Bestellung des Verwalters (WEMoG) / 5.2 Beschaffung der Verwaltungsunterlagen

Die Verwaltungsunterlagen stehen im Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Kardinalspflicht des neu bestellten Verwalters ist es also zunächst, für die Übergabe der Verwaltungsunterlagen zu sorgen. Der frühere Verwalter ist nach einem Verwalterwechsel jedenfalls verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen an den neuen Verwalter herauszugeben.^[1] Ihm steht kein Zurückbehaltungsrecht an diesen Unterlagen zu.^[2] Der ausscheidende Verwalter darf die Verwaltungsunterlagen auch nicht deshalb zurückbehalten, weil er sie für seine eigene Rechtsverteidigung benötigt. In diesem Fall hat der ausgeschiedene Verwalter bei berechtigtem Interesse ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen bei dem übernehmenden Verwalter und kann darüber hinaus auch vor der Übergabe der Unterlagen an die Eigentümergemeinschaft bzw. den neuen Verwalter für ihn wichtige Dokumente kopieren.

Keine Holschuld

Da die Verwaltungsunterlagen Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer sind und der Verwalter als ihr Organ fungiert, wird man den früheren Verwalter als verpflichtet anzusehen haben, die Verwaltungsunterlagen dem neu bestellten Verwalter als Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu übergeben. Von einer Holschuld gemäß § 269 BGB wird man nicht ausgehen können.

Übergabe quittieren lassen

In seinem eigenen Interesse sollte sich der alte Verwalter die Übergabe der Verwaltungsunterlagen stets quittieren lassen.

[1] Siehe ausführlich Blankenstein, Abberufung des Verwalters, Kap. 7.3 Pflicht zur Unterlagenherausgabe, ETW S. 796.

[2] OLG Frankfurt a. M., v. 19.5.1994, 20 W 488/93.

5.2.1 Wichtige Verwaltungsunterlagen

Der übernehmende Verwalter sollte im Rahmen der Übergabe darauf achten, dass ihm insbesondere folgende Unterlagen seitens des ausscheidenden Verwalters übergeben werden:

• Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung
• Vollständige Liste aller Eigentümer mit Namen und Anschriften
• Vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft
• Aufstellung über Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer
• Alle Buchführungsunterlagen insbesondere Debitoren- und Kreditorenkonten (sowohl alte als auch das laufende Wirtschaftsjahr betreffend)
• Offene Treuhandkonten: Kontounterlagen hat der frühere Verwalter auch dann herauszugeben, wenn das Konto auf seinen Namen geführt wurde
• Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und ggf. Mahnungen
• Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen sowie alte und laufende Wirtschaftspläne
• Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen (insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung)
• Verwaltervollmacht des bisherigen Verwalters, um missbräuchliches Verhalten auszuschließen
• Originalversammlungsprotokolle mit Anwesenheitslisten und ggf. Vollmachten
• Beschluss-Sammlungen, Beschlussverzeichnisse oder -bücher
• Verwalterkorrespondenz mit Wohnungseigentümern und Dritten (insbesondere Warenlieferanten und Dienstleister)
• Energieausweis
• Bauunterlagen, Bauverträge, Grundrisspläne, Statikpläne, ggf. Baumängellisten und Unterlagen im Zusammenhang mit der Mängelgewährleistung
• Wartungsverträge gemeinschaftlicher Anlagen und Einrichtungen
• Betriebs- und Bedienungsanleitungen
• Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan
• Lohnsteuerkarte(n), Sozialversicherungsunterlagen etwa des Hausmeisters und/oder der Reinigungskräfte bzw. sonstiger Beschäftigter
• Versicherungspolicen der gemeinschaftlichen Versicherungen
• Verfahrensunterlagen anhängiger bzw. rechtshängiger gerichtlicher Verfahren

Selbstverständlich sollte der übernehmende Verwalter dafür Sorge tragen, dass ihm sämtliche Verwaltungsunterlagen vom Amtsvorgänger ausgehändigt werden. Insoweit hat er auch Anspruch auf Aushändigung von digitalisierten Daten auf entsprechenden Datenträgern.^[1] Letztlich hat er jedoch keine Handhabe bei Unregelmäßigkeiten und keine Kontrollmöglichkeiten, ob wirklich alle Unterlagen übergeben wurden.

Eidesstattliche Versicherung

Bestehen begründete Zweifel hinsichtlich der Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen, kann die Eigentümergemeinschaft nach der zivilrechtlichen Bestimmung des § 260 Abs. 2 BGB eine eidesstattliche Versicherung des früheren Verwalters erwirken.

[1] LG Itzehoe, Urteil v. 22.7.2014, 11 S 62/13.

5.2.2 Herausgabeanspruch durchsetzen

Eigener Anspruch des neuen Verwalters?

Häufig gestaltet es sich schwierig, den Herausgabeanspruch gegenüber dem alten Verwalter durchzusetzen. Ist es in diesem Zusammenhang und im Verzugsfall des ausgeschiedenen Verwalters erforderlich, den Rechtsweg zu beschreiten, so ist der übernehmende Verwalter jedoch nicht berechtigt, den Herausgabeanspruch in eigenem Namen geltend zu machen. Inhaberin des Anspruchs auf Herausgabe von Verwaltungsunterlagen ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.^[1]

Herausgabebefugnis an neuen Verwalter vorsorglich beschließen

Man wird zwar sicher davon ausgehen können, dass der neue Verwalter zur gerichtlichen Geltendmachung von Herausgabeansprüchen auch ohne entsprechende Beschlussfassung der Wohnungseigentümer ermächtigt ist. Nach diesseitig...