Sammelbeförderung / Lohnsteuer

1 Steuerfreie Sammelbeförderungen

Die unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung von mind. 2 Arbeitnehmern zwischen Wohnung und (erster) Tätigkeitsstätte oder einem festbleibenden, betrieblich geregelten Ort der täglichen Arbeitsaufnahme^[1] mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel, z. B. Bus, Kleinbus, Schiff oder Flugzeug, ist steuerfrei.^[2] Die Steuerbefreiungsvorschrift ist ebenfalls anzuwenden, wenn das Beförderungsmittel von einem Dritten im Auftrag des Arbeitgebers eingesetzt wird.

[1] § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 3 EStG.

[2] § 3 Nr. 32 EStG.

2 Voraussetzungen für Steuerfreiheit

Folgende Anforderungen müssen für die Steuerfreiheit erfüllt sein:

• Mindestens 2 Personen müssen mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Bus, Kleinbus, Pkw oder sonstigen Verkehrsmittel zur Arbeit befördert werden.
• Die Sammelbeförderung muss für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig sein.

Die Notwendigkeit einer Sammelbeförderung^[1] ist gegeben, wenn

• die Beförderung mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand durchgeführt werden könnte oder
• der Arbeitsablauf eine gleichzeitige Arbeitsaufnahme der beförderten Arbeitnehmer erfordert.

Dagegen ist die Notwendigkeit einer Sammelbeförderung nicht gegeben, wenn Arbeitnehmer an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebiets eingesetzt werden.^[2] Die Steuerfreiheit der Sammelbeförderung dieser Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte fällt unter die steuerfreien Reisekosten.

Freiwillige Fahrgemeinschaft keine steuerfreie Sammelbeförderung

Nimmt der Dienstwageninhaber auf seinem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte einen oder mehrere Kollegen mit, liegt keine Sammelbeförderung vor. Der Begriff Sammelbeförderung verlangt, dass der Arbeitgeber die Beförderung mehrerer Arbeitnehmer organisiert und veranlasst. Sie darf nicht in die Entscheidungsbefugnis des Arbeitnehmers fallen.^[3]

Hinweis

Keine Sammelbeförderung bei privater Dienstwagennutzung

Ein Dienstwagen, der dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung zur Verfügung steht, kann keine steuerfreie Sammelbeförderung begründen, auch wenn der Arbeitgeber für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Mitnahme von Arbeitskollegen angeordnet hat.^[4]

Die Beförderung mit einem Dienstwagen oder Taxi auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte führt zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, der bis zu bestimmten Höchstbeträgen pauschal mit 15 % versteuert werden kann.^[5]

[1] R 3.32 LStR.

[2] R 3.32 LStR.

[3] BFH, Urteil v. 29.1.2009, VI R 56/07, BStBl 2010 II S. 1067.

[4] Hessisches FG, Urteil v. 15.7.2021, 7 K 603/19; FG Mecklenburg-Vorpommern, Urteil v. 14.7.2021, 1 K 65/15, rkr.

[5] § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG.

3 Bescheinigungspflichten des Arbeitgebers

Die steuerfreie Sammelbeförderung ist betragsmäßig im Lohnkonto einzutragen und mit dem Großbuchstaben F in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Das Finanzamt kann dadurch bei der Bearbeitung der Einkommensteuererklärung erkennen, ob ein Fall der steuerfreien Sammelbeförderung vorliegt, die den Werbungskostenabzug in der Einkommensteuererklärung ausschließt.

4 Kein Werbungskostenabzug

Für die Strecke einer steuerfreien Sammelbeförderung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steht dem Arbeitnehmer keine Entfernungspauschale zu.^[1] Der Weg bis zum Ausgangspunkt der steuerfreien Sammelbeförderung fällt hingegen unter die Entfernungspauschale. Zwar stellt der Treffpunkt keine erste Tätigkeitsstätte dar. Ist die Fahrt jedoch Teilstrecke des Weges zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, gilt die rechtliche Beurteilung, die der Gesamtstrecke zugrunde zu legen wäre.

[1] § 9 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 Satz 3 EStG.

5 Werbungskostenabzug bei entgeltlicher Sammelbeförderung

Bei entgeltlicher Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber können die Aufwendungen des mitfahrenden Arbeitnehmers als Werbungskosten angesetzt oder in der entsprechenden Höhe durch den Arbeitgeber pauschal mit 15 % versteuert werden.^[1]

Praxis-Beispiel

Werbungskostenabzug bei entgeltlicher Sammelbeförderung

Die im Schichtdienst tätigen Arbeitnehmer einer Automobilherstellerfirma haben die Möglichkeit der täglichen Sammelbeförderung durch den Einsatz arbeitgebereigener Busse. Der Arbeitgeber verlangt einen monatlichen Fahrpreis von 40 EUR.

Ergebnis: Die steuerfreie Sammelbeförderung schließt bei den Arbeitnehmern den Ansatz der Entfernungspauschale im Rahmen der Einkommensteuererklärung aus. Allerdings besteht aufgrund der gesetzlichen Regelung die Möglichkeit, den Fahrpreis für die verbilligte Sammelbeförderung von insgesamt 480 EUR pro Jahr als Werbungskosten geltend zu machen.

[1] R 40.2 Abs. 6 LStR.