BMF, Schreiben v. 11.11.2019, o. Az.
(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen Finanzverwaltung (AufbewBest-FV) sollen ein sachgerechtes und wirtschaftliches Verwalten und Aussondern des Schriftguts sicherstellen. Die Schriftgutverwaltung der Dienststelle hat zu gewährleisten, dass die Unterlagen
- entsprechend ihrem Bearbeitungswert aufbewahrt,
- nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ausgesondert und
- soweit von bleibendem Wert dem zuständigen Archiv übergeben werden.
(2) Unterlagen i. S. dieser Bestimmungen sind analoge und elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen (Akten, Schriftstücke, Karten, Pläne, Datenbestände, Bild-, Film-, Ton- und sonstige Aufzeichnungen).
(3) Die AufbewBest-FV gelten für die Bundesfinanzbehörden nach § 1 Nr. 2 und 3 Finanzverwaltungsgesetz (Oberbehörden und örtliche Behörden), das Informationstechnikzentrum Bund (ITZ Bund) und die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA). Sie gelten auch für das Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV) und das Bundesausgleichsamt (BAA), soweit diese der Rechts- und Fachaufsicht des Bundesministeriums der Finanzen unterliegen und Unterlagen im Sinne der Anlage 1 aufbewahren. Sie sind mit den obersten Finanzbehörden der Länder, dem Bundesrechnungshof und dem Bundesarchiv abgestimmt. Die Oberbehörden nach § 1 Nr. 2 FVG können, soweit erforderlich, zusätzliche Anordnungen erlassen. Im Bereich der Landesfinanzverwaltungen gelten die Aufbewahrungsbestimmungen nach Maßgabe der von den obersten Finanzbehörden der Länder erlassenen Anordnungen.
Die Bestimmungen über Aufbewahren und Aussondern gelten auch für Schriftgut, das mit Hilfe elektronischer Schriftgutverwaltungssysteme erstellt und verwaltet wird. Bei der Entwicklung oder Beschaffung solcher Systeme ist eine Schnittstelle vorzusehen und mit dem Bundesarchiv oder den betroffenen Landesarchiven abzustimmen, um eine ordnungsgemäße Aussonderung sicherzustellen.
(4) Die AufbewBest-FV gelten nicht für Verschlusssachen (VS). Bei diesen ist die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum materiellen Geheimschutz (Verschlusssachenanweisung – VSA) zu beachten.
(5) Für die Aufbewahrung der Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes gelten auf der Grundlage des § 79 Bundeshaushaltsordnung (BHO) die VV Nr. 4.7 der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung [§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO (ZBR BHO)], Nr. 4.1 der Verwaltungsvorschriften für die Buchführung und die Rechnungslegung über das Vermögen und die Schulden des Bundes (§§ 73, 75, 76, 80 und 86 BHO, VV-ReVuS) sowie die für die Kassen und Zahlstellen erlassenen Verfahrensbestimmungen, sofern in der Anlage 1 keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind. Für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen gelten zusätzlich die Bestimmungen der Nr. 6 der Anlage 1 zur VV ZBR-BHO (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes” – GoBIT-HKR –) Für alle SEPA-Basislastschriftmandate sind die Anlage 4 der Verfahrensrichtlinie für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (VerfRiB-MV/TV-HKR) und die Nr. 7.3.5 der Verfahrensrichtlinie für die Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (VerfRiBeS-HKR) anzuwenden. Bei den Zolldienststellen sind Zoll- und Steueranmeldungsbücher und dergleichen (z. B. Belegsammlungen im Sinne von VSF Z 28 01) nebst allen dazu gehörenden Belegen außerhalb der organisatorischen Einheit Zollzahlstelle aufzubewahren.
(6) Für die Aufbewahrung von Bauunterlagen im Zuständigkeitsbereich der Bundesoberbehörden nach § 1 Nr. 2 FVG, des ITZ Bund und der BImA gilt Abschnitt K 10 der Richtlinien für die Durchführung der Bauaufgaben des Bundes (RBBau) (Anlage 4). Die Aufbewahrung von Bauunterlagen im Zuständigkeitsbereich der Länder richtet sich nach den entsprechenden Landesbestimmungen (RLBau).
(7) Für die Schadensregulierungsstellen des Bundes gelten die „Bestimmungen über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten, Listen und sonstigem Schriftgut im Bereich der Schadensregulierungsstellen des Bundes” (Anl. 1, Ziff. 2.10).
(8) Für Buchungsbelege der BImA, welche das kaufmännische Rechnungswesen betreffen, gelten die Aufbewahrungsbestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB).
(9) Unterlagen sind grundsätzlich bei den Behörden aufzubewahren, bei denen sie angefallen sind. In begründeten Fällen können Unterlagen zentral aufbewahrt werden. Die vorgesetzte Dienststelle bestimmt, wo Unterlagen aufgelöster Dienststellen aufzubewahren sind, sofern die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
(10) Die Dauer der Aufbewahrung und der Beginn der Frist richten sich nach Art und Inhalt der Unterlagen und werden in Anlage 1 geregelt. Bei Unterlagen, zu denen sich in Anlage 1 keine speziellere Regelung findet, beginnt die...