Keller/Munzig, KEHE Grundbuchrecht, GBO § 10a [Aufbewahr ... / C. Technische Verfahren

Rz. 6

§ 10a GBO legt sich nicht auf bestimmte Verfahren fest, sondern ist gegenüber allen geeigneten Archivierungsmethoden – auch künftigen technologischen Entwicklungen – offen, sofern dauerhaft die Wiedergabe oder die Lesbarmachung der Daten sichergestellt ist.

Rz. 7

Bei der beispielhaft genannten Wiedergabe auf einem Bildträger wird durch Mikroverfilmung ein verkleinertes, analoges Abbild des Schriftstücks hergestellt. In der Praxis sind hierfür unterschiedliche Verfahren im Einsatz.^[6] Einzelheiten zum Vorgehen bei der Herstellung sowie zur Behandlung von Schriftgut und Mikrofilmen enthalten die Grundsätze für die Mikroverfilmung von Schriftgut in der Rechtspflege und Justizverwaltung, deren Anwendung den Landesjustizverwaltungen von der Bund-Länder-Kommission für Datenverarbeitung und Rationalisierung in der Justiz mit Beschl. v. 29.10.1990 empfohlen wurde.^[7]

Rz. 8

Welche anderen Datenträger verwendet werden können, wurde zweckmäßigerweise mit Rücksicht auf den ständigen und rasanten Fortschritt im Bereich der elektronischen Archivierung nicht im Einzelnen festgelegt. In Frage kommen – im Unterschied zur analogen Wiedergabe – vor allem Speichermedien, die mit digitalen Daten beschrieben werden können, also Magnetplatten oder -bänder, Disketten, CD-ROM, WORM o.Ä. Entsprechend den Vorschriften über das maschinelle Grundbuch bleibt es der für die Entscheidung über die Erfassung zuständigen Stelle überlassen, ob die Speicherung in codierter Form (als elektronische Zeichen) oder in nichtcodierter Form (als Bilddaten) erfolgt (vgl. § 126 GBO Rdn 12). Wünschenswert ist praktischerseits das Scannen und Erzeugen von Bilddateien (CI- und NCI-Dateien).^[8]

Rz. 9

Die nachträgliche Erfassung vorhandener, großer Papiermengen wird aus Gründen der Praktikabilität und aus wirtschaftlichen Gründen fast immer durch Mikroverfilmung oder durch Scannen erfolgen und im letzteren Fall regelmäßig zur Speicherung als Bilddaten führen. Die nachträgliche Umwandlung in codierte Daten durch den Einsatz sog. OCR^[9]-Software ist möglich, erfordert aber mit Rücksicht auf eine je nach Qualität der zum Einsatz gelangenden Vorlagen und technischen Komponenten nicht unbeträchtliche Erkennungsfehlerquote hohen Nachbearbeitungsaufwand, der nur dort lohnend ist, wo die erfassten Daten zur unmittelbaren Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Zur vergleichbaren Problematik beim maschinellen Grundbuch vgl. § 126 GBO Rdn 12.

Rz. 10

Zur Lesbarmachung von Bildträgern sind spezielle Lesegeräte erforderlich, die eine vergrößerte Darstellung der Daten auf einem Sichtschirm ermöglichen. Auch die Herstellung von Fotokopien ist möglich. Bei anderen Datenträgern wird die Wiedergabe, wie bei EDV-Anlagen üblich, an geeigneten Bildschirmen oder durch Ausdruck erfolgen. Da in beiden Fällen eine unmittelbare sinnliche Wahrnehmung der gespeicherten Daten nicht mehr möglich ist, müssen Vorkehrungen getroffen werde, die die Verfügbarmachung der Daten innerhalb angemessener Zeit und dauerhaft gewährleisten. Dies schließt Vorkehrungen gegen den unangemessen langen Ausfall der Wiedergabeeinrichtungen ebenso ein wie die rechtzeitige Anpassung an dem Stand der Technik entsprechende neue Speicherverfahren.

Rz. 11

Der Gesetzgeber konnte jedoch mit Rücksicht auf die Aufbewahrung der Originale (siehe Rdn 15) hier darauf verzichten, so strenge Anforderungen an die Datenhaltung wie § 126 Abs. 1 S. 2 GBO für das maschinelle Grundbuch zu stellen.

[6] Meikel/Dressler, § 10a Rn 11 ff.

[7] Abgedruckt bei Meikel/Dressler, im Anh. zu § 10a.

[8] Eingehend Hügel/Wilsch, § 10a Rn 2.

[9] Optical Character Recognition (Optische Schrifterkennung).