Last-Minute-Leitfaden beA / 3. Gruppenbildung

Rz. 158

Da sich die Vergabe der Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter oder einen Anwaltskollegen immer wieder gleich gestalten wird, ist es evtl. hilfreich, sich Gedanken zu machen, welche Rechte welchen Mitarbeitern/Anwaltskollegen eingeräumt werden sollen.

Rz. 159

So könnte man zwischen verschiedenen Nutzergruppen unterscheiden: Personenkreise, die besonders viele Berechtigungen erhalten sollen (z.B. Mitarbeiter in der Fristenabteilung), und Personengruppen, die besonders wenige Berechtigungen oder bestimmte Berechtigungen auf keinen Fall erhalten sollen (z.B. Azubis erhalten keine Löschungsrechte). Denkbar wäre hier die Erstellung einer Tabelle mit Auflistung aller Berechtigungen und einer spaltenweisen Anlage von Personengruppen (z.B. Fristenabteilung, Sekretariat, Vertreter, Azubi, … oder auch Personengruppe A, Personengruppe B etc.), denen durch Markierung in der jeweiligen Zeile eines Rechtes symbolisch dieses Recht im beA-System übertragen wird. Damit erspart man sich, bei der Vergabe der Berechtigungen für z.B. einen neuen Mitarbeiter/Anwaltskollegen jedes Mal neu überlegen zu müssen, welche Rechte zugeordnet werden sollen.

Rz. 160

Die zu berechtigende Person wird einer Personengruppe zugeordnet. Ihr können dann einfach, zeitsparend und kanzleiweit einheitlich die passenden Berechtigungen entsprechend der Tabelle zugeordnet werden. Im Laufe der Zeit wird die Tabelle sicherlich Anpassungen erfahren, dient aber immer als Hilfs- und Orientierungsmittel und trägt damit zur einheitlichen Rechtevergabe und zur Zeitersparnis bei.

Rz. 161

Mustertabelle zur möglichen Rechtevergabe

Rz. 162

Hinweis:

Verschiedene Rechte schließen bei ihrer Vergabe automatisch weitere Rechte mit ein. So kann derjenige, der die Berechtigung zum Löschen einer Nachricht erhält, gleichzeitig auch Nachrichten in den Papierkorb verschieben, ohne dass ihm dieses Recht explizit zugeordnet werden muss. Das schwächere Recht wird dem stärkeren automatisch mit zugeordnet. Die Berechtigung des Verschiebens in den Papierkorb beinhaltet daher nicht, dass der mit diesem Recht ausgestattete Nutzer Nachrichten endgültig löschen kann. Wenn z.B. die Berechtigung "Nachrichten versenden" zugeteilt wurde, werden automatisch die Berechtigungen "Nachricht erstellen" und "Nachricht öffnen" erteilt.

Rz. 163

Bitte beachten Sie, dass nach der Vergabe von Berechtigungen, die ein Ver- und Entschlüsseln einer Nachricht nach sich ziehen, bei der erstmaligen Vergabe derartiger Berechtigungen der Sicherheits-Token des mit diesen Rechten Bedachten freigeschaltet werden muss. Dies gilt auch, wenn der Sicherheits-Token bereits freigeschaltet war, aber alle Berechtigungen, die eine Ver- und Entschlüsselung von Nachrichten (öffnen, senden, erstellen, …) nach sich ziehen, zumindest vorübergehend entzogen wurden.