1 Aufzeichnungspflicht
Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist.
Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insgesamt die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers bezeichnet. Für jeden Arbeitnehmer muss für das jeweilige Jahr ein einzelnes Lohnkonto geführt werden, in dem nahezu sämtliche mit dem Lohnsteuerabzug zusammenhängenden Daten einzutragen sind. Einerseits dient das Lohnkonto dem Arbeitgeber als Nachweis über die Entgeltabrechnung, andererseits ist das Lohnkonto Grundlage bei Lohnsteuer-Außenprüfungen. Es dient aber auch dem Sozialversicherungsträger als Prüfungsgrundlage. Deshalb sollte das Lohnkonto als zentrale Stelle für sämtliche steuerlich bedeutsamen Informationen und Unterlagen ausgestaltet werden.
Die sozialversicherungsrechtlichen Aufzeichnungspflichten können zwar auch über das Lohnkonto abgewickelt werden, darüber hinaus müssen jedoch noch verschiedene zusätzliche Aufzeichnungspflichten erfüllt werden, die lohnsteuerlich nicht von Bedeutung sind.
1.1 Fortlaufende Aufzeichnungen
Bei der Führung des Lohnkontos müssen keine besonderen Formvorschriften beachtet werden. Entscheidend ist lediglich, dass das Lohnkonto alle erforderlichen Angaben enthält und dass die Aufzeichnungen fortlaufend, jedoch getrennt für jedes Kalenderjahr geführt und aufbewahrt werden.
Bei der manuellen Entgeltabrechnung werden die Lohnkonten in aller Regel als Karteikarten geführt. Dazu gehörende Nachweise, z. B. Reisekostenabrechnungen, werden als Belege beigefügt. In den Karteikarten werden für jeden Mitarbeiter die jeweiligen Angaben aus den Lohnabrechnungen eingetragen bzw. aufgezeichnet.
Bei der in der Lohnsteuerpraxis heute üblichen maschinellen Entgeltabrechnung durch ein Entgeltabrechnungsprogramm reicht es aus, wenn für jeden Arbeitnehmer ein Stammblatt angelegt wird, das alle für den Lohnsteuerabzug maßgebenden Merkmale enthält. An dieses Stammblatt werden die jeweiligen, für den Entgeltabrechnungszeitraum erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen des laufenden Kalenderjahres angehängt. Zulässig sind auch Lohnkonten, die insgesamt maschinell geführt werden. Hierzu ist allerdings die Genehmigung des Betriebsstättenfinanzamts notwendig.
Die Beträge, die im Lohnkonto aufgezeichnet werden, müssen spätestens am Ende des Kalenderjahres aufgerechnet werden. Scheidet der Arbeitnehmer unterjährig aus, müssen die Beträge bis zum Ausscheidungszeitpunkt aufgerechnet werden. Danach ist das Lohnkonto jeweils zu schließen.
1.2 Vereinfachtes Lohnkonto für Aushilfen
Für Aushilfs- und Teilzeitkräfte sowie für geringfügig Beschäftigte, deren Arbeitslohn mit festen Pauschalsteuersätzen nach § 40a EStG pauschal besteuert wird, genügt eine vereinfachte Form des Lohnkontos. Hier reicht es aus, wenn der Arbeitgeber für die jeweilige Aushilfskraft folgende Daten aufzeichnet:
- Name und Anschrift,
- Dauer der Beschäftigung,
- Zahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden,
- Tag der Auszahlung des Arbeitslohns und
- Höhe des Arbeitslohns.
Aushilfen in der Land- und Forstwirtschaft
Da die Pauschalierung der Lohnsteuer für Arbeitslöhne in der Land- und Forstwirtschaft an weitere Voraussetzungen geknüpft ist, muss bei diesen Arbeitskräften auch die Art der Beschäftigung im Lohnkonto eingetragen werden.
1.3 Aufbewahrungsfrist bei Lohnkonten
Aufbewahrt werden muss das Lohnkonto bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die letzte Eintragung folgt. Wenn der Arbeitgeber das Lohnkonto 2024 erst Anfang 2025 abgeschlossen hat, hat er das Lohnkonto bis Ende des Jahres 2031 aufzubewahren.
Ende der Aufbewahrungsfrist für Lohnkonten 2017 und früher
In den o. g. Fällen können Lohnkonten der Jahre 2016 und früher spätestens mit Ablauf des 31.12.2023 vernichtet werden. Ende 2024 endet die Aufbewahrungspflicht für Lohnkonten der Jahre 2017.
1.4 Sammellohnkonto für pauschal besteuerte Leistungen
Eine Sonderform des Lohnkontos stellt das Sammellohnkonto dar, das für bestimmte pauschal besteuerte Leistungen geführt werden kann. Dabei werden für alle oder mehrere Arbeitnehmer die Gesamtbeträge von pauschal besteuerten Bezügen und der pauschalen Lohnsteuer aufgezeichnet.
Zulässig ist ein Sammellohnkonto in folgenden Fällen:
- wenn die Lohnsteuer pauschal für eine größere Anzahl von Fällen nacherhoben wird,
- bei der pauschalversteuerten Mahlzeitengewährung durch den Arbeitgeber. Hierunter fällt nicht die Arbeitnehmerbewirtung anlässlich von Auswärtstätigkeiten,
- bei pauschal besteuerten Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen,
- bei pauschalversteuerten Erholungsbeihilfen.
In das Sammellohnkonto müssen folgende Angaben eingetragen werden:
- Summe der insgesamt jeweils geleisteten Bezüge,
- Zahl der Arbeitnehmer, welche die entsprechenden Bezüge erhalten haben,
- die pauschale Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag und
- der Tag der Zahlung.
Außerdem muss das Sammellohnkonto einen Hinweis auf die Bere...