3.1 Schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht
Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ergeht ein schriftlicher Bericht, sofern die Prüfung zu Änderungen geführt hat. Für den Prüfungsbericht ist seit 2023 auch die Bekanntgabe in elektronischer Form möglich. Der Prüfungsbericht muss Aufschluss über sämtliche getroffene Feststellungen geben. Das Finanzamt räumt dem Arbeitgeber durch die Übersendung des Prüfungsberichts nochmals die Möglichkeit der Stellungnahme ein. Der Prüfungsbericht stellt allerdings keinen Steuerbescheid dar, Rechtsbehelfe sind deshalb nicht zulässig. Das Einspruchsverfahren ist erst gegen die aufgrund der Lohnsteuer-Außenprüfung ergehenden Steuerbescheide zulässig.
Umfassender Prüfungsbericht: Auch Zweifelsfälle dokumentieren lassen
Eine Lohnsteuer-Nachforderung gegenüber dem Arbeitgeber ist nicht zulässig, wenn sich dieser auf einen entschuldbaren Rechtsirrtum berufen kann. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung die unrichtige Behandlung eines Sachverhaltes geltend gemacht wird, die im Rahmen der Vorprüfung nicht beanstandet worden ist.
Aus Nachweisgründen kann es deshalb für den Arbeitgeber von Interesse sein, dass in dem Prüfungsbericht auch solche Sachverhalte aufgenommen werden, die im Rahmen der Prüfung nicht beanstandet worden sind. Insbesondere in Zweifelsfällen ist zu empfehlen, auf die Aufnahme in den Prüfungsbericht hinzuwirken, um damit eine spätere Inanspruchnahme als Haftungsschuldner auszuschließen.
3.2 Anzeige- und Berichtigungspflicht
Zu beachten ist ferner die erweiterte Anzeige- und Berichtigungspflicht bezüglich Steuererklärungen, die auch für die Lohnsteuer relevant sind. Die Anzeige- und Berichtigungspflicht besteht, wenn die Prüfungsfeststellungen einer Außenprüfung unanfechtbar in einem Steuerbescheid, einem Feststellungsbescheid oder einem Teilabschlussbescheid umgesetzt worden sind und die den Prüfungsfeststellungen zugrunde liegenden Sachverhalte auch in einer anderen vom oder für den Steuerpflichtigen abgegebenen Steuererklärung, die nicht Gegenstand der Außenprüfung war, zu einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen führt.
Anwendungszeitraum
Grundsätzlich ist die erweiterte Anzeige- und Berichtigungspflicht erstmals auf Steuern und Steuervergütungen anzuwenden, die nach dem 31.12.2024 entstehen. Abweichend davon ist sie aber auch bereits für Steuern und Steuervergütungen anzuwenden, die vor dem 1.1.2025 entstehen, wenn für diese Steuern und Steuervergütungen nach dem 31.12.2024 eine Prüfungsanordnung bekannt gegeben wurde. Daher sollte die Regelung bereits jetzt in der Praxis berücksichtigt werden.
3.3 Sozialversicherungsrechtliche Auswertung
Unternehmen müssen lohnsteuerliche Feststellungen in Folge einer Lohnsteuer-Außenprüfung auch sozialversicherungsrechtlich auswerten. Denn fast immer führen lohnsteuerliche Korrekturen und Nachforderungen auch zu beitragsrechtlichen Konsequenzen (Nachentrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen). Zur Vermeidung von Säumniszuschlägen muss im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung Kontakt mit dem prüfenden Rentenversicherungsträger aufgenommen werden. Die Verjährungsfrist bei der Sozialversicherung beträgt bis zu 30 Jahre.
3.4 Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung
3.4.1 Änderungssperre nach Außenprüfung
Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ist der Vorbehalt der Nachprüfung der geprüften Lohnsteuer-Anmeldungen aufzuheben. Dies gilt unabhängig davon, ob für die betreffenden Zeiträume Lohnsteuer-Nachforderungsbescheide oder Haftungsbescheide erlassen werden. Führt die Lohnsteuer-Außenprüfung zu keinem Mehrergebnis, erhält der Arbeitgeber eine entsprechende schriftliche oder elektronische Mitteilung hierüber. In jedem Fall muss der Arbeitgeber darauf drängen, dass der Vorbehalt der Nachprüfung für den gesamten Lohnsteuer-Prüfungszeitraum aufgehoben wird. In diesem Fall ist nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung die Änderungssperre zu beachten, die hinsichtlich der geprüften Anmeldungszeiträume eine nochmalige Änderung wegen neuer Tatsachen ausschließt. Der Arbeitgeber darf z. B. aufgrund einer späteren nachfolgenden Betriebsprüfung insoweit nicht mehr für Lohnsteuer-Fehlbeträge in Anspruch genommen werden.
Änderungssperre nach Außenprüfung
Im April 2024 findet eine Lohnsteuer-Außenprüfung statt, welche die Lohnsteuer-Anmeldungszeiträume der 3 Kalenderjahre 2021 bis 2023 umfasst. Aufgrund der Feststellungen des Lohnsteuer-Außenprüfers, nach denen die Firma von geldwerten Vorteilen aus Kantinenmahlzeiten keine Lohnsteuer einbehalten hat, erlässt das Finanzamt im Juli 2024 für den gesamten Prüfungszeitraum Lohnsteuer-Nachforderungsbescheide. Im August 2024 schließt sich für dieselben Kalenderjahre eine allgemeine Betriebsprüfung an, die u. a. zu dem Ergebnis führt, dass die Firma einem leitenden Angestellten ein Baugrundstück zu einem weit unter dem Verkehrswert liegenden Kaufpreis veräußert hat.
Ergebnis: Der Erlass eines Haftungsbescheids gegenüber dem Arbeitgeber ist nich...