4.1 Berechnungsschema
Die Ermittlung des Höchstbetrags von 110 EUR wird zur Vereinfachung des Lohnsteuerabzugs typisierend nach dem Umfang der insgesamt für die Betriebsveranstaltung angefallenen Aufwendungen und dem sich rechnerisch ergebenden Pro-Kopf-Anteil für den teilnehmenden Arbeitnehmer bestimmt.
Entscheidend für die Einbeziehung in die Bemessungsgrundlage ist, dass die Aufwendungen des Arbeitgebers unmittelbar der Betriebsveranstaltung zugerechnet werden können. Unerheblich ist, ob den Zuwendungen ein marktgängiger Wert zukommt. Leistungen, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der betrieblichen Feier stehen, bleiben unberücksichtigt.
Die Berechnung vollzieht sich in 2 Schritten:
- Zunächst ist der anzusetzende (Brutto-)Gesamtaufwand der Veranstaltung zu berechnen.
- Anschließend ist der (Brutto-)Gesamtaufwand des Arbeitgebers auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen zu verteilen. Abzustellen für die Pro-Kopf-Aufteilung ist auf die Anzahl der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer und Begleitpersonen. Die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist ggf. unbeachtlich.
Grundsätzlich kann der 110-EUR-Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen nach folgendem Berechnungsschema ermittelt werden:
| 1. |
Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten |
…… EUR |
| 2. |
Fahrtkosten (z. B. mit dem Bus oder der Bahn, unabhängig davon, ob der Fahrt ein Erlebniswert zukommt) |
…… EUR |
| 3. |
Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen (nur wenn die Theater- oder Sportveranstaltung Bestandteil eines Gesamtprogramms ist) |
…… EUR |
| 4. |
Geschenke (unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt und ohne betragsmäßige Grenze) |
…… EUR |
| 5. |
Aufwendungen für den äußeren Rahmen (z. B. Saalmiete, Musik, Kegelbahn, Kosten der Betriebsfeiervorbereitung u. Ä.) |
…… EUR |
| = |
Gesamtaufwand der angefallenen üblichen Zuwendungen |
…… EUR |
| |
Gesamtvorteil pro Arbeitnehmer ist steuerfrei bis 110 EUR (= Gesamtaufwand/Anzahl der Teilnehmer) Übersteigt der Gesamtvorteil die Höchstgrenze von 110 EUR, liegt nur i. H. d. übersteigenden Differenzbetrags steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. |
…… EUR |
Die Beträge sind stets einschließlich Umsatzsteuer zu verstehen, auch wenn die Firma zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
4.2 Ermittlung der Gesamtkosten
4.2.1 Bemessungsgrundlage
Der Gesetzeswortlaut verlangt die Anrechnung aller Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer auf den Freibetrag, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen. In die Berechnung des Freibetrags sind nur die Arbeitgeberleistungen einzubeziehen, nicht dagegen die von dem Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten.
Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind danach alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, die den teilnehmenden Personen gewährt werden. Unerheblich ist, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. In Betracht kommen Aufwendungen für
- Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
- Fahrtkosten (Bahn, Bus, Schiff usw.), auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,
- Eintrittskarten für den Besuch von Museen und Sehenswürdigkeiten im Rahmen der Betriebsveranstaltung,
- den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen, hierzu gehören auch die Kosten, die zur Vorbereitung der Betriebsveranstaltung anfallen, etwa für Vorreisen, Organisation und Versand,
- Sachgeschenke, unabhängig von deren Wert. Hierzu gehören auch Sachgeschenke, die nachträglich an solche Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen,
- Zuwendungen an Begleitpersonen.
Kosten für den äußeren Rahmen sind einzubeziehen
Kosten für den äußeren Rahmen, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für die Durchführung der Veranstaltung aufwendet, sind Teil der Bemessungsgrundlage für die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags. Dies gilt insbesondere für die Kosten für das mit der Durchführung der Veranstaltung betraute externe Personal, auch wenn sie für den Arbeitnehmer keinen marktgängigen Wert haben.
Zu den Zuwendungen für den äußeren Rahmen gehören auch Kosten, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie z. B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder.
Auch ein rechnerischer Anteil an den Kosten für die Ausgestaltung der Veranstaltung, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet, ist in die Berechnung der 110-EUR-Höchstgrenze einzubeziehen. Rein rechnerische (Gemein-)Kosten der Betriebsveranstaltung, etwa anteilige Lohnkosten für die Vorbereitung der Feier oder anteilige Abschreibungsbeträge und Energie- bzw. Wasserkosten für die eigenen Betriebsräume, in denen die Veranstaltung abgehalten wird, bleiben aber außer Ansatz.
Einbeziehung der Kosten für den äußeren Rahmen
Die Aufwendungen für das mit der Durchführung de...