Betriebseinnahmen / 4 Aufzeichnungspflicht

4.1 Einzelaufzeichnung

Betriebseinnahmen müssen einzeln – Bareinnahmen im geschäftlichen Verkehr grundsätzlich täglich – aufgezeichnet werden.^[1] Diese Verpflichtung ergibt sich für nicht buchführungspflichtige Unternehmer nur aus dem USt-Recht,^[2] dessen Vorschriften insoweit auch Bedeutung für das ESt-Recht zukommt.^[3] Eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel ist nicht erforderlich,^[4] wenn Waren von geringem Wert (= insgesamt bis zu 15.000 EUR) an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden.^[5]

Hinweis

Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen und anderen steuerlich relevanten Daten bei Taxi- und Mietwagenunternehmen

Vgl. hierzu aktuell das BMF-Schreiben v. 11.3.2024^[6]. Es hebt das BMF-Schreiben v. 26.11.2010^[7] betr. Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften auf.

[1] § 146 Abs. 1 AO.

[2] § 22 Abs. 2 Nr. 1, 2 UStG; §§ 63°ff. UStDV.

[3] BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02, BStBl 2004 II S. 599.

[4] BFH, Urteil v. 12.5.1966, IV 472/60, BStBl 1966 III S. 371.

[5] BMF, Schreiben v. 5.4.2004, BStBl 2004 I S. 419.

[6] BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316-a/21/10006 :008, BStBl 2024 I S. 367.

[7] BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/08/10004-07, BStBl 2010 I S. 1.342.

4.2 Einnahmen-Überschussrechnung

Bei Gewinnermittlung durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ist vom Grundsatz her keine Einzelaufzeichnung erforderlich,^[1] allerdings besteht die Verpflichtung, die der Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege aufzubewahren. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 147 AO sowie aus der dem Steuerpflichtigen obliegenden Feststellungslast.^[2]

[1] FG Bremen, Urteil v. 16.3.1979, I 146/77, EFG 1979 S. 449, rkr.

[2] BFH, Urteil v. 15.4.1999, IV R 68/98, BStBl 1999 II S. 481; BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02, BStBl 2004 II S. 599; BFH, Beschluss v. 7.2.2008, X B 189/07, n. v.; BFH, Urteil v. 24.6.2009, VIII R 80/06, BStBl 2010 II S. 452; BFH, Urteil v. 24.6.2014, VIII R 54/10, BFH/NV 2014 S. 1501 BFH, Beschluss v. 12.7.2017, X B 16/17, BFH/NV 2017 S. 1204, zur Zulässigkeit einer Quantilsschätzung; BFH, Urteil v. 13.12.2018, V R 65/16, BFH/NV 2019 S. 303; BFH, Beschluss v. 8.8.2019, X B 117/18, BFH/NV 2019 S. 1.219; BFH, Urteil v. 12.2.2020, X R 8/18, BFH/NV 2020 S. 1.045; BFH, Urteil v. 6.5.2024, III R 14/22, HI16370650, zur evtl. Korrektur bestandskräftiger Bescheide nach einer Außenprüfung.

4.3 Bilanzierung

Buchführende Gewerbetreibende müssen mindestens die Tagessummen der Betriebseinnahmen in den Büchern aufzeichnen und als Belege dazu die Einzelaufzeichnungen, z. B. die Kassenstreifen von Registrierkassen, Kassenzettel oder Einnahmeunterlagen aufbewahren.

Nach handelsrechtlichen Vorschriften hat der Gewerbetreibende seine Umsatzerlöse sowie sonstige betriebliche und außerordentliche Erträge usw. aufzuzeichnen und gesondert auszuweisen.^[1]

[1] § 275 HGB.

4.4 Kleingewerbetreibende

Bei Kleingewerbetreibenden, die keine Registrierkasse haben, können die täglichen Betriebseinnahmen mithilfe von Kassenberichten zusammengefasst werden. Im Taxigewerbe erstellte Schichtzettel sind aufzubewahren.^[1] Sie genügen den sich aus der Einzelaufzeichnungspflicht ergebenden Mindestanforderungen.^[2] Die Aufbewahrung der Schichtzettel als Einnahmeursprungsaufzeichnungen ist nicht erforderlich, wenn deren Inhalt täglich sowie unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse in das in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch übertragen wird.^[3]

[1] § 147 Abs. 1 AO.

[2] BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02, BStBl 2004 II S. 599.

[3] BFH, Beschluss v. 25.10.2012, X B 133/11, BFH/NV 2013 S. 341.

4.5 Schätzung des Gewinns

Ermittelt ein Steuerpflichtiger seinen Gewinn zulässigerweise durch eine Einnahmen-Überschussrechnung, müssen die von ihm erklärten Betriebseinnahmen auch ohne die Verpflichtung ein Kassenbuch zu führen, auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit hin überprüfbar sein. Dokumentiert er die Betriebseinnahmen in Kassenberichten, darf das Finanzamt schätzen, wenn diese Berichte wiederholt korrigiert wurden und in sich widersprüchlich sind.^[1] Auch wenn Betriebseinnahmen unvollständig oder verspätet aufgezeichnet werden, ist das Finanzamt zur Schätzung befugt.^[2] Hat der Steuerpflichtige das Wahlrecht, den Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung zu ermitteln nicht ausgeübt, ist der Gewinn nach den Regeln des Bestandsvergleichs zu schätzen.^[3]

[1] BFH, Beschluss v. 13.3.2013, X B 16/12, BFH/NV 2013 S. 902; BFH, Urteil v. 12.12.2017, VIII R 5/14, BFH/NV 2018 S. 602; BFH, Urteil v. 6.5.2024, III R 14/22, HI16370650, zur evtl. Korrektur bestandskräftiger Bescheide nach einer Außenprüfung.

[2] Vgl. z. B. BFH, Urteil v. 26.10.1994, X R 114/92, BFH/NV 1995 S. 373; BFH, Urteil v. 12.12.2017, VIII R 6/14, BFH/NV 2018 S. 606.

[3] BFH, Urteil v. 30.9.1980, VIII R 201/78, BStBl 1981 II S. 301; BFH, Urteil v. 19.3.2009, IV R 57/07, BStBl 2009 II S. 659; BFH, Urteil v. 21.7.2009, X R 28/06, BFH/NV 2009 S. 1979; FG München, Urteil v. 5.6.2024, 9 K 1510/22, HI16370457.