Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
I. Ansicht
Rz. 238
Sofern ein berechtigter Mitarbeiter das beA aufruft, erscheinen alle Postfächer, für die ihm mindestens das Recht "Nachrichtenübersicht öffnen" erteilt worden ist, auf der Benutzeroberfläche. Ungelesene Nachrichten werden rechts neben dem Grund-Ordner "Posteingang" mit einer entsprechenden Zahl dargestellt. Erscheint an dieser Stelle keine Zahl, ist keine ungelesene Nachricht im jeweiligen Posteingang. Gleichwohl können sich aber eine oder viele gelesene Nachrichten im Posteingangsbereich befinden. So kann man leicht erkennen, ob neue Posteingänge vorhanden sind oder nicht. Werden einem Mitarbeiter daher von verschiedenen Anwälten entsprechende Berechtigungen vergeben, kann auf diese Weise "ein virtuelles Kanzlei-beA" eingerichtet werden. Siehe hierzu auch: "Virtuelles Kanzleipostfach", Rdn 167.
II. Kontrolle des Posteingangs
Rz. 239
Es bietet sich an, feste Zeiten sowie konkrete Personen für die Prüfung des beA auf Posteingänge festzulegen. Wie häufig die Posteingangskontrolle erfolgt, dürfte von der Größe und Struktur der Kanzlei sowie der Frage abhängig sein, ob der Anwalt forensisch tätig ist und sich das beA bereits im Vollbetrieb befindet. Nach unserer Auffassung bietet sich eine Prüfung des beA 2x täglich (z.B. gegen 11:00 Uhr vormittags und 15:00 Uhr nachmittags) an. Die Einführung eines Kontrollzettels, der vom jeweiligen Mitarbeiter abgezeichnet wird, kann sinnvoll sein.
Rz. 240
Post kann auf vielfältige Weise die Kanzlei erreichen. Z.B. via:
- Postfach bei der Post,
- Brief- und Paketpost per Briefträger und Paketdiensten,
- Gerichtspostfach,
- Fax,
- übliche E-Mail-Konten wie z.B. Outlook,
- Kurieren oder Kurierdiensten,
- Boten (z.B. bei Zustellung von Anwalt zu Anwalt),
- Gerichtsvollzieher,
- Haus-Briefkasten,
- und eben nunmehr zusätzlich via beA.
Rz. 241
Auch für die bisherigen "Briefkästen" sollte schon heute eine klare Regelung mit Zuweisungen von Zuständigkeiten getroffen sein. Besonders wichtig wird die Frage der Rechtevergabe, wenn die Posteingangsbearbeitung an das Fristennotieren gekoppelt ist.
In der Anfangszeit wird es sicher einige Kanzleien geben, die sämtliche Posteingänge aus dem beA ausdrucken. Hier kann sich dann die Postbearbeitung wie bisher anschließen.
Rz. 242
Soll mit DMS oder E-Akte gearbeitet werden, ist es wichtig, den E-Workflow konkret zu definieren, damit keine Fristen untergehen.
Rz. 243
Das beA-System "merkt sich", welcher Nutzer auf eine Nachricht zugegriffen hat und darin bestimmte Änderungen vorgenommen hat. Sobald eine Anmeldung im System mit der beA-Karte des Anwalts erfolgt, wird im System auch der Anwalt als Nutzer erfasst. Daher sollte es selbstverständlich sein, dass Mitarbeiter bei der Posteingangsbearbeitung ausschließlich ihre beA-Karte Mitarbeiter bzw. das Softwarezertifikat nutzen.
III. Antworten
Rz. 244
Geöffnete Nachrichten können unterschiedlich weiterverarbeitet werden. Durch Klick auf den Button "Antworten" macht sich ein neues Nachrichtenfenster auf. In dieser neuen Nachricht ist der vormalige Absender automatisch als Empfänger eingetragen. Anhänge und evtl. in der Nachricht erstellte Kommentare werden entfernt.
IV. Weiterleiten
Rz. 245
Durch Klick auf den Button "Weiterleiten" wird ebenfalls ein neues Nachrichtenfenster geöffnet. Die Empfänger-Adresszeile bleibt dabei leer, da das System ja nicht wissen kann, an wen die Nachricht weitergeleitet werden soll. Diese Adresse ist aus der Werteliste der Teilnehmer am Nachrichtenaustausch mit dem EGVP (Gerichte, Behörden, Anwaltskollegen, Kammern usw.) zu entnehmen. Diese neu erstellte Nachricht beinhaltet jedoch die Anhänge aus der Ursprungsnachricht, die ebenfalls weitergeleitet werden. Vorhandene Kommentare oder vielleicht hinterlegte Etiketten werden nicht weitergeleitet. Sollen alle oder nur ein Teil der Anhänge nicht weitergeleitet werden, können diese vor der Versendung durch klicken auf das kleine x-Symbol in der jeweiligen Zeile des Eintrages entfernt werden. Zusätzliche Anhänge können vor dem Versenden hinzugefügt werden.
Rz. 246
Die Funktion "Weiterleiten" im beA bedeutet das Weiterleiten von beA-Posteingängen an einen anderen EGVP- oder beA-Teilnehmer. Es ist grundsätzlich nicht möglich, Nachrichten via beA-Post auf z.B. einen Outlook-Account weiterzuleiten. Technisch können aber Nachrichten mittels des über die egvp.de Seite angebotenen Drittprodukts SMTP-OSCI Gateway der Firma Mentana-Claimsoft AG aus z.B. Outlook an das EGVP und zurück gesendet werden.
Rz. 247
Künftig (voraussichtlich ab 1.1.2018) können auch beN- und beBPo-Teilnehmer (besondere elektronische Notar- bzw. Behördenpostfächer) vom beA aus adressiert werden.
V. Verschieben
Rz. 248
Nachrichten können nach Eingang im Postfach von Berechtigten verschoben werden. Dafür wird als Mitarbeiter das Recht "Nachricht organisieren" benötigt. Dies bedeutet, dass die eingegangene Nachricht innerhalb des Posteingangsordners in zuvor angelegte Unterordner oder im "Papierkorb" abgelegt werden kann. In die Ordner "Entwürfe", "Postausgang" und "Gesendet" können Nachrichten nicht manue...