I. Gesellschaftsbücher/Gesellschaftsrechtliche Pflichtaufzeichnungen
Rz. 142
Die Gesellschaft ist verpflichtet, neben einem ordnungsgemäßen Rechnungswesen (siehe Rdn 145) auch sogenannte Gesellschaftsbücher zu führen und laufend auf dem aktuellen Stand zu halten. Diese sind an dem Sitz der Gesellschaft zu verwahren. Die Archivierung in elektronischer Form ist zulässig, sofern die dafür definierten technischen Vorgaben beachtet werden, Section 120 (2) CA, Abschnitte 27–30 Companies (Management and Administration) Rules von 2014.
Rz. 143
Die Inhalte gehen deutlich über die Sachverhalte hinaus, welche im Rahmen laufender Meldungen an das Handelsregister oder an Finanzbehörden offenzulegen sind.
Es handelt sich hierbei unter anderem um die folgenden Aufzeichnungen, welche laufend oder bei Eintreten des entsprechenden Sachverhaltes zu erstellen und zu aktualisieren sind:
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dingliche Belastungen des Gesellschaftsvermögens/Kreditsicherheiten, Section 85 CA; |
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Gesellschafterliste, Section 88 CA; |
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Protokollbücher der Gesellschafterversammlungen, Section 118 CA; |
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Protokollbücher der Sitzungen des Board of Directors, Section 118 CA; |
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Unterlagen zum Rechnungswesen und den Jahresabschlüssen, Section 128 CA; |
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Liste der Geschäftsführer und Leitungspersonen, Section 170 CA; |
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Daten von Darlehen, abgegebenen Garantien, Section 186 (9) CA. |
II. Geschäftsbriefe
Rz. 144
Die Gesellschaft hat auf dem Briefbogen Angaben aufzunehmen mit dem kompletten Firmennamen, der Adresse des Firmensitzes (Registered Office), Gesellschaftsnummer, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Faxnummer (sofern vorhanden), Website (sofern vorhanden), Section 12 (3) CA. Im Falle einer vom Registered Office abweichenden Adresse für den Ort des eigentlichen Büro- und/oder Produktionsbetriebes wird diese Adresse in der Praxis auf dem Briefbogen zusätzlich, und meist an hervorgehobener Stelle, angegeben.
III. Buchführungspflicht
Rz. 145
Die Gesellschaft ist zur Führung eines ordnungsgemäßen Rechnungswesens unter Einhaltung der indischen Rechnungslegungsvorschriften verpflichtet, Section 128 (1) CA. Die Rechnungslegungsvorschriften ergeben sich aus dem Companies Act, Sections 128 ff. CA, und diversen Ausführungsbestimmungen, insbesondere den 32 Rechnungslegungsgrundsätzen des indischen Berufsverbandes der Wirtschaftsprüfer (The Institute of Chartered Accountants of India).
Rz. 146
Das Geschäftsjahr einer indischen Gesellschaft ist im gesetzlichen Regelfall der Zeitraum April bis März, wobei das erste Geschäftsjahr einen Zeitraum von bis zu 15 Monaten umfassen kann (vgl. Rdn 82). Auf Antrag der Gesellschaft kann in begründeten Fällen ein von dem Zeitraum April bis März abweichendes Geschäftsjahr festgelegt werden, Section 2 (41) CA. Davon unberührt bleibt jedoch, dass für steuerliche Pflichten der Zeitraum April bis März auch auf Antrag nicht geändert werden kann. Infolgedessen ist die praktische Bedeutung des Antrages auf Genehmigung eines abweichenden Geschäftsjahres gering.
IV. Jahresabschluss, Jahresabschlussprüfer
Rz. 147
Der Jahresabschluss ist unter Beachtung der Regelungen des Companies Act und der Rechnungslegungsvorschriften zu erstellen. Der Jahresabschluss umfasst neben der Bilanz auch die Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Reihe von verpflichtenden Anlagen und Offenlegungen. Hierbei ist auch für kleine Gesellschaften eine vergleichsweise große Zahl an Detaildarstellungen aufzunehmen. Erforderlich sind in der Regel Kapitalflussrechnung, Geschäftsvorfälle mit nahestehenden Personen, Aufgliederungen zu Abschreibungen, Geschäftsvorfälle in Fremdwährungen. Der Companies Act enthält gesetzliche Vorgaben für Aufbau und Inhalt des Jahresabschlusses, Schedule III CA.
Rz. 148
Der Jahresabschluss ist durch einen indischen Wirtschaftsprüfer (Chartered Accountant) zu prüfen und mit einem Prüfungsvermerk (Testat) zu versehen. Die Prüfungspflicht besteht unabhängig von der Größe der Gesellschaft.
Rz. 149
Der Jahresabschluss ist den Gesellschaftern in der Jahreshauptversammlung durch das Board of Directors vorzulegen, zusammen mit dem Lagebricht sowie dem Prüfungsbericht des Abschlussprüfers.
Rz. 150
Der Jahresabschluss ist als Teil der gesellschaftsrechtlichen Jahresmeldung in der vorgegebenen Form bei dem Handelsregister einzureichen.
V. Bestellung und Abberufung des Abschlussprüfers
Rz. 151
Ein erste Jahresabschlussprüfer ist binnen 30 Tagen nach Gründung durch das Board of Directors zu bestellen; die Bestellung ist in der Jahreshauptversammlung zu bestätigen. Der Bestellungszeitraum des Abschlussprüfers beträgt fünf Geschäftsjahre, Section 139 (1) CA.
Rz. 152
Eine Abberufung vor dem Ende der Amtszeit erfordert einen Gesellschafterbeschluss mit qualifizierter Mehrheit, zuvor muss jedoch eine Genehmigung für die Abberufung bei der Registerbehörde eingeholt werden. Vor dem Antrag ist dem Abschlussprüfer Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben, Section 140 (1) CA. In dem Antragsverfahren sind detaillierte Angaben zu machen zu der bisherigen Tätigkeit des Prüfers sowie etwaigen Meinungsverschiedenheiten oder offenen Sachverhalten, Abschnitt 7 Companies (Audit and Auditors) Rules von 2014, Antragsformular ADT-2.
Rz. 153
Im Falle des Rücktritts des Abschlussprüfers von dem Mandat ha...