FF 5/2013, Zeit gewinnen für das Wesentliche

Jochem Schausten

Kennen Sie das auch aus Ihrer täglichen Arbeit? Lange Gespräche mit Mandantinnen oder Mandanten, die – wenn wir ehrlich sind – keinen oder nur einen sehr geringen Bezug zu der eigentlichen juristischen Tätigkeit haben? Oder haben Sie auch häufiger das Gefühl, dass es in Ihrem familienrechtlichen Dezernat eine Vielzahl von Aufgaben und Tätigkeiten gibt, die – eine entsprechende Schulung vorausgesetzt – genau so gut auch von Ihrer Rechtsanwaltsfachangestellten erledigt werden könnten? Könnten Sie nicht auch Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung eines einverständlichen Scheidungsverfahrens, bei der Auskunftserteilung im Versorgungsausgleichsverfahren, der Überwachung der Auskünfte, der Kontrolle der angeforderten Unterlagen in Unterhalts- und Zugewinnausgleichsachen, der Abwicklung rund um das Ausfüllen der entsprechenden Formulare bei Beantragung von Verfahrenskostenhilfe, et cetera, benötigen?

Es gibt in den familienrechtlichen Dezernaten eine Vielzahl von Arbeitsschritten, die nicht zwingend von der Anwältin/dem Anwalt ausgeführt werden müssten – aber häufig geschieht dies trotzdem. Mit einer entsprechenden Fortbildung könnten auch qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Aufgaben erledigen, ohne dass darunter die Qualität der Mandatsbearbeitung leiden müsste. Das Problem ist in vielen Kanzleien allerdings, dass in der täglichen Arbeit aufgrund der Vielzahl von Gerichts- und Besprechungsterminen, der Aktenarbeit und der Telefonate die zeitlichen Kapazitäten fehlen, um entsprechende Schulungen vorzubereiten und durchzuführen.

Aus diesem Grund hat der Geschäftsführende Ausschuss sich entschlossen, für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Mitglieder unserer Arbeitsgemeinschaft demnächst ein Seminar anzubieten, welches die qualifizierte Rechtsanwaltsfachangestellte zu einer zertifizierten Fachsekretärin für Familienrecht fortbildet. Ziel dieses Seminars ist es in einem ersten Teil, den Teilnehmern die wesentlichen Grundlagen des materiellen Familienrechts nahe zu bringen. In dem Hauptteil des Seminars sollen den Teilnehmern grundlegende Konzepte zur Organisation eines familienrechtlichen Dezernats vermittelt werden, damit diese Teilbereiche selbstständig abwickeln bzw. die Anwältin/den Anwalt besser unterstützen können. Dazu erhalten die Teilnehmer auch entsprechende Arbeitshilfen.

Ein weiterer wichtiger Bereich des Seminars wird sein, die persönlichen Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern, insbesondere durch Kommunikationstraining, Telefontraining und eine Einführung in das persönliche Zeitmanagement. Ziel dieses Seminarteils wird es sein, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, mit schwierigen oder emotional belasteten Mandanten zu kommunizieren, deren Wünsche und Anliegen in Erfahrung zu bringen, ohne dass diese Telefonate unmittelbar der Anwältin/dem Anwalt durchgestellt werden müssen.

Derart geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zu einer deutlichen Entlastung in der täglichen Arbeit führen. Dadurch wird die Anwältin/der Anwalt in die Lage versetzt, sich mehr als bisher der reinen juristischen Tätigkeit zu widmen, sie/er gewinnt also Zeit für das Wesentliche!

Und was wir auch nicht vergessen sollten: Wie verschiedene Untersuchungen zur Mandantenzufriedenheit gezeigt haben, wird die Qualität der Arbeit der Anwältin/des Anwalts von unseren Mandanten auch – und zu einem nicht unwesentlichen Anteil – an der Freundlichkeit und Kompetenz der Mitarbeiter gemessen. Gut geschultes Personal ist im Ergebnis also ein Wettbewerbsvorteil.

Autor: Jochem Schausten

Jochem Schausten, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Familienrecht, Krefeld