GmbH: Gewinnausschüttung - Wann und wie Sie den Beschlus ... / 3 So fassen Sie den Ausschüttungsbeschluss

Ein Ausschüttungsbeschluss kann erst nach Feststellung des Jahresabschlusses und im Zusammenhang mit der Ergebnisverwendung gefasst werden. Es handelt sich dabei um einen Gesellschafterbeschluss, der von der Gesellschafterversammlung gefasst wird.

Handelt es sich bei der GmbH um eine Ein-Personen-GmbH, bei der der Geschäftsführer zugleich der einzige Gesellschafter ist, muss der Gesellschafter-Geschäftsführer in seiner Funktion als Gesellschafter diese Beschlüsse treffen. Dies sollte so auch protokolliert und vom Gesellschafter-Geschäftsführer unterschrieben werden.

3.1 Formale Anforderungen an den Beschluss über die Ergebnisverwendung

Üblicherweise werden Beschlüsse im Rahmen von Präsenzversammlungen getroffen, wobei zwischen ordentlicher und außerordentlicher Versammlung unterschieden wird. Möglich ist aber auch eine schriftliche Beschlussfassung z. B. im Umlaufverfahren. Zu beachten sind dabei immer die im Gesellschaftsvertrag getroffenen Regelungen. Oft wird hier festgelegt, dass der Beschluss über die Ergebnisverwendung im Rahmen einer ordentlichen Gesellschafterversammlung gefasst wird.

3.2 Fristen für den Beschluss über die Ergebnisverwendung

Eine GmbH ist verpflichtet, jährlich den Jahresabschluss festzustellen und einen Beschluss über die Ergebnisverwendung zu treffen. Diese Fristen gelten dafür:

• kleine GmbHs: innerhalb von 11 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres
• mittelgroße und große GmbHs: innerhalb von 8 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres.

Wichtig: Die Frist für die Feststellung des Jahresabschlusses darf nicht mit der Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses verwechselt werden! Für die Aufstellung ist die Geschäftsführung verantwortlich. Es gelten diese Fristen:

• kleine GmbHs: innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres
• mittelgroße und große GmbHs: innerhalb von 3 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres

Die Fristen für die Beschlussfassung können nicht durch den Gesellschaftsvertrag verlängert werden, sind also zwingend einzuhalten. Verstöße dagegen können Schadensersatzansprüche nach sich ziehen, wenn dadurch einem Gläubiger notwendige Informationen über die GmbH vorenthalten werden und ihm deshalb ein Schaden entsteht.

Die Voraussetzungen für die Einstufung in kleine, mittelgroße und große GmbH sind gesetzlich anhand verschiedener Kennzahlen in den §§ 267, 267a HGB festgelegt.

• Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens 2 der 3 nachstehenden Merkmale nicht überschreiten: 6.000.000 EUR Bilanzsumme. 12.000.000 EUR Umsatzerlöse in den 12 Monaten vor dem Abschlussstichtag und im Jahresdurchschnitt 50 Arbeitnehmer.
• Mittelgroße Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens 2 der 3 oben bezeichneten Merkmale überschreiten und jeweils mindestens 2 der 3 nachstehenden Merkmale nicht überschreiten: 20.000.000 EUR Bilanzsumme. 40.000.000 EUR Umsatzerlöse in den 12 Monaten vor dem Abschlussstichtag und im Jahresdurchschnitt 250 Arbeitnehmer.
• Große Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens 2 der Merkmale für mittelgroße Kapitalgesellschaften überschreiten.

Art der Tätigkeit	Wer ist zuständig	Welche Fristen gelten, evtl. Folgen der Fristversäumnis
Aufstellung des Jahresabschlusses	Gesetzliche Vertreter der GmbH, d. h. Geschäftsführung, vgl. § 264 Abs. 1 HGB	innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres bei einer kleinen GmbH innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres bei einer mittelgroßen und großen GmbH
Feststellung Jahresabschluss	Gesellschafterbeschluss, § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG	innerhalb von 11 Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres bei einer kleinen GmbH innerhalb von 8 Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres bei einer mittelgroßen oder großen GmbH
Gewinnverwendung/Ergebnisverwendung	Gesellschafterbeschluss, § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG	innerhalb von 11 Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres bei einer kleinen GmbH innerhalb von 8 Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres bei einer mittelgroßen oder großen GmbH

Achtung

Jahresabschluss unbedingt durch Feststellung fixieren

Solange der Jahresabschluss nicht festgestellt ist, handelt es sich lediglich um einen Entwurf der Geschäftsführung. Das hat zur Folge, dass er noch abgeändert oder ergänzt werden kann. Allerdings ist dann gegebenenfalls eine erneute Prüfung durch den Abschlussprüfer erforderlich, sofern dieser den Jahresabschluss bereits mit seinem Bestätigungsvermerk versehen hatte.

Die Fassung eines wirksamen Verwendungsbeschlusses setzt voraus, dass

1. der Jahresabschluss durch die Geschäftsführung ggf. unter Hinzuziehung einer Abschlussprüfung aufgestellt wird
2. der Jahresabschluss durch den Gesellschaftsbeschluss festgestellt wird und
3. auf Basis des festgestellten Jahresabschlusses der Verwendungsbeschluss – ebenfalls durch Gesellschaftsbeschluss – getroffen wird.

Nur wenn diese Voraussetzungen vorliegen, ist der Verwendungsbeschluss wirksam. Insbesondere, wenn es um die Frage der inkongruenten Gewinnausschüttung und deren steuerlichen Anerkennung geht, ist es wichtig, die formalen Voraussetzungen zu berücksichtigen, vgl. dazu ausführlich weiter unten.

3.3 Einfache Mehrheit genügt für den Verwendungsbeschluss

Der Beschluss über die Gewinnverwendung wird grunds...