Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
I. Anlegen von Mitarbeitern im beA
Rz. 127
Bei der Anlage von Mitarbeitern im eigenen beA muss unterschieden werden zwischen einem noch nicht im beA-System mit einer beA-Karte Mitarbeiter registrierten und einem bereits im beA-System mit einer beA-Karte Mitarbeiter registrierten Mitarbeiter.
Rz. 128
Abb. 6: Mitarbeiter anlegen
Rz. 129
Durch Auswahl des Registers "Einstellungen" (1) und durch Klick auf das im Anschluss erscheinende Register "Postfachverwaltung" (2) kann der Bereich "Benutzerverwaltung" (3) angewählt werden. Hier wird für die Anlage eines neuen Mitarbeiters auf den Button "Mitarbeiter anlegen" (4) geklickt.
Rz. 130
Abb. 7: Mitarbeiter-Daten eingeben
Rz. 131
Jetzt können die Felder "Vorname" und "Nachname" (1) sowie "Anrede" als Pflichtfelder und evtl. vorhandener "Titel" ausgefüllt werden. Es empfiehlt sich, die nach dem Klick auf den Button "Speichern" (4) entstandenen Eintragungen zu den Punkten "Benutzername", "Kennwort für die Registrierung" sowie die "SAFE-ID" mit der Maus zu markieren, in den Zwischenspeicher zu kopieren, in ein Textprogramm (z.B. den Editor unter Windows) einzufügen und an geeigneter Stelle abzuspeichern. So kann auf den vom System erstellten Benutzernamen, das Registrierungskennwort und die SAFE-ID jederzeit für die Erstregistrierung oder für eine weitere Anmeldung an einem anderen beA zurückgegriffen werden. Beim erstmaligen Anlegen eines Mitarbeiters muss dieser sich im beA-System erstregistrieren. Der Status des neu angelegten Mitarbeiters ist vor dem Zuweisen des Sicherheits-Token durch die Erstregistrierung als "Benutzer ohne eigenes Postfach" "vorbereitet aktiv". Nach der Registrierung wird der Status auf "vollständig aktiv" umgestellt.
II. Anlegen und Erstregistrierung eines Mitarbeiters
Rz. 132
Beim erstmaligen Anlegen eines Mitarbeiters im beA werden während des Anlegens des Mitarbeiters Eintragungen für Anrede, evtl. Titel sowie den Vor- und Nachnamen erforderlich. Die Einträge in die Felder Vor- und Nachname dienen später im beA als Anmeldename des Verwenders der Mitarbeiterkarte in der Reihenfolge Name, Vorname. Diese Angaben können, falls nötig, z.B. bei einem Namenswechsel des Mitarbeiters durch Heirat, an den neuen Namen angepasst werden. Dazu geht der Postfachinhaber oder der Postfachverwalter auf das Register "Einstellungen", öffnet den Bereich "Postfachverwaltung", klickt auf "Benutzerverwaltung" und anschließend auf den Button "Mitarbeiter ändern". Im sich öffnenden Dialogfeld kann jetzt der bestehende Vorname, Name, Anrede und evtl. eingetragene Titel überschrieben und gespeichert werden. Im Anschluss erscheint der neue Vor- und Nachname als Anmeldename im beA.
Rz. 133
Beim Registrieren des Mitarbeiters als Benutzer ohne eigenes Postfach ist im Registrierungsprozess während des Imports des Sicherheits-Tokens eine Bezeichnung für diesen Sicherheits-Token der zu registrierenden Mitarbeiterkarte anzugeben. Der hier vorgenommene Pflichteintrag wird in der Übersicht der Sicherheits-Token beim täglichen Anmeldeprozess im beA in der Spalte "Bezeichnung im beA" angezeigt. Dieser Eintrag lässt sich im Bereich "Einstellungen" und im dortigen Link zum "Sicherheits-Token" wieder ändern. Dazu muss der entsprechende Sicherheits-Token durch Anklicken ausgewählt und umbenannt werden (Button "Umbenennen").
Rz. 134
Für die erstmalige Registrierung eines Mitarbeiters mit seiner beA-Karte muss folgender Vorgang einmalig durchgeführt werden. Der Mitarbeiter klickt auf dem Startbildschirm des beA-Systems den Link "Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach" (Abb. 1 Punkt 3) an. In dem sich darauf öffnenden Fenster wird der bei beim Anlegen des Mitarbeiters vom beA-System automatisch vergebene Benutzername und das automatisch erzeugte "Kennwort für die Registrierung" eingetragen. Daraufhin wird auf den Button "Anmelden" geklickt. Bei am Rechner angeschlossenem Kartenlesegerät und eingesteckter beA-Karte des Mitarbeiters wird im nächsten Fenster auf den Button "Import Sicherheits-Token" geklickt und im neu erscheinenden Fenster der Sicherheits-Token ausgewählt und die PIN eingegeben. Im Anschluss muss auch für den sich registrierenden Mitarbeiter mindestens eine Sicherheitsfrage und optional eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.
Rz. 135
Hat sich der Mitarbeiter bereits mit seiner beA-Karte im beA-System registriert, muss die Zuordnung des Mitarbeiters zu einem weiteren beA auf andere Weise erfolgen.
Rz. 136
Durch Auswahl des Registers "Einstellungen" (1) und durch Klick auf das im Anschluss erscheinende Register "Postfachverwaltung" (2) kann der Bereich "Benutzerverwaltung" (3) angewählt werden. Hier wird zur Anlage eines neuen Mitarbeiters der Button "Suche" angeklickt. Es kann nun zwischen der Anlage eines neuen Benutzers/Mitarbeiters mit oder ohne eigenes Postfach gewählt werden. Mit eigenem Postfach bedeutet, dass ein Anwaltskollege z.B. als Vertreter angelegt werden könnte. Ohne eigenes Postfach bezieht sich auf anwaltliche Hilfskräfte. Bei der Suche nach Benutzern mit eigenem Postfach (4), also Rechtsanwälten oder Rechtsanwältinnen, sind relativ umfangrei...