Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
Rz. 256
Ein sehr hilfreiches Feature zur Organisation der Bearbeitung von beA-Nachrichten im Team sind Etiketten. Es handelt sich dabei um farbliche Markierungen, die für einzelne oder auch mehrere Nachrichten gleichzeitig vergeben werden können.
Rz. 257
Die vergebenen Etiketten kann man sich in der jeweiligen Ansicht des Posteingangs, der Entwürfe, der gesendeten Nachrichten usw. in der Spalte mit der Bezeichnung Etiketten an beliebiger Stelle in der Nachrichtenübersicht anzeigen lassen (z.B. gleich am Anfang vor dem Absender oder weiter in der Mitte als 3. oder 4. Spalte, je nach persönlichem Geschmack).
Rz. 258
Da gelesene Nachrichten immer nur für den jeweiligen Nutzer erkennbar als "gelesen/ungelesen" gekennzeichnet sind, würde der Postfachinhaber z.B. nicht erkennen können, ob seine Mitarbeiter eingegangene Post bereits in Bearbeitung haben oder nicht. Dies ist grundsätzlich sinnvoll, denn wenn ein Mitarbeiter mit entsprechender Zugangsberechtigung Eingangspost bereits gelesen hat, bedeutet dies ja nicht zwangsläufig, dass auch der Anwalt sie schon gelesen hat. Mit Etiketten kann jedoch der Bearbeitungsstand der jeweiligen Nachricht definiert und z.B. dem Postfachinhaber, aber auch anderen Nutzern angezeigt werden. Etiketten sind für jeden Nutzer an der gleichen Nachricht postfachübergreifend sichtbar, wenn die Spalte "Etiketten" in der Ansicht des jeweiligen Nutzers eingeblendet ist. Ob Ihre Kanzlei mit Etiketten arbeiten möchte, müssen Sie individuell für die Kanzlei entscheiden.
Rz. 259
Sofern in der Kanzlei mit Papierakten gearbeitet wird und die Anweisung besteht, sämtliche Eingangspost auszudrucken und diese nach Ausdruck zu löschen bzw. vorrübergehend in einen Unterordner zu verschieben, ist die Etiketten-Funktion nach unserer Ansicht nicht brauchbar bzw. notwendig.
Rz. 260
Sofern allerdings mit DMS/E-Akte gearbeitet wird oder die Eingangspost eben nicht gleich gelöscht/verschoben werden soll, bieten sich die Etiketten geradezu an, um über den jeweiligen Bearbeitungsstand zu informieren.
Rz. 261
Dies ist insbesondere dann von Interesse, wenn z.B. der Anwalt selbst ebenfalls auf das beA zugreift. Er kann so sehen, ob die in seinem Postfach eingegangenen Nachrichten bereits in Bearbeitung sind und ggf., wenn dies für die jeweilige Kanzlei organisiert und festgelegt wurde, in welchem Bearbeitungsstand sich die jeweilige Nachricht befindet. Aber auch Mitarbeiterkollegen, die Zugriff auf dasselbe Postfach haben, lassen sich so über den Bearbeitungsstand informieren.
Rz. 262
Zunächst ist daher die Frage zu beantworten:
"Wollen wir in unserer Kanzlei mit Etiketten arbeiten oder benötigen wir diese nicht?"
Wenn Sie sich für den Einsatz der Etiketten-Funktion entscheiden, stellt sich die nächste Frage, welche Etiketten Sie vergeben bzw. im Vorfeld anlegen und für alle berechtigten Postfachnutzer bereitstellen möchten.
Rz. 263
Hierzu stehen Ihnen zur Auswahl:
- 15 unterschiedliche Farben,
- jegliche von Ihnen selbst zu definierenden Texte für die Etiketten.
Farben könnten dabei
- bestimmten Mitarbeitern oder
- bestimmten Texten
zugeordnet werden.
Mit Etiketten kann
- ein Bearbeitungsstand für weitere Nutzer des Postfachs deklariert oder
- eine Arbeitsanweisung für weitere Nutzer des Postfachs erteilt werden.
Rz. 264
Es stellen sich daher folgende Fragen:
Wie soll mit dem Posteingang im beA umgegangen werden und wer entscheidet die nachstehenden Fragen?
- Sollen Posteingänge vollständig ausgedruckt werden?
- Sollen Posteingänge teilweise ausgedruckt werden?
- Was soll nach dem Ausdrucken mit den Posteingängen geschehen?
- Sollen Posteingänge in die E-Akte exportiert werden?
- Sollen Posteingänge im Eingangsordner verbleiben?
- Sollen Posteingänge in einen Unterordner verschoben werden?
- Sollen Posteingänge nach dem Ausdrucken/Exportieren in den Papierkorb verschoben werden?
- Wie lange sollen Posteingänge im Posteingangsordner verbleiben?
- Wann soll der Inhalt des Papierkorbs endgültig gelöscht werden?
- Wer übernimmt die Posteingangskontrolle? Erfolgt dies zentral oder vom jeweiligen Sekretariat aus?
Rz. 265
Der Anwalt kann Vermerke nach wie vor auf der ausgedruckten Post vornehmen, er kann aber auch selbst Etiketten im beA vergeben, wie z.B. "WmA" (Wiedervorlage mit Akte) oder "zA" (zur Akte).
Rz. 266
Es können z.B. folgende Etiketten (je nach Bedarf in der Kanzlei) mit folgender Bedeutung angelegt werden:
Ausgedruckt
(Posteingang ist ausgedruckt)
Postmappe
(ausgedruckte Post liegt in Postmappe auf Anwaltsschreibtisch)
- Posteingang auf Fristen geprüft, keine enthalten
- Posteingang auf Fristen geprüft, etwaige Fristen notiert
- Posteingang von Fristenabteilung geprüft
- Posteingang vom Sekretariat geprüft
- Fristenkontrolle durchgeführt
Frist notiert
(Fristen wurden notiert, siehe handschriftliche Vermerke auf ausgedrucktem Posteingang)
Etikett als Hinweis für Anwalt: Bitte dringend prüfen
(leichter erkennbar als ein in der Nachricht eingefügter Kommentar
- Arbeitsauftrag erledigt
Selbstverständlich ist die Anlage von Etiketten mit anderen Bedeutungen möglich. D...