Kurzbeschreibung
Muster aus: zap.0030 Praxis des Handels- und Gesellschaftsrechts, Thomas Wachter-Heribert Heckschen, 6. Aufl. 2024 (Deutscher Anwaltverlag)
Muster 10.22: Niederschrift über die Hauptversammlung einer AG
UR-Nr. _________________________/2023 vom 28.5.2023
Niederschrift über die Hauptversammlung der _________________________ -Aktiengesellschaft
vom _________________________ in _________________________
Auf Ersuchen der Verwaltung der Gesellschaft begab ich,
_________________________,
Notar mit dem Amtssitz in _________________________
mich am _________________________ in den _________________________
um die dorthin einberufene ordentliche Hauptversammlung der Firma
_________________________ -Aktiengesellschaft
mit dem Sitz in _________________________
– HRB _________________________ –
(Anschrift: _________________________),
zu beurkunden.
Über die Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung errichte ich diese
Niederschrift:
I. Teilnehmer
Anwesend waren:
| 1. |
vom Aufsichtsrat die Damen und Herren: |
| ▪ |
_________________________ als Vorsitzender des Aufsichtsrates, |
| ▪ |
_________________________ als stellvertretender Vorsitzender, |
| ▪ |
_________________________ |
| 2. |
vom Vorstand die Damen und Herren: |
| ▪ |
_________________________ |
| ▪ |
_________________________ |
| 3. |
die Aktionäre und Aktionärsvertreter, |
die in dem von der Gesellschaft aufgestellten und verwahrten Teilnehmerverzeichnis (= Präsenzliste) samt Nachträgen aufgeführt sind.
II. Einberufung, Abstimmungsformalien
Der Vorsitzende des Aufsichtsrates, _________________________, eröffnete die Hauptversammlung um _________________________ Uhr und übernahm gemäß der Satzung die Sitzung und die Leitung der Hauptversammlung.
Der Vorsitzende stellte sodann fest:
Die Einladung zur heutigen ordentlichen Hauptversammlung ist im elektronischen Bundesanzeiger vom _________________________ form- und fristgerecht erfolgt.
Ein Ausdruck der entsprechenden Internetseite des elektronischen Bundesanzeigers liegt am Unterlagentisch zur Einsicht aus. Ebenso wurde eine Abschrift dieser Internetseite des elektronischen Bundesanzeigers diesem Protokoll als Anlage beigefügt.
Ab Einberufung der Hauptversammlung haben in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsichtnahme ausgelegen:
_________________________
Diese Unterlagen liegen auch in dieser Hauptversammlung am Unterlagentisch zur Einsicht aus. Der Unterlagentisch befindet sich _________________________
Der Vorsitzende erläuterte die Formalien zur Präsenz, zu den Abstimmungen und zu den Wortmeldungen und verwies ergänzend auf das den Teilnehmern zusammen mit der Stimmkarte überreichte Merkblatt "Allgemeine Hinweise für unsere Aktionäre", in dem die wichtigsten Formalien erklärt sind. Er wies darauf hin, dass die ausliegenden Unterlagen sowie die gestellten Anträge, wie sie in der Tagesordnung bekannt gemacht wurden, in der Hauptversammlung nicht verlesen werden.
Der Vorsitzende gab bekannt:
Die Präsenzzone erstreckt sich über den gesamten Festsaal, die Nebenräume (insbesondere Toiletten) sowie auf das Foyer. Der Ablauf der Hauptversammlung wird über Lautsprecher in alle Räume der Präsenzzone übertragen. Aktionäre, die sich dort aufhalten, nehmen an der Hauptversammlung teil.
Die Abgabe von Nein-Stimmen bzw. Stimmenthaltungen sowie ggf. auch Ja-Stimmen während des Abstimmvorgangs zu den einzelnen Tagesordnungspunkten ist aus organisatorischen Gründen ausschließlich in dem Festsaal möglich. Auch Wortmeldungen der Aktionäre können ausschließlich im Festsaal abgegeben werden. Der Beginn des Abstimmungsverfahrens wird so rechtzeitig angekündigt, dass jedem Aktionär oder Aktionärsvertreter, der an der Abstimmung teilnehmen will, ausreichend Zeit verbleibt, in diesen Saal zu kommen. Der Beginn des Abstimmungsvorgangs wird zusätzlich durch ein akustisches Signal angekündigt.
Die Teilnehmerliste ist noch nicht ganz fertiggestellt.
Die Präsenz wird vor der ersten Abstimmung bekannt gegeben. Sie liegt dann am Wortmeldetisch zur Einsicht aus.
Besonders wies der Vorsitzende auf folgende formale Notwendigkeiten hin, die zur Feststellung der Präsenz bei den Abstimmungen zu beachten sind:
Da die Präsenzliste bis zum Abstimmungsblock auf dem Laufenden gehalten wird, werden die Teilnehmer gebeten, im Fall eines vorzeitigen Verlassens der Hauptversammlung ihre Stimmkarte bei der Präsenzkontrolle abzugeben. Die Präsenzkontrolle befindet sich im Foyer bei der Anmeldung. Wer vor Beginn des Abstimmungsvorgangs die Hauptversammlung verlassen und dennoch vom Stimmrecht Gebrauch machen will, kann eine Vollmacht zur Stimmabgabe entweder einem anderen Teilnehmer an der Hauptversammlung oder einem Mitarbeiter der Gesellschaft erteilen. Weiter weist der Vorsitzende der Hauptversammlung besonders darauf hin, dass derjenige, der sich im Fall eines vorzeitigen Verlassens der Hauptversammlung nicht ordnungsgemäß bei der Präsenzkontrolle abmeldet, bei der Abstimmung so gewertet wird, wie wenn er an der Abstimmung teilnimmt bzw. vertreten wird. Die Gesellschaft hat die Herren A und B, die ihren Sitzplatz während der Hauptversam...