Datenschutz bei der Verwaltung von Wohnungseigentum / 3 Informationspflichten des Verwalters bei der Erhebung personenbezogener Daten

Auch den Verwalter treffen die im Beitrag "Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung" beschriebenen Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten.

Es können hierbei folgende Fälle auftreten:

3.1 Neuer Eigentümer in der Gemeinschaft nach dem Verkauf einer Wohnung

Nachdem der Verwalter vom Eigentumswechsel Kenntnis erhalten hat, schreibt er den neuen Eigentümer an, erhebt die für die Verwaltung notwendigen Daten und teilt dem neuen Eigentümer die nach Art. 13 DSGVO erforderlichen Informationen mit.

3.2 Die Wohnungseigentümergemeinschaft wechselt den Verwalter

Der neue Verwalter bekommt die für die Verwaltung notwendigen personenbezogenen Daten i. d. R. vom bisherigen Verwalter zur Verfügung gestellt – eine Datenerhebung bei den Eigentümern erfolgt nicht. Es liegt damit eine Datenerhebung bei Dritten vor. In der Regel schreibt der neue Verwalter an die Eigentümer einen Brief, in dem er sich als neuer Verwalter vorstellt. Es erscheint sinnvoll, in diesem Brief den Eigentümern die nach Art. 14 DSGVO geforderten Informationen zu geben.

3.3 Eine Wohnungseigentümergemeinschaft wird neu begründet

Grundsätzlich ist in diesem Fall wie beim Verkauf einer Wohnung vorzugehen (vgl. oben Kap. 3.1) und es sind die Informationen nach Art. 13 DSGVO zu geben. Sollte der Verwalter die personenbezogenen Daten vom Bauträger erhalten, liegt eine Dritterhebung vor (vgl. vorstehendes Kap. 3.2) und es ist gemäß Art. 14 DSGVO zu informieren.

3.4 Beschäftigung von Hausmeistern/Reinigungskräften durch die WEG

Wohnungseigentümergemeinschaften können für Reinigungs- bzw. Hausmeistertätigkeiten im Gemeinschaftseigentum Arbeitnehmer beschäftigen. Arbeitgeber ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, vertreten durch den Verwalter. In Bezug auf den Beschäftigtendatenschutz gelten die allgemeinen Grundsätze (vgl. Beschäftigtendatenschutz).

3.5 Statistische Erhebungen

Ähnlich wie Wohnungsunternehmen können auch Wohnungseigentümergemeinschaften zur Auskunftserteilung an die statistischen Landesämter herangezogen werden, zu Einzelheiten siehe Datenschutz bei der Vermietung und Bestandsverwaltung, Kap. 2.2.10 Übermittlung von Statistikdaten.

Von besonderer Bedeutung für Wohnungseigentümergemeinschaften ist die Gebäude- und Wohnungszählung im Rahmen des Zensus. Auskunftspflichtig sind die Eigentümer und die Verwalter (§ 24 Abs. 1 ZensG 2022). Verwaltungen, die keine (wohnungsbezogenen) Angaben nach § 10 ZensG 2022 machen können, sind gesetzlich verpflichtet, stattdessen Angaben zu den Eigentümern zu übermitteln. Die Datenübermittlung erfolgt auf gesetzlicher Grundlage und ist damit datenschutzrechtlich unproblematisch (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Sofern der Verwalter die der Gebäude- und Wohnungszählung nachfolgende Erhebung und Übermittlung der Wohnungs- und Personenmerkmale (z. B. Nettokaltmiete, Namen der Wohnungsnutzer) vornehmen soll, kann dies nach einer Einwilligung und Beauftragung durch den jeweiligen Eigentümer oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgen. Nicht möglich ist, dass die Gemeinschaft einen Mehrheitsbeschluss fasst, der den Verwalter mit dieser Aufgabe betraut, da damit die einzelnen Eigentümer durch Mehrheitsbeschluss die Herrschaft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten verlieren würden, was datenschutzrechtlich nicht zulässig ist.