Rz. 12
Abs. 2 stellt eine Reihe von Anforderungen auf, die die Übereinstimmung von Original und Wiedergabe so weit wie möglich gewährleisten, etwaige farbliche Abweichungen ersichtlich machen und die Originale für die dann eingeschränkten Fälle der Einsichtnahme verfügbar halten sollen.
Rz. 13
Nach der Erfassung auf Bild- oder Datenträger ist die Wiedergabe – und nicht das Original – Gegenstand der Einsichtnahme in die Grundakten. Es muss daher vom Urkundsbeamten der Geschäftsstelle (§ 12c Abs. 2 Nr. 5 GBO) ein schriftlicher Nachweis darüber gefertigt werden, dass Wiedergabe und Originalurkunde übereinstimmen, damit erforderlichenfalls von der Wiedergabe beglaubigte Abschriften erstellt werden können. Original im Sinn der Vorschrift sind auch Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften von notariellen Urkunden, die zum Grundbuchamt eingereicht werden, während die Urschrift in der Urkundensammlung des Notars verbleibt. Das Grundbuchamt kann daher solche Dokumente nicht dem Einreicher zurückgeben und Beteiligte an den Notar verweisen mit der Begründung, die Urschrift einer Urkunde werde dort verwahrt.[10]
Rz. 14
Herkömmliche Verfahren zur papierlosen Archivierung sind meist nicht in der Lage, farbliche Eintragungen entsprechend wiederzugeben. Sie erscheinen in der Regel schwarz auf dem Sicht- oder Bildschirm. Notarielle Urkunden enthalten jedoch häufig farbliche Hervorhebungen, etwa zur Kenntlichmachung des Ausübungsbereichs von Dienstbarkeiten, Sondernutzungsrechten o.Ä. Der schriftliche Nachweis muss hierüber Aufschluss geben, damit in Zweifelsfällen das Original herangezogen werden kann. Der Gesetzeswortlaut ist mit Rücksicht auf die zunehmende Üblichkeit der Verwendung von Geräten, die zur Wiedergabe von Farben in der Lage sind, so zu verstehen, dass der Hinweis dann entfallen kann, wenn eine farblich korrekte Wiedergabe sichergestellt ist.[11] Zur vergleichbaren Problematik beim maschinellen Grundbuch siehe § 91 S. 2 GBV.
Rz. 15
Die Originale sind schließlich den zuständigen staatlichen[12] Stellen zur Aufbewahrung zu übergeben. Die Einsichtnahme in die nicht vom Grundbuchamt aufbewahrten Dokumente ist nur noch unter den eingeschränkten Voraussetzungen von § 12b Abs. 3 GBO zulässig, da – wie der Vorschrift implizit zu entnehmen – der neue Aufbewahrungsort entsprechend dem Zweck der Vorschrift normalerweise außerhalb und entfernt vom Grundbuchamt liegen wird. Ein solcher Fall wird etwa vorliegen, wenn es auf eine genaue farbliche Kennzeichnung ankommt, die in der Wiedergabe nicht erkennbar ist. An die Stelle der Originale tritt im regelmäßigen Einsichtsbetrieb die Wiedergabe auf Bild- oder Datenträger.
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