Das Gebäudeenergiegesetz unterscheidet zwischen Verbrauchsausweis und Bedarfsausweis (§ 79 Abs. 1 Satz 2 GEG). In dem relativ einfachen und kostengünstig zu erstellenden Verbrauchsausweis (§ 82 GEG) wird lediglich der tatsächliche End- und Primärenergieverbrauch des Gebäudes der letzten drei Jahre dokumentiert. Aus den Heizkostenabrechnungen bzw. den Rechnungen des Energielieferanten wird der von witterungs- und nutzungsbedingten Schwankungen bereinigte Energieverbrauch pro m² Wohnfläche und Jahr ermittelt (in kWh) und in den Verbrauchsausweis aufgenommen. Liegen dem Eigentümer die Verbrauchsdaten nicht vor, weil nicht er, sondern der Mieter Vertragspartner des Energielieferanten ist, z.B. bei Gasetagenheizungen in einem Mehrfamilienhaus oder bei einer vom Mieter betriebenen Gas- oder Ölzentralheizung in einem Einfamilienhaus, ist der Mieter verpflichtet, dem Vermieter die für die Erstellung eines Verbrauchsausweises benötigten Verbrauchsdaten zur Verfügung zu stellen. Dies stellt eine Nebenpflicht aus dem Mietvertrag dar.
Der Mieter kann die Übermittlung der Daten nicht unter Berufung auf das BDSG verweigern, da dabei keine persönlichen Daten preisgegeben werden und ferner das Interesse des Vermieters an der Erstellung eines Energieausweises mit relativ geringem finanziellem Aufwand das eventuelle Interesse des Mieters an einer Auskunftsverweigerung überwiegt.
Bei dem wesentlich aufwendigeren und entsprechend teureren Bedarfsausweis (§ 81 GEG) wird der Energiebedarf des Gebäudes errechnet. Dazu muss der energetische Zustand des Gebäudes festgestellt werden, insbesondere die Wärmedämmwerte der Bauteile (unter anderem Außenwände, Fenster, Keller- und Speicherdecken) sowie die energetische Qualität der Heizungsanlage. Aus diesen Faktoren wird dann der theoretische Heizenergiebedarf des Gebäudes errechnet. Stellt der Aussteller des Energieausweises keine eigenen Berechnungen an, die für die Ausstellung des Energieausweises erforderlich sind, muss er vorhandene Berechnungen einsehen oder sich vom Eigentümer zur Verfügung stellen lassen (§ 83 Abs. 2 GEG). Stellt der Eigentümer des Gebäudes die Daten bereit, muss er dafür Sorge tragen, dass diese richtig sind. Der Aussteller muss die vom Eigentümer bereitgestellten Daten sorgfältig prüfen und darf sie seinen Berechnungen nicht zugrunde legen, wenn Zweifel an deren Richtigkeit bestehen (§ 83 Abs. 3 GEG).
Nicht nur der Eigentümer muss einen Energieausweis vorlegen können, sondern auch der Makler, wenn er mit dem Verkauf, der Vermietung oder der Verpachtung einer Immobilie beauftragt wurde. Zudem müssen bereits in der zum Verkaufsangebot gehörigen Anzeige fürs Immobilienportal bestimmte Pflichtangaben enthalten sein.
Wenn der Eigentümer einen Energieausweis erstellen lassen möchte, sind nicht nur Personen mit berufsqualifizierendem Hochschulabschluss oder einer gleichwertigen Ausbildung bzw. Fortbildung zur Ausstellung berechtigt, sondern auch Handwerker eines zulassungspflichtigen Bau-, Ausbau- oder anlagentechnischen Gewerbes sowie Schornsteinfeger. Neu aufgenommen wurden mit dem GEG 2024 auch Personen, die eine Qualifikationsprüfung Energieberatung des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle erfolgreich abgeschlossen haben.
Hierbei sind jedoch strengere Vorgaben zu erfüllen:
- Es müssen Berechnungen anderer Aussteller einbezogen werden, bevor der Ausweis ausgestellt wird.
- Angaben vom Immobilieneigentümer müssen geprüft werden und dürfen keine Verwendung finden, wenn deren Richtigkeit angezweifelt wird.
- Bei Bestandsgebäuden muss eine Ortsbegehung durchgeführt werden. Alternativ müssen geeignete Fotos angefordert werden (§ 84 GEG).
- Im Energieausweis muss immer auch die CO2-Emission des Gebäudes angegeben werden (§ 85 GEG).
- Ebenfalls sind Informationen zu inspektionspflichtigen Klimageräten verpflichtend. Weiterhin sind die Art der genutzten erneuerbaren Energien zur Erfüllung der Anforderungen nach § 71 Abs. 1 GEG anzugeben.