Belgien / 1. Gesellschafterversammlung

Rz. 88

Die Gesellschafter müssen sich nach Art. 5:96 GGV zumindest einmal pro Jahr an einem durch die Gesellschaftssatzung festgelegten Tag und Ort treffen. Da gem. Art. 5:98 GGV anlässlich der Gesellschafterversammlung der Tätigkeitsbericht der Geschäftsführung und der Bericht der Rechnungsprüfer eingesehen bzw. angehört wird, findet sie zumeist fünf Monate nach Abschluss eines Rechnungsjahres statt.

Rz. 89

Darüber hinaus können außerordentliche Gesellschafterversammlungen einberufen werden, und zwar:

▪	auf Antrag der Geschäftsführer oder der Rechnungsprüfer, wenn diese es für nötig halten;
▪	auf Antrag einer Anzahl von Gesellschaftern, die mindestens ein Zehntel der ausgegebenen Gesellschaftsanteile vertreten;
▪	immer, wenn das Gesetz eine Entscheidung der Generalversammlung erfordert, was namentlich bei Änderung der Satzung, Bestellung/Abberufung der Geschäftsführer oder vorzeitiger Auflösung der Gesellschaft der Fall ist.

Rz. 90

Die Einladung zur Gesellschafterversammlung muss mindestens 15 Tage vor dem festgesetzten Termin an alle zur Teilnahme Berechtigten mittels eingeschriebenen Briefes versendet werden und hat sämtliche bei der Versammlung zu besprechenden Punkte in Form einer Tagesordnung zu enthalten. Der Einladung an die Gesellschafter, die Geschäftsführer sowie die Rechnungsprüfer sind gem. Art. 5:84 GGV sämtliche gesetzlich vorgesehenen Unterlagen beizulegen.

Gemäß Art. 5:86 GGV können die Gesellschafter an der Gesellschafterversammlung teilnehmen, die Inhaber von Wandelschuldverschreibungen und Bezugsrechten können an der Versammlung hingegen nur mit beratender Stimme teilnehmen. Darüber hinaus nehmen auch die Mitglieder der Geschäftsführung an der Gesellschafterversammlung teil. Der Rechnungsprüfer ist dann zur Anwesenheit verpflichtet, wenn ein Beschluss über einen von ihm erstellten Bericht gefasst werden soll (Art. 5:89 GGV).

Die heutigen Kommunikationsmittel ermöglichen die Durchführung einer Versammlung auf Abstand, z.B. mittels Video- oder Telefonkonferenz (Art. 5:89 GGV). Diese Möglichkeit muss jedoch ausdrücklich in der Satzung vorgesehen sein. Stellt sich während einer solchen Versammlung heraus, dass die Mittel der Telekommunikation eine ordnungsgemäße Durchführung der Versammlung nicht zulassen, kann ein Gesellschafter jederzeit verlangen, dass eine neue Versammlung abgehalten wird, um eine ordnungsgemäße Beratung zu ermöglichen. Es ist zudem möglich, dass die Gesellschafter einer GmbH alle Beschlüsse einstimmig und schriftlich fassen, die in den Zuständigkeitsbereich der Gesellschafterversammlung fallen. Hiervon ausgenommen sind Beschlüsse, die einer notariellen Beurkundung bedürfen (Art. 5:85 GGV).