Verwalter sollten in heutiger Zeit tunlichst darauf achten, dass rechtzeitig zu Beginn einer Versammlung Original-Stimmrechtsvollmachten vorgelegt und in der Teilnehmer- bzw. Anwesenheitsliste vermerkt werden, da meist auch Schriftform solcher Vollmachten in der Gemeinschaftsordnung vereinbart ist. Die Rechtsprechung hat sich insoweit in letzter Zeit formalstreng weiterentwickelt, auch zur spontanen Vorlagepflicht von Vollmachten in Versammlungen auf entsprechende Forderung einzelner Eigentümer an den Versammlungsleiter hin. Gerade in größeren Gemeinschaften können solche mehrfachen Eigentümerwünsche allerdings auch zu erheblicher Verzögerung des Versammlungsablaufs führen, ohne grundsätzlich solche Vorlageforderungen etwa aus Rechtsmissbräuchlichkeitsgründen ablehnen zu dürfen. Allein die Vorlage entsprechender Vollmachtskopien oder anderer Vollmachtsnachweise (Fax, Pdf-Datei usw.) reichen offensichtlich nicht aus, ordnungsgemäßen schriftlichen Vollmachtsnachweis zu führen. Fehler der Versammlungsleitung können erheblichen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit einer Versammlung und auch die Abstimmungsergebnisse haben und im Beschlussanfechtungsfall – wie auch vorliegend – zu einer Verfahrenskostentragung des Verwalters nach § 49 Abs. 2 WEG führen. Selbst tatsächlich erteilte Originalvollmachten, die erst nachträglich einem rügenden Versammlungsteilnehmer zur Überprüfung vorgelegt werden, sollen nach Meinung des LG an diesem Ergebnis nichts ändern.
Kennt ein Versammlungsleiter zwar das Original einer erteilten Vollmacht, kann dieses allerdings nicht spontan auf Wunsch eines Versammlungsteilnehmers in der Versammlung vorlegen (vorliegend von einem Mehrheitseigentümer erteilt), muss er dies auch schon bei der Beschlussfähigkeitsüberprüfung mitberücksichtigen. Auf jeden Fall sollte er die Versammlung auf dieses Formproblem hinweisen, mangels bestehender Beschlussfähigkeit entweder selbst die Versammlung abbrechen oder zumindest Geschäftsordnungsentscheidung und Weisung der Gemeinschaft abrufen, ob die Versammlung abgebrochen oder weitergeführt werden soll. Ich halte solche Geschäftsordnungsbeschlüsse für vertretbar, zumal in dann gebotener Wiederholungsversammlung mit entsprechender Zeitverzögerung meist gleiche Beschlussergebnisse unter Vermeidung eines solchen Formfehlers zustande kommen dürften. Ohne entsprechende Aufklärung formfehlerhafter Vollmachten wie hier insbesondere eines Mehrheitseigentümers an den Verwalter selbst können sicher zu Recht als grobes Verschulden gewertet werden und eine Verfahrenskostenhaftung des Verwalters rechtfertigen (vorliegend allerdings bei sicher zu hohem Streitwertansatz).
Die einschlägige neuere Rechtsprechung ist hier sehr formalistisch, sollte allerdings von versammlungsleitenden Verwaltern strenger als meist in früherer Praxis beachtet werden. Bisher erteilten Eigentümer oftmals einem Verwalter erst Stunden vor Beginn einer Versammlun...