Gemeinschaftsordnung (WEMoG) / 3.11 Versammlungsniederschrift

3.11.1 Inhalt

Die Bestimmung des § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG regelt lediglich, dass eine Niederschrift anzufertigen ist, in der die in der Versammlung gefassten Beschlüsse wiederzugeben sind. Im Übrigen ist jeder Verwalter frei, wie er den konkreten Inhalt seiner Niederschriften gestaltet. Um hier für die Wohnungseigentümer eine klare Linie zu schaffen, sollte die Gemeinschaftsordnung die Inhalte möglichst konkretisieren.

"Die Niederschrift über die Wohnungseigentümerversammlung hat über den gesetzlichen Inhalt hinaus Angaben zur Ladungsfrist, zum Datum und Uhrzeit der Versammlung, dem Versammlungsort und der Versammlungsstätte, zum Versammlungsleiter, zu den teilnehmenden Wohnungseigentümern und Vertretern von Wohnungseigentümern, zu den jeweiligen Abstimmungsergebnissen, zu Geschäftsordnungsbeschlüssen, zum Ablauf der Versammlung, insbesondere zu Ordnungsmaßnahmen wie der Kürzung oder dem Entzug des Rederechts unter Angabe der Gründe zu enthalten."

3.11.2 Unterzeichnung der Niederschrift

In der Praxis entstehen immer wieder vermeidbare Probleme hinsichtlich des Unterschriftenerfordernisses des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG, wenn weder der Verwaltungsbeiratsvorsitzende noch sein Stellvertreter an der Wohnungseigentümerversammlung teilgenommen haben. Für diesen Fall sollte die Gemeinschaftsordnung eine Lösung bieten.

"In Ergänzung von § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG vereinbaren die Wohnungseigentümer, dass die Niederschrift über die Eigentümerversammlung neben dem Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer auch von einem anwesenden Mitglied des Verwaltungsbeirats unterzeichnet werden kann, soweit der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats und sein Stellvertreter mangels Anwesenheit nicht unterzeichnen können. Sollte kein Mitglied des Verwaltungsbeirats in der Wohnungseigentümerversammlung anwesend oder ein Verwaltungsbeirat nicht bestellt sein, genügt die Unterschrift eines weiteren Wohnungseigentümers."

3.11.3 Übersendung der Niederschrift

Nach dem Gesetz ist der Verwalter nicht verpflichtet, den Wohnungseigentümern die Versammlungsniederschriften zu übersenden. Es dürfte aber im Interesse aller Wohnungseigentümer liegen, dass ihnen diese übersandt werden. Eine entsprechende Verpflichtung des Verwalters kann durchaus in die Gemeinschaftsordnung aufgenommen werden, wenn gleichzeitig ein Sondervergütungsanspruch zugunsten des Verwalters begründet wird.

"Die Niederschrift ist vom jeweiligen Verwalter den Wohnungseigentümern in Textform (§ 126b BGB) zu übermitteln. Ein entsprechendes Sonderhonorar wird mit dem jeweiligen Verwalter im Verwaltervertrag geregelt."