Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 9 Urlaub zwischen dienstlichen Terminen

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer muss wegen Verkaufsverhandlungen zu mehreren Kunden in Bayern.

Er verlässt montags um 7:00 Uhr seine Wohnung und besucht noch am selben Tag einen Kunden in Nürnberg. Am Abend übernachtet er in einem nahe gelegenen Hotel zum Preis von 90 EUR ohne Frühstück.

Am Dienstag besucht er bis 15:00 Uhr einen Kunden in Erlangen. Statt sich danach auf die Heimreise zu machen, besucht er seine Schwester in Ulm und bleibt dort bis Donnerstagmorgen (Hotelkosten sind während dieser Zeit nicht angefallen).

Danach fährt er nach München weiter und absolviert dort am Freitagvormittag weitere Kundenbesuche. Die Übernachtung in einem Hotel kostet 100 EUR ohne Frühstück.

Am Freitagnachmittag fährt er wieder nach Hause und kommt dort gegen 20:00 Uhr an.

Verpflegungs- und Übernachtungskosten – mit Ausnahme von Frühstück – werden vom Arbeitgeber bis zu den steuerlichen Höchstgrenzen erstattet.

Für die Fahrten (insgesamt mehr als 1.500 Kilometer) benutzt der Mitarbeiter seinen Dienstwagen. Die Privatnutzung des Dienstwagens wird nach der 1-%-Regelung besteuert.

In welcher Höhe können dem Mitarbeiter Reisekosten erstattet werden?

Ergebnis

Der Arbeitnehmer wird außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb seiner Wohnung tätig. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt jedoch nur vor, wenn sie zum Zwecke einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit durchgeführt wird. Berufliche Gründe liegen vor, wenn der Reise offensichtlich ein unmittelbarer, konkreter beruflicher Anlass zugrunde liegt. Diese Voraussetzung ist für die Kundenbesuche offensichtlich erfüllt.

Weil der Arbeitnehmer zwischendurch aus privaten Gründen seine Schwester besucht, ist die Reise jedoch nicht mehr ausschließlich beruflich, sondern gemischt veranlasst. Dem Mitarbeiter dürfen nur für die beruflich veranlassten Tage Hotel- und Verpflegungskosten erstattet werden.

Übernachtung

Kosten für Hotelübernachtungen können in voller Höhe erstattet werden. U. E. sind im vorliegenden Fall beide Übernachtungen beruflich veranlasst (der Termin am Freitagmorgen hätte wohl auch bei einer "rein" beruflichen Reise nicht ohne Übernachtung wahrgenommen werden können). Die Hotelkosten von insgesamt 190 EUR sind ohne Frühstück und können dem Mitarbeiter in voller Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden.

Verpflegung

• Montag und Dienstag: Es ergibt sich jeweils eine Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, sodass die "kleine" Pauschale von 14 EUR je Tag steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden kann. (Dies gilt u. E. ebenso für den Dienstag, weil die Übernachtung an diesem Abend bei der Schwester stattfindet und die beruflich begründete Abwesenheit unter 24 Stunden liegt.)
• Mittwoch: Es darf keine Verpflegungspauschale gezahlt werden.
• Donnerstag: Der Tag ist nur teilweise beruflich veranlasst: Geht man davon aus, dass die beruflich bedingte Abwesenheit unter 8 Stunden beträgt, sind keine Verpflegungskosten zu erstatten.
• Freitag: Es ergibt sich eine Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, es kann eine Pauschale von 14 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Insgesamt können für die Reise Verpflegungspauschalen von 42 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Die Fahrten mit dem Dienstwagen haben keine steuerlichen Auswirkungen. Auch die privaten Umwegstrecken sind mit der Versteuerung der Privatnutzung nach der 1-%-Regelung abgegolten.

Praxis-Tipp

Bei Fahrten mit dem eigenen Kraftfahrzeug können nur die beruflich bedingten Strecken mit 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer erstattet werden. Für privat veranlasste Umwegstrecken ist eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung nicht zulässig.