Last-Minute-Leitfaden beA / II. Anlegen und Erstregistrierung eines Mitarbeiters

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Beim erstmaligen Anlegen eines Mitarbeiters im beA werden während des Anlegens des Mitarbeiters Eintragungen für Anrede, evtl. Titel sowie den Vor- und Nachnamen erforderlich. Die Einträge in die Felder Vor- und Nachname dienen später im beA als Anmeldename des Verwenders der Mitarbeiterkarte in der Reihenfolge Name, Vorname. Diese Angaben können, falls nötig, z.B. bei einem Namenswechsel des Mitarbeiters durch Heirat, an den neuen Namen angepasst werden. Dazu geht der Postfachinhaber oder der Postfachverwalter auf das Register "Einstellungen", öffnet den Bereich "Postfachverwaltung", klickt auf "Benutzerverwaltung" und anschließend auf den Button "Mitarbeiter ändern". Im sich öffnenden Dialogfeld kann jetzt der bestehende Vorname, Name, Anrede und evtl. eingetragene Titel überschrieben und gespeichert werden. Im Anschluss erscheint der neue Vor- und Nachname als Anmeldename im beA.

Rz. 133

Beim Registrieren des Mitarbeiters als Benutzer ohne eigenes Postfach ist im Registrierungsprozess während des Imports des Sicherheits-Tokens eine Bezeichnung für diesen Sicherheits-Token der zu registrierenden Mitarbeiterkarte anzugeben. Der hier vorgenommene Pflichteintrag wird in der Übersicht der Sicherheits-Token beim täglichen Anmeldeprozess im beA in der Spalte "Bezeichnung im beA" angezeigt. Dieser Eintrag lässt sich im Bereich "Einstellungen" und im dortigen Link zum "Sicherheits-Token" wieder ändern. Dazu muss der entsprechende Sicherheits-Token durch Anklicken ausgewählt und umbenannt werden (Button "Umbenennen").

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Für die erstmalige Registrierung eines Mitarbeiters mit seiner beA-Karte muss folgender Vorgang einmalig durchgeführt werden. Der Mitarbeiter klickt auf dem Startbildschirm des beA-Systems den Link "Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach" (Abb. 1 Punkt 3) an. In dem sich darauf öffnenden Fenster wird der bei beim Anlegen des Mitarbeiters vom beA-System automatisch vergebene Benutzername und das automatisch erzeugte "Kennwort für die Registrierung" eingetragen. Daraufhin wird auf den Button "Anmelden" geklickt. Bei am Rechner angeschlossenem Kartenlesegerät und eingesteckter beA-Karte des Mitarbeiters wird im nächsten Fenster auf den Button "Import Sicherheits-Token" geklickt und im neu erscheinenden Fenster der Sicherheits-Token ausgewählt und die PIN eingegeben. Im Anschluss muss auch für den sich registrierenden Mitarbeiter mindestens eine Sicherheitsfrage und optional eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

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Hat sich der Mitarbeiter bereits mit seiner beA-Karte im beA-System registriert, muss die Zuordnung des Mitarbeiters zu einem weiteren beA auf andere Weise erfolgen.

Rz. 136

Durch Auswahl des Registers "Einstellungen" (1) und durch Klick auf das im Anschluss erscheinende Register "Postfachverwaltung" (2) kann der Bereich "Benutzerverwaltung" (3) angewählt werden. Hier wird zur Anlage eines neuen Mitarbeiters der Button "Suche" angeklickt. Es kann nun zwischen der Anlage eines neuen Benutzers/Mitarbeiters mit oder ohne eigenes Postfach gewählt werden. Mit eigenem Postfach bedeutet, dass ein Anwaltskollege z.B. als Vertreter angelegt werden könnte. Ohne eigenes Postfach bezieht sich auf anwaltliche Hilfskräfte. Bei der Suche nach Benutzern mit eigenem Postfach (4), also Rechtsanwälten oder Rechtsanwältinnen, sind relativ umfangreiche Suchkriterien auswählbar.

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Abb. 8: Suche nach Benutzern mit eigenem Postfach

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Diese sind:

• Benutzername (automatisch im beA-System vergebene Benutzernamen, vollständige Eingabe nötig, keine Teilsuche möglich),
• SAFE-ID (vollständige Eingabe nötig, keine Teilsuche möglich),
• Vorname,
• Nachname,
• Postleitzahl,
• Ort,
• zuständige RAK,
• Mitgliedsnummer.

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Für die Suche nach Benutzern ohne eigenes Postfach, also anwaltliche Hilfskräfte, stehen nur der vollständige, automatisch durch das beA-System vergebene Benutzername (1) oder die vollständige SAFE-ID (1) zur Verfügung. Auch hier ist eine Suche mit nur einem Teil des Benutzernamens bzw. der SAFE-ID nicht möglich.

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Abb. 9: Suche nach Benutzern ohne eigenes Postfach