Praxis-Beispiele: Auslandsreisekosten / 3 Übernachtung mit und ohne Frühstück

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Frankreich. Er besucht dort Gebiete außerhalb der Großstädte und legt folgende Übernachtungsrechnungen zur Erstattung vor:

1. Übernachtung: 95 EUR sowie ein zusätzlich berechnetes Frühstück für 10 EUR

2. Übernachtung: 106 EUR mit Hinweis "einschließlich Frühstück"

3. Übernachtung: 88 EUR mit handschriftlichem Vermerk des Arbeitnehmers "ohne Frühstück"

Der Arbeitgeber erstattet Übernachtungskosten bis höchstens 120 EUR in voller Höhe.

Bis zu welcher Höhe können die Erstattungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen?

Ergebnis

Kosten für Auslandsübernachtungen können grundsätzlich in voller Höhe lohnsteuer und sozialversicherungsfrei ersetzt werden. Allerdings ist der steuerfreie Betrag um die Kosten für das Frühstück zu mindern, falls der Arbeitnehmer ein Frühstück erhalten hat. Die Kosten für das Frühstück sind jedoch unterschiedlich zu ermitteln, je nachdem wie es in der Rechnung ausgewiesen ist.

1. Übernachtung

Auf der Rechnung ist das Frühstück separat ausgewiesen. Die steuerfreie Erstattung ist grundsätzlich um den tatsächlichen Betrag des Frühstücks von 10 EUR zu kürzen. Ein Frühstück auf Veranlassung des Arbeitgebers ist anzunehmen. Voraussetzung dafür ist, dass die Aufwendungen für das Frühstück vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. In diesem Fall kann der gesamte Rechnungsbetrag steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Im Gegenzug sind die Verpflegungsspesen um 20 % der Tagespauschale für Frankreich i. H. v. 53 EUR zu kürzen. Somit sind 10,60 EUR abzuziehen.

2. Übernachtung

Die Rechnung enthält die Angabe "einschließlich Frühstück" ohne Einzelpreisangabe. Das Frühstück kann deshalb pauschal mit 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit 24-stündiger Abwesenheit angesetzt werden. Für Frankreich sind das 20 % von 53 EUR = 10,60 EUR. In diesem Fall können 95,40 EUR (106 EUR – 10,60 EUR) steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Alternativ kommt auch hier eine Spesenkürzung um 10,60 EUR in Betracht (s. 1. Übernachtung). Somit kann der gesamte Rechnungsbetrag steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. In der Summe aus Spesen und Übernachtungskosten ergibt sich bei dieser Verfahrensweise aber das gleiche Ergebnis.

3. Übernachtung

Auf der Rechnung hat der Arbeitnehmer handschriftlich "ohne Frühstück" vermerkt. Der Vermerk reicht bei Auslandsreisen aus. Die Verwaltung geht davon aus, dass bei Übernachtungen im Ausland oftmals kein Frühstück enthalten ist. Es dürfen ungekürzt 88 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Hinweis

Ein Ansatz des Frühstücks mit dem Sachbezugswert ist nicht zulässig. Die Besteuerung einer üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn ist gesetzlich ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Dies ist hier der Fall.