2.1 Fahrtkosten
2.1.1 Erstattung für Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte
Bei Arbeitnehmern, die bei ihrer beruflichen Tätigkeit nur an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig sind, also beim Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte haben, fallen sämtliche Fahrten unter die begünstigten Reisekosten. Fährt der Arbeitnehmer gelegentlich zum Betrieb, werden auch diese Fahrten wie ein auswärtiges Dienstgeschäft behandelt. Erstattungsfähig sind die Aufwendungen in tatsächlicher Höhe oder in Höhe der Kilometerpauschale von 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer. Eine Anhebung des Kilometersatzes bei den Reisekosten ist im Unterschied zur Pendlerpauschale nicht erfolgt.
Fahrten Wohnung – Einsatzstelle
Ein Arbeitnehmer fährt im Jahr folgende Strecken:
- An 80 Arbeitstagen fährt er zur Einsatzstelle A, die 15 km von seiner Wohnung entfernt liegt.
- Die Einsatzstelle B (Entfernung zur Wohnung = 24 km) steuert er an 60 Arbeitstagen an.
- An der Einsatzstelle C (Entfernung = 40 km) und
- an der Einsatzstelle D (Entfernung = 55 km) ist er jeweils an 40 Arbeitstagen tätig.
Ergebnis: Sämtliche Fahrten von der Wohnung zu den jeweiligen Einsatzstellen A, B, C und D stellen Reisekosten dar. Dies gilt unabhängig davon, wie lange der Arbeitnehmer zu den einzelnen Einsatzorten fährt. Ebenso sind gelegentliche Fahrten zum Betrieb mangels erster Tätigkeitsstätte berufliche Auswärtstätigkeiten, die unter die steuerlichen Reisekosten fallen.
2.1.2 Entfernungspauschale für Sammel- oder Treffpunktfahrten
Fährt ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung immer zu einem gleichbleibenden Treffpunkt, von wo aus er z. B. im Rahmen einer Fahrgemeinschaft oder Sammelbeförderung zu der jeweiligen Einsatzstelle mitgenommen wird, sind Besonderheiten zu beachten.
Einschränkung bei den Fahrtkosten zu Sammel- bzw. Treffpunkten
Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aufgrund Anweisung des Arbeitgebers aber dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstägliche berufliche Tätigkeit aufzunehmen, dürfen für diese Fahrten nur die Regelungen der Entfernungspauschale anwenden. Der Gesetzgeber stellt die Fahrten von zu Hause zum arbeitsrechtlich festgelegten Ort der täglichen Berufsaufnahme aufgrund ihres vergleichbaren Typus mit den begrenzt abzugsfähigen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gleich. Unter die nachteilige Rechtsänderung fallen insbesondere Fahrten von Bauarbeitern zum betrieblich festgelegten Treffpunkt, um von dort im Rahmen der angeordneten Sammelbeförderung zur jeweiligen auswärtigen Einsatzstelle zu fahren. Aber auch Außendienstmitarbeiter, wie Kundendienstmonteure oder Handelsvertreter, die ohne (arbeitsrechtliche oder zeitliche) Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte, die Firma arbeitstäglich aufsuchen müssen, sei es zum Abholen des Werkstattwagens oder zur arbeitstäglichen Vorbereitung der Außendienstbesuche, können für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitgeber nur die Entfernungspauschale in Anspruch nehmen. Die gegenteilige Rechtsprechung ist durch die ausdrückliche gesetzliche Regelung überholt.
Die gesetzliche Fiktion der Entfernungspauschale gilt auch für die arbeitstäglichen Wege zum Sammel- bzw. Treffpunkt, wenn dieser von der weiter entfernt liegenden (Haupt-)Wohnung angetreten wird, sofern sich dort der Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers befindet. Unbeachtlich dabei ist, wenn die Fahrten an einer näher zum Arbeitsplatz liegenden Wohnung des Arbeitnehmers unterbrochen werden.
Arbeitgeberseitige Festlegung des dauerhaften Sammel- bzw. Treffpunktorts
Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer aufgrund der arbeitsrechtlichen Anweisung dauerhaft zu diesem Ort kommen muss. Etwas anderes gilt, wenn sich der Arbeitnehmer aus freien Stücken dort einfindet, um von dort aus seinen Einsatzort zu erreichen. Oder wenn der Arbeitnehmer den Abstellplatz auf einem öffentlichen Parkplatz innerhalb derselben politischen Gemeinde selbst wählen kann.
Die dauerhafte Festlegung desselben (Sammel- bzw. Treffpunkt-) Orts durch den Arbeitgeber kann sich auch aus der jeweiligen Eigenart der betrieblichen Tätigkeit ergeben, z. B. wenn Kundendienstmitarbeiter an jedem Arbeitstag zunächst zum Betrieb fahren, um ihr Werkstattauto abzuholen.
Einschränkung gilt nur für die Fahrtkosten
Die gesetzliche Fiktion beschränkt sich auf die Fahrtkosten, für die der Ansatz der Reisekostensätze ausgeschlossen ist. Da der Gesetzgeber keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, stellt die Fahrt dem Grunde nach gleichwohl eine berufliche Auswärtstätigkeit dar. Die übrigen Reisekostenregelungen bleiben daher anwendbar. Insbesondere für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen berechnet sich die berufliche Abwesenheitsdauer bereits ab dem Verlassen der Wohnung.
Reisekostenberechnung bei Sammeltransport
Die Arbeiter einer Baufirma müssen sich arbeitstäglich am Betriebshof treffen, um anschließend mit den betrieblichen Fahrzeugen im Sammeltransport die jeweiligen Baustellen anzufahren. Eine arbeitsrechtliche Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte ist nicht erfolgt.
Ergebnis: Der Betriebssitz der Baufirma stellt keine erste Täti...