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Mit Hilfe von Textverarbeitungssystemen erfasste Daten werden normalerweise als Textdaten in Form codierter Information gespeichert (CI). So entstehen etwa die Eintragungstexte im Produktionssystem. Auch Altdatenbestände, also der bei der Umstellung vorhandene Grundbuchinhalt, können durch manuelle Eingabe aller Texte neu erfasst werden. Dies hat sich etwa in Bayern als wirtschaftlich nicht machbar erwiesen,[14] während in Sachsen und Thüringen nach der Wiedervereinigung die Grundbücher insgesamt neu gefasst und dabei auch textlich wiedererfasst werden mussten.[15] Auch in den Ländern, die FOLIA als Software verwendeten (Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein), erfolgte diese Art der Erfassung. Bayern und die anderen 11 Länder entschieden sich für die Erfassung durch Scannen, wobei von den einzelnen Seiten ein Bild gefertigt, digitalisiert und als sog. nichtcodierte (NCI) Information abgespeichert wird. Die kombinierte Darstellung von neu erfassten CI- und gescannten NCI-Daten auf dem Bildschirm erfolgt aber so, dass der Benutzer keine Brüche wahrnehmen kann. GBO und GBV berücksichtigen diese technischen Vorgaben, indem verschiedene Formen der Anlegung des maschinellen Grundbuchs (Umschreibung, Neufassung und Umstellung) zugelassen werden (vgl. § 128 GBO Rdn 2 ff.) i.V.m. §§ 67 ff. GBV.
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