Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 4 Übernachtung vom Arbeitgeber veranlasst

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Reise nach München. Die Übernachtung in München zum Preis von 90 EUR zuzüglich 20 EUR Frühstück hat er selbst gebucht. Der Mitarbeiter legt die Rechnung, die auf die Firma ausgestellt ist, zusammen mit den Bahnfahrkarten i. H. v. 196 EUR zur Erstattung vor. Die Reisekostenordnung des Unternehmens sieht eine Übernahme der Frühstückskosten bei Hotelübernachtungen vor.

Nach seiner Reisekostenabrechnung hat der Mitarbeiter seine Wohnung am ersten Reisetag um 5.30 Uhr verlassen und ist am Rückreisetag um 19.30 Uhr dorthin zurückgekehrt. Nach einer firmeninternen Regelung werden Reisekosten in der steuerlich zulässigen Höhe voll erstattet.

Wie hoch ist die Reisekostenerstattung für den Mitarbeiter und welche lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Der Mitarbeiter unternimmt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, weil er aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb seiner Wohnung tätig wird. Dementsprechend dürfen ihm Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Fahrkosten

Die Fahrtkosten für Bahnfahrten dürfen in voller Höhe von 196 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Übernachtung

Die Übernachtungskosten können in voller Höhe erstattet werden. Das Frühstück wurde auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeben. Bei Mahlzeitengestellungen anlässlich von Auswärtstätigkeiten geht die Verwaltung bereits von einer Gewährung der Verpflegung auf Veranlassung des Arbeitgebers aus, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Ein Ansatz mit dem Sachbezugswert scheidet aber aus, wenn dem Mitarbeiter für die Tage Verpflegungsspesen zustehen; das ist hier der Fall.

Verpflegungspauschalen

Der Arbeitnehmer war an beiden Tagen mehr als 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Er erhält deshalb die "kleine" Pauschale von jeweils 14 EUR steuerfrei gezahlt. Wegen der Frühstückgestellung ist diese jedoch i. H. v. 20 % der vollen Tagespauschale von 28 EUR zu kürzen. Deshalb sind die Spesen um 5,60 EUR zu mindern. Es verbleiben noch steuerfreie Verpflegungspauschalen von 22,40 EUR.

Steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung gesamt
Fahrtkosten	196,00 EUR
Übernachtungskosten	+ 110,00 EUR
Verpflegungspauschalen	+ 22,40 EUR
Summe	328,40 EUR