Datenschutz bei der Vermietung und Bestandsverwaltung / 3 Datenschutz bei Beendigung des Mietverhältnisses

3.1 Weitergabe der Kontaktdaten des Noch-Mieters an Wohnungsbewerber

Hat ein Mieter eine Wohnung gekündigt, muss er es dulden, dass der Vermieter Wohnungsbewerber durch die Wohnung führt. Häufig erfolgt die Wohnungsbesichtigung ohne Teilnahme des Vermieters. Zur Vereinfachung der Abwicklung teilen die Vermieter dem Wohnungsbewerber deshalb häufig die Kontaktdaten des Mieters (i. d. R. die Telefonnummer) mit. Der Wohnungsbewerber vereinbart dann einen Besichtigungstermin mit dem Noch-Mieter. Die Weitergabe der Kontaktdaten des Noch-Mieters ist datenschutzrechtlich problematisch.

Nach Auffassung der Aufsichtsbehörden darf der Vermieter die Telefonnummer des Mieters an den Wohnungsinteressenten zur Vereinbarung eines Besichtigungstermins nur mit Einwilligung des Mieters weitergeben, weil die Weitergabe der Kontaktdaten eine Übermittlung personenbezogener Daten darstellt.

Der Vermieter hat nun folgende Optionen, wie die Einwilligung des Noch-Mieters erlangt werden kann.

1. Telefonische Einwilligung

   Die Einwilligung ist nach der DSGVO an keine Schriftform gebunden. Es wäre deshalb möglich, dass der Vermieter den Noch-Mieter telefonisch um die Einwilligung zur Weitergabe der Kontaktdaten bittet. Über das Gespräch könnte eine kurze Notiz gemacht werden. Sollte der Noch-Mieter aber bestreiten, die telefonische Einwilligung gegeben zu haben, so hat der Vermieter ein Beweisproblem, weil die Telefonnotiz in diesem Fall nur eine geringe Beweiskraft haben wird.

2. Einwilligung im Mietvertrag

   Bereits im Mietvertrag könnte sich der Vermieter die Einwilligung des Mieters geben lassen, dass die Kontaktdaten nach einer Kündigung an Wohnungsbewerber weitergegeben werden dürfen. Diese Einwilligung wäre am Ende des Mietvertrags in einem gesonderten, hervorgehobenen Absatz mit Unterschrift des Mieters zu platzieren. Da die Einwilligung aber ggf. schon Jahre zurückliegt, könnte in Zweifel gezogen werden, dass diese Einwilligung im Zeitpunkt der Kündigung noch wirksam ist.

3. Einwilligung zur Datenweitergabe im Vorabnahmeprotokoll

   In der Regel erfolgt nach der Kündigung eine Vorabnahme der Wohnung durch den Vermieter. Dabei werden der Zustand der Wohnung und Beschädigungen festgestellt, die der Mieter vor seinem Auszug noch beseitigen muss. Über das Ergebnis der Vorabnahme wird in der Regel ein Vorabnahmeprotokoll angefertigt. Auf diesem Vorabnahmeprotokoll könnte der Mieter seine Einwilligung zur Weitergabe seiner Kontaktdaten an Wohnungsbewerber erteilen.

   Praxis-Beispiel

   Formulierungshilfe^[1]: Einwilligung über Weitergabe der Kontaktdaten

   Ich bin/Wir sind damit einverstanden, dass meine/unsere Kontaktdaten an Wohnungsbewerber zur Vereinbarung von Besichtigungsterminen weitergeleitet werden. Die Einwilligung erfolgt freiwillig, ich bin/wir sind darüber informiert, dass diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.

   (Datum und Unterschrift des/der Mieter(s)

[1] Diese Formulierung könnte auch im Mietvertrag verwendet werden.

3.2 Löschung der Daten ausgezogener Mieter

Grundsätzlich besteht eine Löschungspflicht für alle personenbezogenen Daten, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind (Art. 17 DSGVO).

Nach den zivilrechtlichen Regelungen ist nach folgenden Löschpflichten zu differenzieren:

• Daten, die für die Betriebskostenabrechnung nötig sind, müssen mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB), d. h. 12 Monate nach Zustellung der Abrechnung aufbewahrt werden.
• Daten, die Vermieteransprüche betreffen, sollten bis zur Verjährungsfrist nach § 195 BGB (= 3 Jahre) aufbewahrt werden. Bei Rechtsstreitigkeiten dürfen Daten erst dann gelöscht werden, wenn ein rechtskräftiger Abschluss (Urteil oder Zahlung) vorliegt.

Für die unternehmerische Wohnungswirtschaft sind die Vorschriften zu den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen vorrangig, die deutlich längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben; so betragen die Aufbewahrungsfristen für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre und für sonstige Unterlagen 6 Jahre.

Zu den Löschpflichten im Einzelnen siehe Löschkonzepte und Archivierung von Daten.