Rz. 160
Wegen des Fehlens eines Registers sind Nachweise über US-amerikanische Firmen nicht einfach zu führen.[525] Eine der Bescheinigung nach § 21 BNotO vergleichbare Bescheinigung eines US-amerikanischen "notary public" scheidet aus, da dieser nicht über die einem deutschen Notar vergleichbare Qualifikation, Amtsstellung und Befugnisse verfügt.[526] Denkbar wäre aber eine gutachterliche Stellungnahme eines Anwalts.[527]
Rz. 161
Da man bei einer Partnership aus den "articles of partnership" ersehen kann, ob ein Geschäft zum üblichen Geschäftskreis gehört, kann eine beglaubigte Abschrift dieser "articles" als entsprechender Nachweis dienen.[528] Sicherheit hinsichtlich der Vertretungsverhältnisse kann aber nur eine von allen Partnern ausgestellte Vollmacht bringen.[529]
Rz. 162
Bei corporations erfolgt die Gründung durch Einreichung der Gründungsurkunde bei der zuständigen Stelle, regelmäßig dem "Secretary of State", des Gründungsstaates, welche hierüber ein "certificate of incorporation", d.h. eine Gründungsbestätigung, ausstellt.[530] Durch ein solches "certificate", dem in aller Regel die "articles of incorporation" (Gründungssatzung) beigefügt sind, lässt sich die Gründung nachweisen.[531] Ist die "corporation" bereits vor längerer Zeit gegründet worden, empfiehlt es sich, den hierfür i.d.R. ebenfalls zuständigen "Secretary of State" ein sogenanntes "certificate of good standing" ausstellen zu lassen, um zu belegen, dass die "corporation" noch besteht.[532] Er ist meistens auch für die Ausstellung der erforderlichen Apostille zuständig.[533] Teilweise wird dazu geraten, sich vom "Secretary of State" dabei auch bestätigen zu lassen, dass die corporation die "franchise taxes" bezahlt hat und ihren jährlichen Beitragspflichten nachgekommen ist, weil bei etwaigen Verstößen dagegen in manchen Staaten die Amtslöschung droht.[534] Statt dieser Unterlagen des "Secretary of State" kann auch eine Erklärung über die Existenz der Gesellschaft durch den "company’s secretary" als Nachweis genügen.[535] Mit diesen Unterlagen kann zwar das Bestehen der "corporation", noch nicht aber die Vertretungsmacht des Handelnden belegt werden. Insoweit wird als sicherer Nachweis vorgeschlagen, die Gründungsurkunde sowie Abschriften von Beschlüssen des "board of directors" oder Abschriften der Gesellschaftssatzung vorzulegen, aus denen die Bevollmächtigung bestimmter Personen hervorgeht, wobei die Abschriften vom "secretary" der Gesellschaft beglaubigt und mit dem "corporation seal" ("company seal", "corporate seal") versehen sein müssen.[536] Hinzu kommen muss dabei das i.d.R. vom "secretary" der "corporation" ausgestellte "certificate of officer" bzw. "secretary’s certificate", in dem die Vertretungsberechtigung zur Vornahme eines bestimmten Rechtsgeschäfts bestätigt wird.[537] Weiterhin wird zu diesen Unterlagen ein "acknowledgement" des "secretary" der "corporation" – eine Art inhaltliche Bestätigung der von ihm im "certificate" gemachten Angaben – gefordert, wobei die Unterschrift des "secretary" zu dieser Erklärung von einem "notary public" beglaubigt wird.[538] Freilich steht ein solches "secretary’s certificate" nicht einem beglaubigten Handelsregisterauszug oder einer Bescheinigung nach § 21 BNotO gleich, man wird es aber als ausreichend akzeptieren können, da es auch im US-amerikanischen Rechtsverkehr genügt und dort keine höheren Anforderungen gestellt werden.[539] Außerdem kann die "corporation" Dritten, die auf eine solche Bescheinigung vertrauen, etwaige Fehler der Vollmachtserteilung nicht entgegen halten.[540] Daneben sehen manche US-Bundesstaaten die Möglichkeit vor, dass der unmittelbar für die "corporation" handelnde "officer" gegenüber dem seine Unterschrift beglaubigende "notary public" seine Vertretungsberechtigung für die "corporation" erklärt ("acknowledgement by corporation").[541] Dieses eignet sich aber nicht als Nachweis der Vertretungsbefugnis des Bevollmächtigten zum Zweck der Beurkundung vor einem deutschen Notar, soll jedoch nach in der Literatur vertretener Ansicht in den Fällen einer in den USA von einem "notary public" zugunsten einer dann in Deutschland handelnden Person zu beglaubigenden Vollmacht oder der Genehmigung eines in Deutschland von einem vollmachtlos Handelnden vorgenommenen Rechtsgeschäfts genügen.[542]
Rz. 163
Bei einem Business trust ergibt sich der Umfang der Vertretungsmacht aus dem "trust agreement", so dass man sich davon eine beglaubigte Abschrift zur Verfügung stellen lassen sollte.[543]
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