GmbH-Geschäftsführer: Aufgaben / 6 Steuer-, sozialversicherungs- und andere öffentlich-rechtliche Pflichten

6.1 Steuerrechtliche Pflichten

Der Geschäftsführer ist auch für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten verantwortlich.^[1] Im Ernstfall haftet er persönlich für Steuerschulden der GmbH.^[2] Diese Pflichten umfassen insbesondere die rechtzeitige Abgabe von Steuererklärungen und Steueranmeldungen sowie die Einbehaltung und Abführung von Steuerbeträgen.

Im Regelfall muss die GmbH alljährlich folgende Steuererklärungen abgeben:

• Körperschaftsteuererklärung nebst handelsrechtlichem Jahresabschluss,
• Erklärung zur Feststellung des steuerlichen Einlagekontos,
• Gewerbesteuererklärung,
• Umsatzsteuererklärung.

Für Veranlagungszeiträume ab 2011 müssen sämtliche Steuererklärungen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden; die Einreichung von Formularen in Papierform ist nur noch in "Härtefällen" zulässig. Die Frist hierfür beträgt 5 Monate nach dem Ende des Kalenderjahrs, bei Betreuung durch einen Steuerberater grundsätzlich ein Jahr. Im Einzelfall kann darüber hinaus eine Fristverlängerung gewährt werden. Für Veranlagungszeiträume ab 2013 muss nach § 5b EStG zusätzlich die E-Bilanz elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.

Neben den Steuererklärungen hat die GmbH Steueranmeldungen abzugeben, in denen sie die Steuer selbst berechnen muss. Diese Pflicht gilt für

• die einzubehaltende Lohnsteuer,
• die einzubehaltende Kapitalertragsteuer,
• die abzuführende Umsatzsteuer.

Steueranmeldungen sind grundsätzlich 10 Tage nach dem Ablauf des Anmeldungszeitraums abzugeben. Die Kapitalertragsteueranmeldung ist in dem Zeitpunkt abzugeben, in dem die Gewinnausschüttung den Gesellschaftern zufließt.

Anmeldungszeitraum für die Lohnsteuer ist nach § 41a Abs. 2 EStG

• das Kalenderjahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 EUR betragen hat,
• das Kalendervierteljahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 1.080 EUR, aber nicht mehr als 5.000 EUR betragen hat,
• der Kalendermonat, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 5.000 EUR betragen hat.

Anmeldungszeitraum für die Umsatzsteuer ist nach § 18 Abs. 2 UStG

• das Kalenderjahr, wenn die abzuführende Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 EUR betragen hat,
• das Kalendervierteljahr, wenn die abzuführende Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 1.000 EUR, aber nicht mehr als 7.500 EUR betragen hat,
• der Kalendermonat, wenn die abzuführende Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 EUR betragen hat.

Wurde die GmbH erst im Laufe des Jahres gegründet, handelt es sich bei ihr um eine Vorratsgesellschaft oder wurde ein GmbH-Mantel reaktiviert, sind Umsatzsteuer-Voranmeldungen für das Gründungsjahr etc. sowie für das Folgejahr nach § 18 Abs. 2 Satz 4, 5 UStG stets monatlich beim Finanzamt abzugeben.

Praxis-Tipp

Frühzeitige Erstattung von Vorsteuerüberschüssen

Hat die GmbH im Vorjahr eine Umsatzsteuererstattung von insgesamt mehr als 7.500 EUR erhalten, kann sie nach § 18 Abs. 2a UStG den Kalendermonat statt des Vierteljahrs als Anmeldungszeitraum für die Umsatzsteuer wählen. Dazu muss sie bis zum 10.2. eine Voranmeldung für den Januar des Jahres abgeben, ist dann aber für das gesamte Kalenderjahr an diese Wahl gebunden. Monatliche Voranmeldungen bewirken, dass Vorsteuerüberschüsse früher erstattet werden als im Fall der quartalsweisen Abgabe der Voranmeldungen.

Beschließen die Gesellschafter eine Gewinnausschüttung, hat das zur Folge, dass von dem den Gesellschaftern zustehenden Ausschüttungsbetrag 25 % Kapitalertragsteuer, der darauf entfallende Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls Kirchensteuer einzubehalten und abzuführen sind. Die Steuerabzugsbeträge sind in dem Zeitpunkt einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen, in dem die Ausschüttung dem Gesellschafter zufließt. Als Zufluss gilt nach § 44 Abs. 2 EStG

• grundsätzlich der Tag, der als Auszahlungstag im Gewinnverwendungsbeschluss genannt ist; das gilt unabhängig davon, ob die Ausschüttung einem beherrschenden oder einem anderen Gesellschafter zufließt;
• im Fall des Fehlens eines Auszahlungstags im Gewinnverwendungsbeschluss der Tag nach dem Beschluss;
• bei vorübergehenden Liquiditätsproblemen und Stundung der Ausschüttung durch den Gesellschafter gegenüber der GmbH der Ablauf der Stundungsfrist.

Sollten Geschäftsführer es versäumen, die Lohn-, Umsatz- oder Kapitalertragsteuer abzuführen, riskieren sie im Fall der Insolvenz der GmbH, hierfür persönlich in Haftung genommen zu werden.

Gleiches gilt, wenn etwa angemeldete Lohnsteuer verspätet an das Finanzamt überwiesen wurde, dadurch aber in einen Zeitraum gefallen ist, in dem sie nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens durch den Insolvenzverwalter angefochten werden kann.^[3] Der Geschäftsführer darf während einer finanziellen Krise der Gesellschaft die Löhne ggf. nur gekürzt als Vorschuss oder Teilbetrag auszahlen, sodass er aus den dann übrig bleibenden Mitteln die entsprechende Lohnsteuer abführen kann. Tut er das nicht, weil er darauf ...