Datenschutz bei Maklertätigkeit

Zusammenfassung

Überblick

Teilweise sind Wohnungsunternehmen auch als Makler tätig. Aus § 2 Abs. 1 Nr. 10 Geldwäschegesetz werden Immobilienmaklern besondere Sorgfalts- und Meldepflichten auferlegt. Diese Regelungen haben auch Wohnungsunternehmen zu beachten, die als Immobilienmakler tätig sind.

Zu den Sorgfaltspflichten gehört es, die Identität der Kunden festzustellen. Bei der Vermittlung von Immobilienkäufen ist die Identität von Käufer und Verkäufer festzustellen. Die Identitätsfeststellung hat für beide Vertragsparteien auch bei der Vermittlung von Miet- oder Pachtverträgen zu erfolgen, wenn die monatliche Miete oder Pacht nach dem Vertrag 10.000 Euro oder mehr beträgt.

1 Identifizierungspflichten

Ein Interessent muss nur dann identifiziert werden, wenn ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags besteht. Indizien für das ernsthafte Interesse sind:

• Anforderung und Erhalt eines Kaufvertragsentwurfs,
• Abschluss einer Reservierungsvereinbarung oder eines Vorvertrags,
• Zahlung einer Reservierungsgebühr.

Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung ist die Datenerhebung bei den Vertragspartnern bei ernsthaftem Interesse am Vertragsabschluss datenschutzrechtlich unproblematisch. Nicht zulässig ist die Identifizierung z. B. durch Vorlage einer Kopie des Ausweisdokuments bereits bei der Vereinbarung eines Besichtigungstermins, da hier nicht von einem ernsthaften Kaufinteresse auszugehen ist.

Erst bei ernsthaftem Interesse am Vertragsabschluss ist das Identifikationsdokument (Personalausweis, Reisepass oder unbefristeter Aufenthaltstitel) zu kopieren oder zu digitalisieren. Die handschriftliche Erfassung der Ausweisdokumente ist nicht ausreichend (§ 8 Abs. 2 GwG).

Bei den oben genannten Pacht- oder Mietverträgen ist der Auftraggeber bereits bei Auftragserteilung zu identifizieren.

Die bei der Datenerhebung bestehenden Informationspflichten sind auch bei der Maklertätig zu beachten (siehe Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung).

2 Verdachtsmeldungen

Hegt der Makler den Verdacht, dass die Immobilientransaktion der Geldwäsche dienen soll, hat er dies bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) zu melden. Ein Verdachtsfall liegt beispielsweise vor, wenn

• die Transaktion oder Teile davon bar bezahlt werden sollen,
• die Maklerprovision oder Teile des Kaufpreises bar bezahlt werden sollen,
• ein geringerer Kaufpreis beurkundet werden soll, als tatsächlich vereinbart ist und der restliche Teil des Kaufpreises bar an den Käufer übergeben werden soll,
• der Kunde sich weigert, seinen Ausweis oder Pass vorzulegen oder sonst seine Identität verschleiern möchte,
• das angestrebte Geschäft mit den wirtschaftlichen Verhältnissen (Beruf, Vermögenssituation) des Kunden nicht in Einklang gebracht werden kann.

Aufgrund der bestehenden gesetzlichen Verpflichtung bestehen keine datenschutzrechtlichen Bedenken gegen die Erstattung der Verdachtsmeldung.

3 Mitarbeiterüberwachung nach § 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG

Mitarbeiter in der Maklerabteilung sind auf ihre Zuverlässigkeit in Bezug auf die Einhaltung des Geldwäschegesetzes zu prüfen. Zu Einzelheiten vergleiche Beschäftigtendatenschutz.

4 Löschpflichten

Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies für einen bestimmten Verarbeitungszweck erforderlich ist. Ist also eine Identifizierung nach GwG nicht erfolgt und der Interessent hat sich nur für eine bestimmte Wohnung interessiert, so sind nach Absage des Interessenten bzw. nach Verkauf oder Vermietung dieser Wohnung die Interessentendaten zu löschen. Besteht hingegen ein allgemeiner Auftrag des Interessenten für die Vermittlung einer Immobilie, so dürfen die Daten weiterhin gespeichert werden. Es ist aber – ähnlich wie bei Wohnungsbewerbungen – eine Routine für die Löschung von Interessentendaten oder ein Turnus für eine regelmäßige Überprüfung festzulegen, ob der Betroffene überhaupt noch Interesse an der Erfüllung des Vermittlungsauftrags hat. Ist der Betroffene an der Vermittlung nicht mehr interessiert, sind die Daten zu löschen.

Erfolgte eine Identifizierung nach dem GwG, sind die Unterlagen aus der Identifizierung 5 Jahre lang aufzubewahren und danach unverzüglich zu löschen. Kommt es aber zum Vertragsabschluss, gelten die hierfür erlangten Unterlagen als Handelsbriefe und es sind die steuer- bzw. handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Zu Einzelheiten zu den Löschpflichten siehe Löschkonzepte und die Archivierung von Daten.