Auslagenersatz

Zusammenfassung

Begriff

Unter Auslagen versteht man die Gelder, die zur Erbringung einer Leistung oder Erfüllung eines Auftrags verwendet werden müssen, für die der Leistungserbringer häufig in Vorlage tritt. Es handelt sich also um Gelder, die der Arbeitnehmer nach der Aufwendung erhält.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Die Pflicht zum Auslagen- oder Aufwendungsersatz folgt aus §§ 670 ff. BGB.

Lohnsteuer: Die Steuerfreiheit von Auslagenersatz ergibt sich aus § 3 Nr. 50 EStG.

Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 SGB IV definiert das zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung heranzuziehende Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung. § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV legt fest, unter welchen Bedingungen bestimmte Entgeltbestandteile kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen.

Kurzübersicht

Entgelt	LSt	SV
Ersatz von Ausgaben, die der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber geleistet hat	frei	frei
Durchlaufende Gelder, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben	frei	frei
Übernahme von Strafen und Geldbußen des Arbeitnehmers	pflichtig	pflichtig

Praxis-Beispiele

• Einkäufe durch Mitarbeiter

• Garagenmiete

• Telefonkosten mit Gesprächsnachweis

• Telefonkosten ohne Gesprächsnachweis

• Fortbildungskosten, Sparachkurs

• Knöllchenersatz

• Arbeitnehmer verauslagt Kosten

• Pauschaler Auslagenersatz

• Pauschale Stromkostenerstattung für Elektrofahrzeuge

• Werbungskostenersatz

• Werkzeuggeld

Arbeitsrecht

1 Allgemeines

Der Arbeitgeber ist, vorbehaltlich einer anderen Vereinbarung, gem. §§ 670, 675 BGB verpflichtet, dem Arbeitnehmer als Aufwendungs- oder Auslagenersatz diejenigen Aufwendungen zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeiten gemacht hat und den Umständen nach für erforderlich halten durfte (z. B. Reisespesen, Übernachtungskosten bei Dienstreisen, Bewirtungsaufwendungen, Verpflegungsmehraufwendungen, Auslagen zur Beschaffung von Werkzeugen). Dabei ist es gleichgültig, ob die Aufwendungen im Interesse des Arbeitgebers objektiv notwendig waren; es genügt, dass der Arbeitnehmer sie ohne Verletzung seiner Sorgfaltspflicht für erforderlich halten durfte.

Zum persönlichen Lebensbedarf, der von der Vergütung des Arbeitnehmers zu bestreiten ist, gehören hingegen Ausgaben für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder für Verpflegung und normale Kleidung. Ein aus der Fürsorgepflicht abzuleitender Anspruch besteht lediglich auf Gewährung von Schutzkleidung, die aufgrund besonderer Arbeitsbedingungen oder Unfallverhütungsvorschriften getragen werden muss.^[1]

[1] BAG, Urteil v. 14.6.2016, 9 AZR 181/15.

2 Schäden am Arbeitnehmer-Eigentum

Nach § 670 BGB hat der Arbeitnehmer auch einen Anspruch auf Erstattung der Sach- und Vermögensschäden, die ihm bei der Arbeit ohne Verschulden des Arbeitgebers entstanden sind, sog. "Gefährdungshaftung des Arbeitgebers". Voraussetzung hierfür ist, dass der Schaden nicht dem Lebensbereich des Arbeitnehmers, sondern dem Betätigungsbereich des Arbeitgebers zuzurechnen ist und der Arbeitnehmer ihn nicht selbst tragen muss, weil er dafür eine besondere Vergütung erhält.^[1]

Zum Betätigungsbereich des Arbeitgebers gehören grundsätzlich alle Risiken, die im Zusammenhang mit der vom Arbeitgeber veranlassten Arbeit entstanden sind und die der Arbeitgeber hätte tragen müssen, wenn er die Arbeit selbst vorgenommen hätte oder dem Arbeitnehmer eigene Geräte zur Durchführung der Arbeit überlassen hätte.

Deshalb muss der Arbeitgeber die am Kraftwagen des Arbeitnehmers (Nutzfahrzeugen u. a.) ohne Verschulden des Arbeitgebers entstandenen Unfallschäden ersetzen, wenn das Fahrzeug mit Billigung des Arbeitgebers bei der Arbeitsleistung eingesetzt worden ist und der Arbeitgeber ohne Einsatz des Arbeitnehmerfahrzeugs ein eigenes Fahrzeug hätte einsetzen und damit dessen Unfallgefahr hätte tragen müssen.^[2] Das BAG hat die Kostentragungspflicht auch in einem Fall bejaht, in dem der Arbeitnehmer zur Rufbereitschaft eingeteilt war und aufgrund eines Notrufs mit seinem eigenen Fahrzeug zur Arbeit gefahren ist, um rechtzeitig am Arbeitsort zu erscheinen.^[3] Bei einem Mitverschulden des Arbeitnehmers ist § 254 BGB entsprechend anzuwenden und die Grundsätze über den innerbetrieblichen Schadensausgleich ^[4] sind zu beachten. Das bedeutet: Bei geringer Schuld (leichteste Fahrlässigkeit) muss der Arbeitgeber grundsätzlich vollen Ersatz leisten; bei normaler Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers ist der Schaden anteilig unter Berücksichtigung der Gesamtumstände des Einzelfalls nach Billigkeitsgrundsätzen und Zumutbarkeitsgesichtspunkten zu verteilen; bei grob fahrlässiger oder vorsätzlicher (Mit)verursachung entfällt der Ersatzanspruch des Arbeitnehmers in der Regel ganz.^[5] Im Einzelfall ist allerdings auch bei grober Fahrlässigkeit eine Schadensteilung nicht ausgeschlossen.^[6]

Trifft den Arbeitgeber ein Verschulden, haftet er u. a. wegen Verletzung der Fürsorgepflicht.

[1] BAG, Urteil v. 11.8.1988, 8 AZR 721/85 und BAG, Urteil v. 20.4.1989, 8 AZR 632/87.

[2] BAG, Urteil v. 8.5.1980, 3 AZR 82/79; BAG, Urteil v. 17.7.1997, 8 AZR 480/95; BAG, ...