Incentivereisen in der Entgeltabrechnung / 3 Studien- und Gruppenreisen

Das sog. Portugalurteil^[1] ist nach den Entscheidungsgründen auch auf Studien- und Gruppeninformationsreisen anzuwenden. Bei einer solchen Reise kann es sich ebenfalls um eine gemischt veranlasste Reise handeln – soweit dem Grunde nach eine berufliche Veranlassung festgestellt werden kann –, bei der die Grundsätze des BFH zur Aufteilung von Sachzuwendungen in Arbeitslohn und Zuwendungen in betrieblichem Eigeninteresse anzuwenden sind.^[2]

[1] BFH, Urteil v. 18.8.2005, VI R 32/03, BStBl 2006 II S. 30.

[2]

S. Abschn. 2.

3.1 Anschlussurlaub gilt als privat veranlasst

Verbringt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer unmittelbar beruflich veranlassten Reise vor oder nach Abschluss der beruflichen Tätigkeit weitere private Reisetage (Urlaub) am Ort/im Land der beruflichen Tätigkeit, so sind diese Reisetage nicht beruflich veranlasst.

Bei den Übernachtungs- und Verpflegungskosten handelt es sich insoweit nicht um Reisekosten, da sie durch einen unmittelbaren (konkreten) privaten Anlass bedingt sind.

Die Fahrt- oder Flugkosten sind dagegen gleichwohl ausschließlich beruflich veranlasst und können in vollem Umfang steuerfrei erstattet werden, wenn der Reise ein unmittelbarer betrieblicher Anlass zugrunde liegt. Eine Aufteilung ist nicht vorzunehmen. Das gilt allerdings nicht, wenn die privat veranlassten Reisetage zu einer nicht abgrenzbaren Erhöhung der Flug- bzw. Fahrtkosten führen.

Praxis-Beispiel

Geschäftsreise mit anschließendem Privataufenthalt

Ein Arbeitnehmer nimmt im Auftrag seines Arbeitgebers im Mai an Verkaufsverhandlungen mit einem Kunden in Tokio teil. Die Verhandlungen erstrecken sich über eine Woche. Der Arbeitgeber trägt die Aufwendungen für Flug, Unterkunft und Verpflegung. Der Arbeitnehmer verbringt unmittelbar im Anschluss an die Verkaufsverhandlungen 3 Wochen Urlaub in Japan. Höhere Flugkosten entstehen dadurch nicht.

Ergebnis: Die durch den anschließenden Urlaub bedingten Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind keine Reisekosten. Den Flugkosten liegt eine konkrete berufliche Veranlassung zugrunde. Sie sind als Reisekosten in vollem Umfang steuerfrei.

3.2 Reisekostenerstattung für Angehörige ist steuerpflichtig

Bei Arbeitnehmern in leitender Funktion kann es vorkommen, dass sie bei Auswärtstätigkeiten – insbesondere bei Auslandsreisen – von ihren Ehegatten oder Familienangehörigen begleitet werden. Die Mitnahme beruht häufig auf gesellschaftlicher Grundlage, weil sich die Arbeitnehmer erfahrungsgemäß gewissen Repräsentationspflichten nicht entziehen können. Die dadurch erwachsenden Aufwendungen sind eine Folge der beruflichen und gesellschaftlichen Stellung dieser Arbeitnehmer und gehören daher zu den Kosten der Lebensführung, auch wenn der Beruf des Arbeitnehmers dadurch gefördert wird.^[1]

Soweit Aufwendungen (Flug-, Hotel-, Verpflegungs- oder Nebenkosten) für den mitreisenden Ehegatten oder andere Angehörige vom Arbeitgeber übernommen werden, gehören diese in vollem Umfang zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, soweit nicht ausnahmsweise durch den Ehegatten eine fremde Arbeitskraft ersetzt wird.

[1] BFH, Urteil v. 1.8.1968, IV R 232/67, BStBl 1968 II S. 713.