Gesetzestext
(1) Wird ein elektronisches Dokument zur Übernahme in die Grundakte in die Papierform übertragen, ist durch geeignete Vorkehrungen sicherzustellen, dass der Ausdruck inhaltlich und bildlich mit der Wiedergabe des elektronischen Dokuments auf dem Bildschirm übereinstimmt. Bei dem Ausdruck sind die in § 96 Absatz 2 Satz 1 genannten Feststellungen zu vermerken.
(2) Wird ein elektronisches Dokument zur Erhaltung der Lesbarkeit in ein anderes Dateiformat übertragen, ist durch geeignete Vorkehrungen sicherzustellen, dass die Wiedergabe der Zieldatei auf dem Bildschirm inhaltlich und bildlich mit der Wiedergabe der Ausgangsdatei übereinstimmt. Protokolle nach § 96 Absatz 2, Vermerke nach § 97 sowie Eingangsvermerke nach § 136 Absatz 1 und 2 der Grundbuchordnung sind ebenfalls in lesbarer Form zu erhalten; für sie gilt Satz 1 entsprechend mit der Maßgabe, dass die inhaltliche Übereinstimmung sicherzustellen ist.
(3) Im Fall einer Beschwerde hat das Grundbuchamt von den in der elektronischen Grundakte gespeicherten Dokumenten Ausdrucke gemäß Absatz 1 für das Beschwerdegericht zu fertigen, soweit dies zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens notwendig ist. Die Ausdrucke sind mindestens bis zum rechtskräftigen Abschluss des Beschwerdeverfahrens aufzubewahren.
A. Allgemeines
Rz. 1
Die Norm wurde mit dem ERVGB mit Vorschriften für die Anlegung und Führung von elektronischen Akten angepasst und verdrängte die bis dahin dort geregelte Verwendung alter Vordrucke, die jetzt in § 105 GBV geregelt ist. Die Bestimmungen des § 138 GBO und des § 98 GBV lassen den Medientransfer von elektronischen Dokumenten in Papierdokumente und andere Dateiformate zum Zweck der Übernahme in die Grundakte zu und regeln dessen Umsetzung. Zum umgekehrten Transferverfahren vgl. § 97 GBV Rdn 3 ff.
B. Übertragung von elektronischen Dokumenten in die Papierform
Rz. 2
§ 98 Abs. 1 GBV regelt die Einzelheiten der in § 138 Abs. 3 GBO vorgesehenen Fertigung von Ausdrucken elektronischer Dokumente zum Zweck der Übernahme in die in herkömmlicher Art geführte Grundakte.
Rz. 3
Nach § 98 Abs. 1 S. 1 GBV ist durch allgemeine technische und organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen, dass der Inhalt der elektronischen Dokumente in den Ausdrucken richtig und vollständig wiedergegeben wird und dass etwaige Fehlfunktionen des Systems automatisch erkannt und gemeldet werden (vgl. § 97 GBV Rdn 4), wobei es auch hier – ebenso wie bei § 97 Abs. 1 GBV – einer zusätzlichen Bestätigung der Übereinstimmung im Einzelfall durch einen Bediensteten des GBA nicht bedarf.
Rz. 4
Das Ergebnis der Integritäts- und Signaturprüfung ist nach der Umwandlung beim Ausdruck zu vermerken. Auch hier kann die Prüfung automatisiert erfolgen und der Vermerk nach S. 2 maschinell erstellt werden. Einer Beglaubigung oder handschriftlichen Unterzeichnung bedarf es nicht, was im Gesetzgebungsverfahren aus Gründen der Rechtssicherheit zwar angeregt, aber nicht aufgegriffen wurde.
C. Übertragung von elektronischen Dokumenten in ein anderes Dateiformat
Rz. 5
§ 138 Abs. 2 GBO bestimmt, dass ein zur Grundakte genommenes elektronisches Dokument in lesbarer Form zu erhalten ist, was einen Formatwechsel erforderlich machen kann. Die in § 97 Abs. 2 GBV beschriebene Verfahrensweise weist Parallelen zur Übertragung eines elektronischen Dokuments in die Papierform zum Zweck der Aufnahme in eine noch in Papierform geführte Grundakte auf. Nach der Übertragung muss die Integrität und Authentizität der transformierten Daten mit denjenigen des Ausgangsdokuments gewährleistet sein, was durch allgemeine technische und organisatorische Vorkehrungen erfolgen kann, vgl. § 98 Abs. 2 S. 1 GBV. Einzelheiten der Übertragung, wie z.B. die Bestimmung des Dateiformats der Zieldatei oder die Bestimmung des Übertragungszeitpunkts, können die Landesregierungen bzw. die Landesjustizverwaltungen durch Rechtsverordnungen nach § 101 GBV regeln.
Rz. 6
Weniger wichtig als die Übereinstimmung der bildlichen Darstellung ist die dauerhafte Überprüfbarkeit von einmal erstellten Prüf- oder Transfervermerken. Deswegen sind nach § 98 Abs. 2 S. 2 GBV auch Prüfprotokolle nach § 96 Abs. 2 GBV, Übertragungsvermerke nach § 97 GBV und Eingangsvermerke nach § 136 Abs. 1 und 2 GBO in lesbarer Form zu erhalten. Bei der Übertragung genügt die Sicherstellung der inhaltlichen Übereinstimmung.
D. Ausdrucke für das Beschwerdegericht
Rz. 7
Soweit das Beschwerdegericht nicht selbst auf die elektronische Grundakte zugreifen kann und eine elektronische Übermittlung der Daten an das Beschwerdegericht ebenfalls nicht in Betracht kommt, hat das GBA Ausdrucke der in der Grundakte enthaltenen elektronischen Dokumente für das Beschwerdegericht zu fertigen. Die Herstellung der Ausdrucke erfolgt gem. § 98 Abs. 1. GBV. § 14 FamFG geht von der Möglichkeit der Führung elektronischer Gerichtsakten aus, die Umsetzung in den Ländern steht z.T. noch aus. Zur aktenmäßigen Behandlung vgl. exemplarisch https://www.revosax.sachsen.de/vorschrift/18605?redirect_succesor_allowed=1#romIII.