum: | .............................................. |
| Austritt zum: | .............................................. |
| Arbeitspapiere | Ausgehändigt am | |
| Ausdruck elektronische Lohnsteuerbescheinigung | ||
| Arbeitszeugnis, ggf. qualifiziertes Zeugnis | ||
| Urlaubsbescheinigung über abgegoltenen Urlaub | ||
| Sonderfälle | Notwendig bei | Ausgehändigt am |
| Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III | Auf Anfrage des Arbeitnehmers oder der Agentur für Arbeit | |
| Aufenthaltstitel (Arbeitsgenehmigung) | Ausländische Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten | |
| Gesundheitsbescheinigung | Jugendliche Arbeitnehmer | |
| Gesundheitszeugnis nach dem Infektionsschutzgesetz | Tätigkeit in Gastronomie, Lebensmittelzubereitung oder -verkauf | |
| Dokumente zur betrieblichen Altersversorgung | Sofern eine betriebliche Altersversorgung gezahlt wurde |
| Datum: | .............................................. |
| Personalabteilung: | .............................................. |
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