Pakistan / II. Buchführungspflicht

Rz. 117

Die Buchführungspflicht der Gesellschaft ergibt sich aus den sec. 220 f. Nach sec. 233 sind die directors verpflichtet, vor dem annual general meeting eine Bilanz (balance sheet) und eine Gewinn- und Verlustrechnung (profit and loss account) aufzustellen und den geprüften Jahresabschluss dem annual general meeting vorzulegen. Der Inhalt der Bilanz ist in sec. 225 festgeschrieben und muss im Einklang mit der fifth schedule stehen.

Rz. 118

Die Geschäftsbücher sind am Sitz der Gesellschaft zu führen. Sofern eine andere Aufbewahrungsstelle durch die directors gewählt wird, ist der registrar innerhalb von sieben Tagen nach der Beschlussfassung schriftlich darüber zu benachrichtigen.

Rz. 119

Nach sec. 221 werden die Geschäftsbücher vom registrar überprüft, der über die Prüfung einen Bericht anfertigt.

Rz. 120

Die erste Gesellschafterversammlung (first annual general meeting) soll spätestens 18 Monate nach der Gesellschaftsgründung abgehalten werden; sobald der erste Jahresabschluss (first annual account) erstellt ist, muss diese allerdings innerhalb von vier Monaten einberufen werden.

Rz. 121

Die Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung müssen vorab von den Wirtschaftsprüfern der Gesellschaft geprüft werden, sec. 223 (5).^[47] Diese Prüfung (statutory audit) ist obligatorisch für die Vorlage der Dokumente in der Gesellschafterversammlung und unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Gesellschaft ist sodann verpflichtet, eine Kopie der geprüften Dokumente samt dem Prüfungsbericht (auditor´s report) und dem Bericht der directors (director´s report) an die Gesellschafter zu senden. Dies hat mindestens 21 Tage vor der Gesellschafterversammlung zu erfolgen. Darüber hinaus ist eine Kopie des Jahresabschlusses auch beim Registered Office zu hinterlegen.

Rz. 122

Der director´s report soll den Stand des Unternehmens, den Betrag, der als Dividende ausgeschüttet werden soll,^[48] sowie den Betrag der Rücklagen und den aktuellen Stand der Rücklagen umfassen. Außerdem muss der Bericht Änderungen bekanntgeben, die die finanzielle Position der Gesellschaft betrifft. Der Bericht der directors muss Informationen und Erklärungen über deren Bedenken, Beobachtungen sowie nachteilige Bemerkungen des Prüfungsberichts enthalten. Weiterhin sind Angaben zu den Erträgen pro Anteil zu machen sowie die Gründe für eventuell bestehende Verluste und Informationen zu nicht getilgten Schulden anzuführen. Der Bericht der directors ist vom chairman oder von dem chief executive oder vom chief executive und zwei directors zu unterzeichnen.

Rz. 123

Innerhalb von 30 Tagen nach der Gesellschafterversammlung sind mindestens zwei Exemplare der Bilanz, des Prüfungsberichts, des Berichts der directors und sonstige Anhänge, die den Gesellschaftern vorgelegt wurden, an den registrar zu übergeben, sec. 233 (1). Sofern diese nicht in der jährlichen Gesellschafterversammlung angenommen, sondern nur in einer untergeordneten Versammlung berücksichtigt werden, ist eine Erklärung über die Verwendung anzufertigen und ebenfalls als Anhang beim registrar einzureichen, der dies dann offenlegt, sec. 233 (2). Die Aufbewahrungspflicht der Gesellschaftsbücher beträgt 10 Jahre, sec. 220 (5).

[47] Dazu werden die forms 35 A und 35 B der Companies Ordinance verwendet.

[48] Sofern die directors den Betrag der Dividenden, die ausgeschüttet werden sollen, nicht festlegen, darf die Gesellschafterversammlung nicht über die vollständigen Dividenden entscheiden. So hat diese zwar die Möglichkeit, eine geringere Dividende zu beschließen, allerdings kann die Dividende nicht erhöht werden.