Arbeitszeugnis: Formelle Anforderungen

Zusammenfassung

Überblick

Eine Vielzahl von Streitigkeiten über Arbeitszeugnisse dreht sich nicht nur um den Inhalt, sondern auch um deren Form. Dabei geht es nicht nur um Schreibfehler oder verschmutztes Papier, sondern z. B. auch darum, ob ein Zeugnis gefaltet werden darf.

Die nachfolgenden Ausführungen können dabei helfen, Stolperfallen zu umgehen und unsinnige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, indem sie die Anforderungen an die äußere und innere Form eines Zeugnisses darstellen.

1 Die äußere Form des Zeugnisses

Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen. Mit Einwilligung des Beschäftigten kann es ab 1.1.2025 auch in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erteilt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen.^[1]

Für Zeugnisse für Auszubildende kann bereits seit 1.8.2024 die elektronische Form gewählt werden, wenn der Auszubildende dem zugestimmt hat.^[2] Dies gilt nach § 26 BBiG auch für "sonstige" Auszubildende, beispielsweise Praktikanten in einem freiwilligen oder Orientierungspraktikum bis zu 3 Monaten, dual Studierende in einem anerkannten Ausbildungsberuf oder auch Trainees, die ausgebildet werden. Trainees zur reinen Einarbeitung in den zukünftigen Beruf fallen aber nicht unter diese Regelung.

Bei der elektronischen Form ist neben der Einwilligung des Zeugnisempfängers eine qualifizierte elektronische Unterschrift notwendig; daraus entsteht das Problem des Ausstellungsdatums. Grundsätzlich müssen Endzeugnisse das Datum des letzten Tages des Arbeitsverhältnisses tragen. Bei der Verwendung eines anderen Datums könnte ein Leser des Zeugnisses sich fragen, warum das Datum des Zeugnisses nicht dem Enddatum des Arbeitsverhältnisses entspricht und gegebenenfalls daraus schließen, dass es um das Zeugnis eine Auseinandersetzung gegeben hat.^[3]

Eine gegebenenfalls notwendige Vor- oder Rückdatierung ist im Gegensatz zum Zeugnis in Schriftform bei der qualifizierten elektronischen Unterschrift wegen des automatisch erzeugten und unveränderlichen Zeitstempels nicht möglich. Die Rechtsprechung wird sich damit befassen müssen, ob Zeugnisse wenige Tage vor oder nach dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses noch elektronisch unterzeichnet werden können, ohne dass hierdurch negative Schlussfolgerungen entstehen. Aktuell ist in einem solchen Fall zu empfehlen, das Zeugnis schriftlich und nicht elektronisch zu erteilen.

Praxis-Beispiel

Vor- oder Rückdatierung eines Zeugnisses

Das Arbeitsverhältnis endet am 31.12. eines Jahres. Das Zeugnis muss das Datum des 31.12. tragen. An diesem Tag wird mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit aber das Zeugnis nicht ausgestellt werden.

Nach der Verkehrssitte ist es üblich, dass das Arbeitszeugnis maschinenschriftlich bzw. per PC erstellt wird. Ein unsauber geschriebenes Zeugnis (Flecken, Durchstreichung, Radierung usw.) kann vom Arbeitnehmer zurückgewiesen werden. Das Zeugnis muss auf Geschäftspapier (Firmenbogen) ausgestellt werden, wenn der Arbeitgeber Geschäftspapier besitzt und dieses im Geschäftsverkehr verwendet.^[4] Wenn es – wie meist – beim Arbeitgeber im Geschäftsverkehr üblich ist, dass nach Seite 1 mit Geschäftspapier für die Seite 2 der Korrespondenz lediglich ein Blankobogen verwendet wird, kann dies auch beim Arbeitszeugnis so erfolgen.^[5] Dabei darf das Anschriftenfeld nicht ausgefüllt sein.

Das Zeugnis ist vom Arbeitgeber oder seinem Vertreter im Original zu unterzeichnen. Dabei darf die Unterschrift nicht "verstellt" sein, sie muss so aussehen, wie alle anderen Unterschriften des Unterzeichnenden, damit aus dieser selbst erkennbar ist, wer das Zeugnis unterschrieben hat.^[6]

Das Zeugnis muss eine Originalunterschrift tragen. Weder ein Unterschriftsstempel noch eine eingescannte oder elektronische Signatur ist zulässig.^[7]

Das Arbeitszeugnis darf gefaltet werden, um es in einen Briefumschlag kleineren Formats unterzubringen; allerdings ist darauf zu achten, dass die Faltung beim Kopieren des Originals nicht auffällt.^[8] Nach Ansicht des LAG Rheinland-Pfalz stellt auch die Tatsache, dass das Zeugnis zum Zwecke der Zusendung gefaltet und getackert wurde, keinen versteckten Hinweis auf eine Unzufriedenheit mit dem Arbeitnehmer dar. Die Instanzrechtsprechung hat sich dem angeschlossen.^[9]

Aufzählungen sind grundsätzlich zulässig, insbesondere bei der Tätigkeitsbeschreibung muss kein Fließtext verwendet werden. Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen dürfen dagegen nicht in Tabellenform ausgeführt werden, es muss vielmehr ein individuell gefasster Text verwendet werden.^[10]

Dass das Zeugnis frei von Rechtschreibfehlern sein sollte, ist zwar selbstverständlich, führt aber auch gelegentlich zu Auseinandersetzungen vor den Arbeitsgerichten. Rechtschreibfehler geben Anlass zur Vermutung, dass der Zeugnisersteller sich von dem Inhalt des Zeugnisses distanzieren will, also etwas anderes ausdrücken will, als er formuliert hat.^[11]

Im Übrigen werfen Schreibfehler kein besonders gutes Licht auf den Aussteller, sodass schon aus diesem Grund auf ein ordentliches Schrift...