Last-Minute-Leitfaden beA / II. Rund um die Büroorganisation

Rz. 486

Festlegung, wann Testphase für beA beginnt und endet

Besprechung zwischen den Anwälten über neue Büroorganisation unter Einbeziehung der Mitarbeiter und Zuteilung der neuen Aufgaben wie z.B. regelmäßige Kontrolle des Posteingangs via beA spätestens ab 1.1.2018

Abklärung, ab wann das beA auch für Postausgänge bezogen auf Schriftsätze genutzt werden soll

Überarbeitung etwaiger vorhandener Verfahrensanweisungen zur Fristbehandlung unter Einbeziehung des beA

Überprüfung, ob Fristennotieren und Posteingang gekoppelt sind; entscheiden, wie Posteingang via beA in Zukunft so organisiert wird, dass keine Fristversäumnisse entstehen können^[156]

prüfen, ob Postfachverwalter-Rolle vergeben werden soll; Postfachverwalter erstellt zur Vereinfachung in größeren Kanzleien Personengruppen für die Rechtevergabe^[157]

Wiedervorlage notieren im Drei-Monats-Rhythmus – Entscheidungen überprüfen und ggf. anpassen

verwaiste EGVP-Client-Konten ggf. auflösen

Zeitplan für die jeweiligen Bundesländer erstellen und regelmäßig überarbeiten; spätestens zum Jahresende ab 31.12.2017 und notfalls bis 31.12.2021; rechtzeitige Wiedervorlage (www.egvp.de), ab wann bei elektronischer Einreichung nicht mehr auf gesonderte Rechtsverordnung zur Eröffnung des ERV geachtet werden muss

Zeitplan für die jeweiligen Bundesländer erstellen und regelmäßig überarbeiten; spätestens zum Jahresende ab 31.12.2019 bis 31.12.2021; rechtzeitige Wiedervorlage (www.egvp.de), ab wann zwingend wo Schriftsätze und deren Anlagen im Sinne von § 130a ZPO n.F. elektronisch eingereicht werden müssen^[158]

beA-Beauftragten in der Kanzlei bestimmen, der regelmäßig Information unter www.egvp.de einholt, welche Bundesländer durch Rechtsverordnung am ERV angeschlossen sind und welche Bundesländer die Nutzungspflicht vorziehen

Information an alle Mitarbeiter über zulässige Dateiformate; zu beachtende Höchstgrenzen bei Volumen und Anzahl der elektronischen Dateien sowie Möglichkeiten der Ersatzeinreichung in welchen Fällen

E-Briefkopf erstellen ggf. überlegen, wie mit Rückseite (sofern hier Anwälte aufgenommen sind), umgegangen werden soll; Briefkopf anpassen: d.h. sachbearbeitender Anwalt ist immer gut sichtbar zu nennen, um Irrläufer zu vermeiden; geplante Neufassung des § 130 Nr. 6 ZPO^[159] beachten

Schulung und Information aller Mitarbeiter zu den Themen ERV, beA und Fristen sowie Büroorganisation; auf gute Veranstalter achten

Signaturen nach der eIDAS-VO unterscheiden lernen; nicht verwechseln mit umgangssprachlichem Begriff der "digitalen Signatur"

Mitarbeiterschulung hinsichtlich der auch über 2018 hinaus immer notwendigen "einfachen elektronischen Signatur", um Schriftsätze wirksam einreichen zu können; Anpassung der Verfahrensanweisung diesbezüglich

beA regelmäßig auf Posteingänge prüfen – auch bei nicht erwartetem Posteingang (Irrläufer/Fehlerquelle Geschäftsstelle); ggf. Benachrichtigungsfunktion via Mail einstellen; ggf. mehrere Mail-Adressen hinterlegen; mindestens einmal wöchentlich Überprüfung der Postgänge, auch wenn keine Mail-Benachrichtigung erfolgt ist (Fehlermöglichkeit in Betracht ziehen)

ggf. angestellte Anwälte oder Mitarbeiter auf Pflicht zur Beantragung einer beA-Karte Basis bzw. beA-Karte Mitarbeiter verweisen^[160]

zu gegebener Zeit Informationen über geeignete Scan-Geräte einholen; Ablaufplan und Richtlinien für das Scannen und ggf. Vernichten von Dokumenten erstellen^[161]

Überprüfung der bisherigen Aktenablage und Archivierung und ggf. Anpassen an neue Gegebenheiten

regelmäßige Überprüfung der Firmware der Kartenleser (Updates!) auf der jeweiligen Seite der Hersteller

ordnungsgemäßer Betrieb und regelmäßige Wartung der elektronischen Geräte^[162]

Einweisung der Mitarbeiter in die Nutzung der elektronischen Geräte

Unterscheide: Schriftliche und elektronische Einreichung sind völlig getrennt voneinander zu betrachten; keinesfalls dürfen diese Einreichungsformen so vermischt werden, dass Schriftsätze nicht wirksam eingereicht werden (beachte hierzu § 130 ZPO sowie § 130a ZPO in der bis zum 31.12.2017 und in der ab 1.1.2018 geltenden Fassung!)^[163]

Prüfung der Gültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur

Umgang mit Empfangsbekenntnissen auf neue Situation einstellen

Pflicht zur Nutzung des Schutzschriftenregisters (elektronisch) seit 1.1.2017 beachten

Pflicht zur Vorhaltung eines elektronischen Übermittlungswegs ab 1.1.2018 beachten (§ 174 ZPO n.F.)

Pflicht zur Rücksendung von Empfangsbekenntnissen, die elektronisch übermittelt wurden via sicherem Übermittlungsweg (§§ 174, 130a Abs. 4 Nr. 4 ZPO)

[156] Die Umstrukturierung der Büroorganisation ist wichtiger Bestandteil unserer beA-Seminare.

[157] Die Vergabe von Gruppenrechten wie z.B. "Sekretariat" oder "Personalleitung" sollen aber erst in einer zweiten Ausbaustufe des beA möglich werden.

[158] Beachte: § 130d ZPO, der zum 1.1.2022 in Kraft tritt, jedoch durch Rechtsverordnung im jeweiligen Bundesland für die Gerichtsbarkeiten unterschiedlich geregelt auf 2021 oder 2020 vorgezogen werden kann; Haftungsfalle!

[159] Inhal...