Keller/Munzig, KEHE Grundbuchrecht, GBO § 10 [Aufbewahru ... / B. Die verschiedenen Urkunden

I. Aufbewahrung der Grundbücher

Rz. 4

Die Anordnung der dauernden Aufbewahrung der (Papier-)Grundbücher ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Sie war bislang in den Aktenordnungen der Länder geregelt und ergab sich aus dem Gesamtzusammenhang des Grundbuchverfahrensrechts. Die dauernde Aufbewahrung ist auch in den Geschäftsanweisungen der Länder angeordnet (vgl. Nr. 3 VwV-Grundbuchsachen Sachsen). Dem Gesetzgeber erschien es mit Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs im maschinell geführten Grundbuch geboten, dies durch eine Neuformulierung des Abs. 1 klarzustellen.^[7] Die Aufbewahrungspflicht erfährt aber eine Einschränkung oder Erleichterung durch die Möglichkeit, geschlossene Grundbücher digital zu speichern (§ 10a Abs. 1 GBO).

[7] BR-Drucks 66/09, S. 23.

II. Urkunden, auf die eine Eintragung sich gründet

Rz. 5

Diese sind die Urkunden, die zur Vornahme der Eintragung nach dem formellen Grundbuchrecht erforderlich sind; der Zweck des § 10 GBO ist es, jederzeit den Nachweis zu ermöglichen, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Eintragung vorgelegen haben. Es sind zu nennen:^[8]

▪	Eintragungsanträge (§ 13 GBO), Eintragungsbewilligungen (§ 19 GBO), Einigungen, soweit sie nachzuweisen sind (§ 20 GBO), Zustimmungs- und Abtretungserklärungen (§§ 22, 26, 27 GBO), behördliche Bescheinigungen (§§ 7 Abs. 4, 9 Abs. 1, 32 Abs. 2 WEG), Genehmigungen (§ 2 GrdStVG, § 2 GVO, § 22 GrdEStG).[9] Hierher gehören auch die Aufteilungspläne nach §§ 7 Abs. 4 Nr. 1, 32 Abs. 2 Nr. 1 WEG, oder Karten, die eine Erklärungsurkunde ergänzen (z.B. im Falle des § 7 Abs. 2 oder § 1023 S. 2 BGB).
▪	Urkunden, die eine zur Vornahme der Eintragung notwendige Erklärung ersetzen, also Urteile (§§ 894, 895 ZPO), vollstreckbare Titel aller Art, insbes. auch einstweilige Verfügungen nach §§ 935, 938 ZPO (zur Eintragung von Vormerkung, Widerspruch, Erwerbsverbot), Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse. Hierher gehören auch Überweisungszeugnisse (§§ 36, 37 GBO), behördliche Ersuchen (§ 38 GBO) sowie andere Urkunden, die z.B. eine Grundbuchunrichtigkeit beweisen (z.B. Sterbeurkunden).[10]
▪	Vollmachten, Erbscheine, Testamente und Testamentsvollstreckerzeugnisse, Erbverträge (§ 35 GBO), Bescheinigungen des Registergerichts.
▪	Auszüge aus dem amtlichen Verzeichnis, sowie Karten (§§ 2 Abs. 3, 7 Abs. 2 GBO).

[8] Lemke/Schneider, § 10 Rn 3 ff.

[9] Meikel/Böttcher, § 10 Rn 7; Demharter, § 10 Rn 4; Bauer/v. Oefele/Maaß, § 10 Rn 9.

[10] Lemke/Schneider, § 10 Rn 6.

III. Urkunden, auf die eine Eintragung Bezug nimmt

Rz. 6

Sie sind durch die Bezugnahme Teil der Eintragung selbst geworden und müssen schon deshalb aufbewahrt werden. Im Übrigen fallen sie regelmäßig auch unter die Gruppe der Urkunden, die der Eintragung zugrunde liegen.^[11] Aufzubewahren ist jedoch nicht die nach § 1115 Abs. 2 BGB in Bezug genommene Satzung; hier genügt auch grundbuchrechtlich die öffentliche Bekanntmachung.^[12]

[11] Meikel/Böttcher, § 10 Rn 11; Bauer/Schaub/Maaß, § 10 Rn 5.

[12] Demharter, § 10 Rn 8.

IV. Urkunden über schuldrechtliche Rechtsgeschäfte, die der Eintragungsbewilligung zugrunde liegen

Rz. 7

Es sind dies die Urkunden über schuldrechtliche Rechtsgeschäfte, zu deren Erfüllung die Eintragungsbewilligung dient; z.B. die Kaufverträge oder Hypothekenbestellungsverträge. Diese Urkunden, die zur Vornahme der Eintragung nicht nötig sind, konnten die Beteiligten nach dem inzwischen aufgehobenen Abs. 3 dem Grundbuchamt zur Aufbewahrung in Urschrift, Ausfertigung oder beglaubigter Abschrift übergeben. Nach der Streichung der Norm besteht diese Möglichkeit und die damit korrespondierende Verwahrungspflicht des Grundbuchamts nicht mehr.^[13]

Dies kann jedoch nur für Urkunden gelten, in denen allein das Verpflichtungsgeschäft verbrieft ist. Sind in einer Urkunde das Verpflichtungsgeschäft und die Auflassung erfasst, kann das Grundbuchamt eine Trennung nicht verlangen. Selbstverständlich ist die Urkunde über das Grundgeschäft dann zu den Akten zu nehmen, wenn sie zu den Eintragungsunterlagen gehört, z.B. bei Eintragung einer Vormerkung, oder weil die Entgeltlichkeit (Vorerben- bzw. Testamentsvollstreckerverfügung) zu prüfen oder das Vorliegen einer zu erfüllenden Verbindlichkeit (etwa bei § 181 BGB) nachzuweisen war.

[13] Lemke/Schneider, § 10 Rn 11.