Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung / 2.1 Form und Inhalt des Auskunftsbegehrens

Das Auskunftsbegehren unterliegt nach den Bestimmungen der DSGVO keinen besonderen Anforderungen an Form und Inhalt und ist auch nicht zu begründen. Nach Erwägungsgrund 63 DSGVO dient das Auskunftsrecht dem Zweck, dass sich der Betroffene der Verarbeitung bewusst wird und deren Rechtmäßigkeit überprüfen kann. Ist eine Verarbeitung erfolgt, besteht im Weiteren das Recht, eine Auskunft über die folgenden Sachverhalte zu erhalten:

• Verarbeitungszwecke,
• Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,
• Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern, die diese Daten bereits erhalten haben oder künftig erhalten sollen,
• geplante Speicherdauer, falls möglich – andernfalls die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer,
• Hinweis auf das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung bzw. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung,
• Hinweis auf das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
• Herkunft der Daten, soweit diese nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden,
• das Bestehen einer automatischen Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit aussagekräftigen Informationen über die dabei involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen solcher Verfahren.

Die Auskunft hat in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form und unentgeltlich zu erfolgen.

Dem Betroffenen sind die Informationen unverzüglich, in jedem Fall aber binnen eines Monats nach Eingang des Antrags schriftlich, elektronisch oder, auf Verlangen, mündlich zur Verfügung zu stellen (Art. 12 DSGVO). Aufgrund des engen Zeitrahmens ist es erforderlich, die Mitarbeiter zu sensibilisieren, unverzüglich auf einen solchen Antrag zu reagieren.

Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, empfiehlt es sich, diesen für die Bearbeitung der Auskunftserteilungen hinzuzuziehen.

Hinweis

Prozess der Auskunftserteilung bei Bestellung und Einschaltung eines Datenschutzbeauftragten

1. Zunächst wird die Identität der anfragenden Person über Ausweisdokumente sichergestellt, es sei denn, der Anfragende ist persönlich bekannt.
2. Sofern ein Auskunftsersuchen bei einem Mitarbeiter schriftlich, elektronisch oder verbal eingeht, meldet dieser den Vorgang unverzüglich seinem Vorgesetzten und dem Datenschutzbeauftragten.
3. Nun wird ermittelt, in welcher Beziehung der Auskunftsersuchende zum Unternehmen steht.
4. Zum Nachweis der gespeicherten personenbezogenen Daten des Auskunftsersuchenden werden Screenshots aus den Systemen angefertigt, wenn dies nicht über Softwaremodule möglich ist.
5. Die gesamten Unterlagen werden dem Datenschutzbeauftragten zur Verfügung gestellt.
6. Der Datenschutzbeauftragte erstellt anhand der vorliegenden Unterlagen ein Antwortschreiben, das er der zuständigen Stelle im Unternehmen zur Abstimmung und Freigabe zur Verfügung stellt.
7. Nach erteilter Freigabe versendet der Datenschutzbeauftragte das Antwortschreiben nebst Anlage an den Auskunftsersuchenden.