Keller/Munzig, KEHE Grundbuchrecht, GBO § 73 [Beschwerde ... / L. Elektronische Gerichtsakte; gerichtliches elektronisches Dokument; Abs. 2 S. 2 i.V.m. § 14 Abs. 1 bis 3, Abs. 5 FamFG

Rz. 35

Außer in Papierform können die Gerichtsakten des Beschwerdeverfahrens auch elektronisch geführt werden (§ 73 Abs. 2 S. 2 GBO i.V.m. § 14 Abs. 1 Abs. 1 FamFG), sofern diese Möglichkeit eröffnet worden ist. Die entsprechende Verordnungsermächtigung über die Einführung und Ausgestaltung ist in § 81 Abs. 4 GBO geregelt, wobei weder § 73 Abs. 2 S. 2 GBO noch § 81 Abs. 4 GBO derzeit – wie in § 14b Abs. 4a FamFG – eine zwingende Einführung der elektronischen Akte im Beschwerdeverfahren zum 1.1.2026 vorsehen.^[84] Einzelheiten der elektronischen Aktenführung ergeben sich aus § 14 Abs. 1 S. 2 FamFG i.V.m. § 298a Abs. 2 ZPO. Für das gerichtliche elektronische Dokument wird über § 73 Abs. 2 S. 2 GBO i.V.m. § 14b Abs. 3 FamFG auf § 130b ZPO und § 298 ZPO verwiesen. Danach können auch im Beschwerdeverfahren Dokumente elektronisch aufgezeichnet werden. Zur elektronischen Grundakte s. die Ausführungen zu §§ 135 ff. GBO.

Rz. 36

Bei einer elektronischen Aktenführung wird die handschriftliche Unterzeichnung dadurch ersetzt, dass die sie verantwortenden Personen am Ende des Dokuments ihren Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird (§ 14 Abs. 3 FamFG i.V.m. § 130b S. 1 ZPO).^[85] Dieser Form genügt auch ein gerichtliches elektronisches Dokument, in welches das handschriftlich unterzeichnete Schriftstück gem. § 298a Abs. 2 ZPO übertragen worden ist (§ 14 Abs. 3 FamFG i.V.m. § 130b S. 2 ZPO). Haben mehrere Personen das Dokument zu unterzeichnen (z.B. die Beschwerdeentscheidung), bedarf es einer mehrfachen Signatur, wobei die Signierenden am Ende des Dokuments ihren Namen anzugeben haben, damit nachvollziehbar ist, wer das Dokument verantwortet.^[86] Dabei darf der Text nach der Signatur einer Person nicht mehr durch Korrekturen oder Zusätze geändert werden. Ansonsten wird die bereits erteilte elektronische Signatur zerstört.^[87] Vermerke (z.B. der Erlassvermerk gem. § 38 Abs. 3 S. 3 FamFG) sind auf einem gesonderten elektronischen Dokument anzufertigen und durch eine zusätzliche Signatur mit dem Ursprungsdokument zu verbinden.^[88]

Rz. 37

Wird die in § 130b ZPO vorgeschriebene Form nicht eingehalten, so liegt ein erheblicher Mangel vor. Für die Auswirkungen sowie die Möglichkeit der Heilung des Mangels ist auf die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze für das jeweilige Dokument in Schriftform abzustellen. So handelt es sich bei einer fehlenden Signierung eines Beschlusses in elektronischer Form nur um einen Entwurf, dem keine rechtlichen Auswirkungen zukommen. Zudem kommt einem fehlerhaften Ausdruck eines gerichtlichen elektronischen Dokuments die Beweiskraft des § 416a ZPO nicht zu.^[89] Die Überlassung der Signierung durch einen Dritten hat keinen Einfluss auf die Wirksamkeit des Dokuments;^[90] anders dürfte dies sein, wenn eine Signierung in Unkenntnis oder gegen den Willen des Signierungspflichtigen erfolgt.

Rz. 38

Die noch in Papierform eingereichten Dokumente müssen zur Ersetzung der Urschrift in ein elektronisches Dokument umgewandelt werden. Erforderlich ist, dass das elektronische Dokument und das Papierdokument inhaltlich und bildlich übereinstimmen (§ 298 Abs. 2 S. 2 ZPO). Durch die Neufassung des § 298a Abs. 2 S. 1 ZPO zum 1.1.2018 wird klargestellt, dass die Übertragung in das elektronische Dokument nach dem Stand der Technik vorgenommen werden muss.

Rz. 39

Die Papierdokumente müssen nach der Übertragung nur noch sechs Monate lang aufbewahrt werden (§ 298a Abs. 2 S. 3 ZPO). Danach ist das in Papierform eingereichte Dokument zu vernichten oder an den Einreicher/Übersender zurückzugeben. In der Praxis sollte indes geprüft werden, ob die Unterlagen nicht bis zum Abschluss des Verfahrens benötigt werden oder ob eine Vernichtung oder Rückgabe bereits nach sechs Monaten in Betracht kommt. Sind die Papierdokumente der Gerichtsakte auf einen Bildträger übertragen worden, der die Urschrift ersetzt, können Auszüge, Ausfertigungen und Abschriften von diesem Datenträger erteilt werden. Die Übereinstimmung der Wiedergabe mit der Urschrift muss jedoch schriftlich bestätigt werden. Auf der Urschrift anzubringende Vermerke sind in diesem Fall bei dem Nachweis anzufügen (§ 14 Abs. 5 FamFG).

Rz. 40

Ab wann die Akten elektronisch geführt und elektronische Dokumente eingereicht werden können, haben Bund und Länder gemäß der Ermächtigung in § 81 Abs. 4 GBO jeweils für ihren Bereich durch Rechtsverordnung zu bestimmen. Dabei kann die Zulassung auf einzelne Gerichte oder Verfahren beschränkt werden. In der Rechtsverordnung sind auch die Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung der elektronischen Akten zu bestimmen sowie die für die Bearbeitung der Dokumente geeignete Form. Eine flächendeckende elektronische Aktenführung in Beschwerdeverfahren ist bisher noch nicht eingeführt worden; in NRW wird die Grundbuchbeschwerde seit 2022 in einer elektronischen Akte bearbeitet.

Für die Umwandlung eines elektronischen Dokuments (z.B. die Beschwerdeentscheidung bei elektron...