Last-Minute-Leitfaden beA / P. Checkliste

Rz. 484

Nachfolgende Checkliste kann Ihnen helfen, die notwendigen Maßnahmen zum beA zu treffen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir hier lediglich Empfehlungen aussprechen können, die nach unserem Kenntnisstand hilfreich sind. Die Entscheidung, was zu tun ist, liegt im alleinigen Verantwortungsbereich der Kanzlei/des Anwalts.

I. Rund um das beA

Rz. 485

beA-Ordner digital oder analog anlegen mit wichtigen Dokumenten zum beA, wie z.B. Ausdruck des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten v. 10.10.2013;^[152] der erfolgten und geplanten Änderungen in der BRAO (insbes. §§ 31, 31a–31c), der Verordnung über die Rechtsanwaltsverzeichnisse und die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung – RAVPV^[153] sowie der in Rdn 336 ff. behandelten bundeseinheitlichen ERVV

Verwahrung der Antragsnummer/beA-SAFE-ID des Anwalts für beA-Produkt-Bestellungen organisieren

Entscheidung treffen, welche beA-Karten für welche RAe bestellt werden sollen, sofern noch nicht geschehen (beA-Karte-Basis oder beA-Karte-Signatur)

Entscheidung treffen, wie viele Kartenlesegeräte benötigt werden, d.h. komfortable Lösung wählen und für jeden ein eigenes Gerät oder "Zentralstation"; auf jeden Fall mindestens ein Ersatzgerät zusätzlich bestellen, falls nur ein Kartenleser bestellt wird

Firmware für Kartenleser regelmäßig updaten oder updaten lassen

Entscheidung über Bestellung für etwaige Zusatzkarten zum beA treffen

Entscheidung treffen, welche Produkte für Mitarbeiter bestellt werden (beA-Karte-Mitarbeiter oder beA-Softwarezertifikat; gesonderte Kartenlesegeräte). Hinweis: Manche Kanzleisoftware Hersteller sehen eine Nutzung des beA innerhalb der Kanzleisoftware über Software-Zertifikate vor. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Kanzleisoftware-Entwickler, welches Zugangsmittel dieser in Zukunft vorsieht und ob z.B. neben dem Software-Zertifikat auch der Einsatz der beA-Karte Mitarbeiter möglich sein wird.

Client Security auf allen Rechnern installieren bzw. von IT installieren lassen, von denen aus auf das beA zugegriffen werden soll; ggf. auch Reise-Notebooks der Anwälte einbeziehen

regelmäßige Informationen zu den Schnittstellen des beA zur Anwaltssoftware einholen/beachten; Updates installieren

Ablaufdaten der beA-Produkte notieren mit Vorfrist

Erstregistrierung vornehmen, sobald beA-Karten eintreffen und die technischen Voraussetzungen gegeben sind

beA-Karten sicher und unzugänglich aufbewahren (Brieftasche des Anwalts!) – hier empfiehlt sich die gleiche Sorgfalt wie bei EC-Karten

PINs sicher und unzugänglich aufbewahren (NICHT ebenfalls in der Brieftasche des Anwalts!), gesetzliche Verbote beachten^[154]

regelmäßiges Update bei Änderungen der Anwaltsdaten (Adresse, Name infolge Verheiratung etc.) an die zuständige RAK

IT beauftragen, eine Lösung für das Schadsoftware-Problem bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen für die Kanzlei zu finden

Verträge mit externen Dienstlern wie IT in Textform abfassen, sofern noch nicht geschehen und Hinweis auf Verschwiegenheitspflicht sowie weitere Pflichten, siehe dazu § 43e BRAO n.F., unterschreiben lassen (Schriftform); falls beides in einem Vertrag, auf Schriftform achten^[155]

[152] G. v. 10.10.2013, BGBl I S. 3786 (Nr. 62); Geltung ab 1.1.2018, abweichend siehe Artikel 26.

[153] RAVPV v. 10.8.2016 – BR-Drucks 417/16, verabschiedet am 23.9.2016, im Bundesgesetzblatt verkündet am 27.9.2016, BGBl I S. 2167, überwiegend in Kraft getreten am 28.9.2016.

[154] Solche Verbote finden sich sowohl in der Signaturverordnung als auch der RAVPV, dem BeurkG sowie weiteren Gesetzen.

[155] Gesetz zur Neuregelung des Schutzes von Geheimnissen bei der Mitwirkung Dritter an der Berufsausübung schweigepflichtiger Personen v. 30.10.2017, verkündet am 8.11.2017, BGBl I S. 3618 mit Wirkung zum 9.11.2017.

II. Rund um die Büroorganisation

Rz. 486

Festlegung, wann Testphase für beA beginnt und endet

Besprechung zwischen den Anwälten über neue Büroorganisation unter Einbeziehung der Mitarbeiter und Zuteilung der neuen Aufgaben wie z.B. regelmäßige Kontrolle des Posteingangs via beA spätestens ab 1.1.2018

Abklärung, ab wann das beA auch für Postausgänge bezogen auf Schriftsätze genutzt werden soll

Überarbeitung etwaiger vorhandener Verfahrensanweisungen zur Fristbehandlung unter Einbeziehung des beA

Überprüfung, ob Fristennotieren und Posteingang gekoppelt sind; entscheiden, wie Posteingang via beA in Zukunft so organisiert wird, dass keine Fristversäumnisse entstehen können^[156]

prüfen, ob Postfachverwalter-Rolle vergeben werden soll; Postfachverwalter erstellt zur Vereinfachung in größeren Kanzleien Personengruppen für die Rechtevergabe^[157]

Wiedervorlage notieren im Drei-Monats-Rhythmus – Entscheidungen überprüfen und ggf. anpassen

verwaiste EGVP-Client-Konten ggf. auflösen

Zeitplan für die jeweiligen Bundesländer erstellen und regelmäßig überarbeiten; spätestens zum Jahresende ab 31.12.2017 und notfalls bis 31.12.2021; rechtzeitige Wiedervorlage (www.egvp.de), ab wann bei elektronischer Einreichung nicht mehr auf geson...