Deutschland / I. Publizität, Buchführung und Rechnungslegung

I. Geschäftsbriefe

Rz. 213

Das GmbHG sieht in § 35a Pflichtangaben für Geschäftsbriefe vor. Geschäftsbriefe sind alle schriftlichen Mitteilungen der Gesellschaft im geschäftlichen Bereich, die dem Außenverhältnis zuzurechnen und individuell adressiert sind. Ausgenommen von dieser Definition sind Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Formulare im Behördenverkehr (§ 35a Abs. 2 GmbHG), sofern es sich nicht um Bestellscheine handelt (§ 35a Abs. 3 GmbHG).

Rz. 214

Stets anzugeben sind auf Geschäftsbriefen die Rechtsform der Gesellschaft, wobei die Abkürzung "GmbH" genügt, der Sitz, das Registergericht und die Registernummer sowie alle Geschäftsführer mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a Abs. 1 GmbHG). Sofern ein Aufsichtsrat bei der Gesellschaft – gleichgültig, auf welcher Rechtsgrundlage – gebildet ist, ist des Weiteren der Vorsitzende des Aufsichtsrats anzugeben (§ 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG). Die weiteren Regelungen des GmbHG zu fakultativen Angaben, insbesondere zum Kapital (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG), haben in der Praxis keine Bedeutung.

Rz. 215

Verstößt die Gesellschaft gegen die Beachtung der Mindestangaben auf Geschäftsbriefen nach § 35a GmbHG, hat das Handelsregister durch Festsetzung von Zwangsgeld die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften herbeizuführen (§ 79 Abs. 1 GmbHG). Zivilrechtlich können Verstöße eine Rechtsscheinhaftung begründen, ferner ggf. eine Anfechtung aus §§ 119, 123 BGB sowie Schadensersatzansprüche aus Verschulden bei Vertragsschluss sowie eventuelle Ansprüche aus § 826 BGB und § 823 Abs. 2 BGB rechtfertigen. In wettbewerbsrechtlicher Hinsicht ist § 35a GmbHG eine neutrale Ordnungsvorschrift.

II. Buchführungspflicht

Rz. 216

Die GmbH ist gem. §§ 238 Abs. 1 Satz 1, 6 Abs. 1 HGB zur Buchführung verpflichtet. Diese Verpflichtung trifft als Organe die Geschäftsführer (§ 41 GmbHG). Die Buchführungspflicht beinhaltet neben der Aufzeichnung der laufenden Geschäftsvorfälle auch die Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen.^[107]

[107] Gemäß § 257 HGB ist die Gesellschaft verpflichtet, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse und -lageberichte sowie zu ihrem Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen nebst Organisationsunterlagen einschließlich der Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren.

1. Aufstellung des Jahresabschlusses

Rz. 217

Die GmbH ist zur regelmäßigen Aufstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet, der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie den Anhang umfasst (§§ 264 Abs. 1, 242 HGB). Neben dem Jahresabschluss ist von mittleren und großen GmbHs ein Lagebericht^[108] (§ 267 HGB) aufzustellen.

Rz. 218

Ob eine Gesellschaft als klein, mittelgroß oder groß zu qualifizieren ist, bestimmt sich nach § 267 HGB, der an die Merkmale Bilanzsumme, Arbeitnehmerzahl und Umsatzerlöse anknüpft. Eine Gesellschaft wird in die entsprechende Kategorie eingeordnet, wenn mindestens zwei der genannten Merkmale an zwei aufeinander folgenden Stichtagen über- oder unterschritten werden (§ 267 Abs. 4 Satz 1 HGB).

▪

Merkmale für kleine Gesellschaften:

▪	Bilanzsumme kleiner oder gleich 3.438.000 EUR
▪	Umsatzerlöse kleiner oder gleich 6.875.000 EUR
▪	Arbeitnehmeranzahl kleiner oder gleich 50 Mitarbeiter

▪

Merkmale für eine mittelgroße GmbH:

▪	Bilanzsumme kleiner oder gleich 13.750.000 EUR
▪	Umsatzerlöse kleiner oder gleich 27.500.00 EUR
▪	Arbeitnehmeranzahl kleiner oder gleich 250.000

▪

Merkmale für eine große GmbH:

▪	Bilanzsumme größer als 13.750.000 EUR
▪	Umsatzerlöse größer als 27.500.000 EUR
▪	Arbeitnehmeranzahl mehr als 250.000.

Rz. 219

Unter Aufstellung des Jahresabschlusses ist dessen Vorbereitung bis zur Beschlussreife durch die Gesellschafter zu verstehen. Hierzu sind die Erfordernisse des Handelsrechts einzuhalten sowie die typischen Abschlussbuchungen, wie Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten, Dotierung oder Auflösung von Rückstellungen, Verbuchung der Abschreibung, vorzunehmen. Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung stellen eine statische bzw. dynamische Abrechnung des Geschäftsjahres da. Der Anhang dient deren Erläuterung und Ergänzung.

Rz. 220

Jahresabschluss und gegebenenfalls Lagebericht sind von den gesetzlichen Vertretern einer großen GmbH innerhalb der ersten drei Monate des Geschäftsjahres für das vorangegangene Geschäftsjahr aufzustellen. Kleine Gesellschaften können, sofern dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, den Jahresabschluss auch innerhalb von sechs Monaten aufstellen (§ 264 Abs. 1 Satz 3 HGB). Diese Fristen kann der Gesellschaftsvertrag verkürzen, nicht aber verlängern.

[108] Der Lagebericht ergänzt den Jahresabschluss durch eine verbale Berichterstattung und soll damit helfen, ein tatsächliches Bild der wirtschaftlichen Lage der Gesellschaft zu zeichnen.

2. Feststellung des Jahresabschlusses

Rz. 221

Die Feststellung des Jahresabschlusses bedeutet die Verbindlicherklärung des Jahresabschlusses durch das dazu berufene Gesellschaftsorgan. Der festgestellte Jahresabschluss bildet dann die Grundlage für den Beschluss über die Ergebnisverwendung. Die Feststellung des Jahresabschlusses hat damit de...