Praxis-Beispiele: Einsatzwechseltätigkeit / 7 Auswärtige Übernachtung über 3 Monate

Sachverhalt

Ein Monteur, der in Hannover wohnt, ist seit Juli des Vorjahres (und voraussichtlich noch bis Ende des nächsten Jahres) auf Montage in Hamburg eingesetzt. Eine Arbeitgeberzuordnung zum Betrieb ist nicht erfolgt.

Unter der Woche übernachtet er in einer Pension zum Preis von 25 EUR je Nacht (ohne Frühstück), die in 10 Kilometer Entfernung von der Arbeitsstätte liegt.

Am Freitagnachmittag fährt er mit dem Pkw von der Pension aus die 150 Kilometer lange Strecke zu seiner Familie und kommt dort gegen 19 Uhr an.

Sonntags fährt er um 20 Uhr wieder zu seiner Pension.

Der Arbeitgeber erstattet die Fahrtkosten mit 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer, für Verpflegung werden 5 EUR täglich gewährt. Die Übernachtungskosten ohne Frühstück werden in tatsächlicher Höhe erstattet.

Laut Reisekostenantrag des Monteurs für Februar war er an 20 Arbeitstagen im Dienst.

In welcher Höhe müssen Reisekostenerstattungen geleistet werden und welche lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich daraus?

Ergebnis

Eine erste Tätigkeitsstätte kann auch bei einem Dritten, z. B. einem Kunden, begründet werden. Trotz der langen Verweildauer auf einer Arbeitsstelle übt der Monteur aber dort noch keine dauerhafte Tätigkeit aus. Von einer solchen wird erst bei mehr als 48 Monaten ausgegangen. Der Monteur hat damit keine erste Tätigkeitsstätte, sondern befindet sich auf Auswärtstätigkeit.

Im Rahmen einer solchen Auswärtstätigkeit können Übernachtungs-, Fahrt- und Verpflegungskosten grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Deshalb können die Übernachtungsaufwendungen in tatsächlicher Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden.

• Für Februar sind Kosten für 20 Übernachtungen (sonntags bis freitags) entstanden. Die Erstattung beträgt damit 500 EUR.

Für die anfallenden Fahrtkosten ist ein steuer- und sozialversicherungsfreier Arbeitgeberersatz in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten bzw. in Höhe des Kilometersatzes von 0,30 EUR für Fahrten mit dem Pkw zulässig. Es können sowohl die Heimfahrten zur Familie wie auch die Fahrten am Einsatzort nach Dienstreisesätzen steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden, da es sich um eine Auswärtstätigkeit handelt und nicht um eine doppelte Haushaltsführung.

Für Februar ist folgender steuer- und sozialversicherungsfreier Fahrtkostenersatz möglich:

4 Heimfahrten × 2 × 150 km × 0,30 EUR = 360 EUR

20 Arbeitstage × 2 × 10 km × 0,30 EUR = 120 EUR

Verpflegungsmehraufwendungen können für den Mitarbeiter hingegen nicht mehr steuerfrei ersetzt werden, weil er bereits mehr als 3 Monate auf der gleichen Einsatzstelle tätig ist.

Die Verpflegungskostenerstattungen von insgesamt 100 EUR für 20 Arbeitstage sind steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Steuer- und sozialversicherungsfrei können dem Mitarbeiter für Februar insgesamt 980 EUR für Unterkunfts- und Fahrtkosten erstattet werden.