Praxis-Beispiele: Essenszuschuss

1 Kantinenmahlzeiten, Zuzahlung überschreitet den Sachbezugswert

Sachverhalt

In der Kantine des Arbeitgebers werden im Februar insgesamt 2.300 Mittagsmahlzeiten kostenpflichtig ausgegeben. Es wurde ein einheitlicher Preis festgelegt. Die Arbeitnehmer zahlen pro Mahlzeit 4,50 EUR.

Wie ist der geldwerte Vorteil abzurechnen?

Ergebnis

In diesem Fall ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern und zu verbeitragen, da der Preis der Mahlzeit den Sachbezugswert von 4,40 EUR nicht unterschreitet.

Hinweis

Hätte der Arbeitnehmer eine Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswerts von 4,40 EUR geleistet, wäre ebenfalls kein geldwerter Vorteil zu versteuern.

2 Kantinenmahlzeiten, Zuzahlung unterschreitet den Sachbezugswert

Sachverhalt

In der Kantine des Arbeitgebers werden im Februar insgesamt 2.300 Mittagsmahlzeiten kostenpflichtig ausgegeben. Es wurde ein einheitlicher Preis festgelegt. Die Arbeitnehmer zahlen pro Mahlzeit 2,50 EUR.

Wie ist der geldwerte Vorteil zu abzurechnen?

Ergebnis

Da dieser Preis den Sachbezugswert von 4,40 EUR unterschreitet, ist ein geldwerter Vorteil pro Mahlzeit von 1,90 EUR anzusetzen.

• Geldwerter Vorteil insgesamt: 2.300 Portionen x 1,90 EUR = 4.370 EUR.

Die Versteuerung kann als geldwerter Vorteil über die Entgeltabrechnung nach den ELStAM erfolgen oder mit 25 % pauschaler Lohnsteuer. Für den pauschalierten Betrag fallen keine Sozialversicherungsbeträge an.

Die Belastung für den Arbeitgeber beträgt in diesem Fall:

Geldwerter Vorteil	4.370,00 EUR
Pauschale Lohnsteuer (25 %)	1.092,50 EUR
Zzgl. pauschaler Solidaritätszuschlag (5,5 %)	+ 60,08 EUR
Zzgl. pauschaler Kirchensteuer nach Bundesland (angenommen 5 %)	+ 54,63 EUR
Pauschalsteuer gesamt	1.207,21 EUR

3 Kantinenessen zu unterschiedlichen Preisen

Sachverhalt

Der Arbeitgeber bietet seinen Mitarbeitern ein arbeitstägliches Mittagessen zu verbilligten Preisen zwischen 2 EUR und 3 EUR in der eigenen Kantine an. Im Monat Januar wurden insgesamt 2.000 Essen in der Kantine verkauft. Für diese Essen haben die Arbeitnehmer insgesamt 5.000 EUR entrichtet.

Wie müssen die verbilligten Kantinenmahlzeiten lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Die Gestellung von verbilligten Mahlzeiten für die Mitarbeiter ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Es handelt sich um einen Sachbezug. Der Wert der arbeitstäglichen Mahlzeiten ist für lohnsteuerliche Zwecke mit dem amtlichen Sachbezugswert von 4,40 EUR anzusetzen.

Die evtl. anfallende Lohnsteuer kann für die Mahlzeiten pauschal mit 25 % erhoben werden. Dies führt gleichzeitig zur Sozialversicherungsfreiheit. Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem niedrigeren Entgelt, das die Mitarbeiter für die Mahlzeit entrichten.

Weil in der Kantine des Arbeitgebers unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden, kann der Pauschalbesteuerung zur Vereinfachung ein Durchschnittswert zugrunde gelegt werden. Dabei reicht es aus, wenn die Durchschnittsberechnung für den jeweiligen Entgeltzahlungszeitraum, also hier für den gesamten Monat Januar, durchgeführt wird.

Berechnung des zu versteuernden Vorteils
Sachbezugswert je Mahlzeit	4,40 EUR
Durchschnittliche Zuzahlung je Arbeitnehmer und Essen (5.000 EUR : 2.000 Essen)	2,50 EUR
Geldwerter Vorteil je Essen	1,90 EUR
Pauschal zu versteuern gesamt (1,90 EUR × 2.000 Essen)	3.800,00 EUR
Pauschalsteuer (3.800 EUR × 25 %)	950,00 EUR

Die pauschale Lohnsteuer für die Kantinenmahlzeiten von 950 EUR monatlich trägt vereinbarungsgemäß der Arbeitgeber. Zusätzlich werden auf den Betrag noch pauschale Kirchensteuer (abhängig vom Bundesland) sowie 5,5 % Solidaritätszuschlag erhoben.

Praxis-Tipp

Ist die Ermittlung des Durchschnittswertes wegen der Menge der zu erfassenden Daten besonders aufwändig, kann diese auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden.

Verfügt die Firma über eine Vielzahl von Kantinen, kann die Ermittlung des Durchschnittswerts auch auf eine repräsentative Auswahl der Kantinen beschränkt werden.

4 Kantinenessen, verpachtete Kantine

Sachverhalt

Ein Unternehmen hat die Kantine an einen externen Caterer verpachtet. Die Räumlichkeiten werden der Fremdfirma mietfrei überlassen. Sie bietet dafür den Mitarbeitern täglich 3 verschiedene Essen zu verbilligten Preisen von 3,20 EUR, 4,40 EUR und 5,60 EUR an.

Im März wurden insgesamt 3.000 Essen in der Kantine verkauft:

• 1.000-mal das Menü für 3,20 EUR,
• 1.000-mal das Menü für 4,40 EUR und
• 1.000-mal das Menü für 5,60 EUR.

Wie müssen die verbilligten Kantinenmahlzeiten lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Die Gestellung von verbilligten Mahlzeiten für die Mitarbeiter ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Es handelt sich um einen Sachbezug. Der Wert der Kantinenmahlzeiten ist für lohnsteuerliche Zwecke mit dem amtlichen Sachbezugswert von 4,40 EUR anzusetzen. Dies gilt auch in diesem Fall, obwohl die Kantine nicht vom Arbeitgeber betrieben wird. Durch die mietfreie Überlassung von Räumen trägt er zur Verbilligung der Mahlzeiten bei.

Weil in der Kantine unterschiedliche Mahlzei...